Verwaltungsassistenz Immobilienverwaltung (m/w/x) mit Aufstiegsmöglichkeit

Wir besetzen für unsere Kunde – eine etablierte, moderne Hausverwaltung in Wien – mehrere Positionen als Verwaltungsassistenz (m/w/x) in Teilzeit oder Vollzeit.

Sie bringen Erfahrung in der Verwaltung mit – und wollen beruflich wieder richtig durchstarten?

Ob Sie aktuell feststecken, auf der Suche sind oder bereit für den nächsten Schritt:
Hier finden Sie ein Umfeld, das Leistung erkennt, Entwicklung ermöglicht und Offenheit lebt.

Unsere Kunde fördert Ihre berufliche und persönliche Entwicklung aktiv – auf Wunsch bis zur/zum Verwalter:in und darüber hinaus zur Verwaltungsleitung mit eigenem Team.
Dabei geht es nicht nur um Ihre fachliche Rolle – sondern um Sie als Mensch.

Unser Auftraggeber ist eine Immobilienverwaltung mit Haltung:
Hier wird offen kommuniziert – klar, direkt und immer respektvoll.
Konstruktives Feedback ist gelebte Praxis und wird als gemeinsame Wachstumschance verstanden.
Gesucht werden Persönlichkeiten, die Verantwortung übernehmen, mitdenken und sich in einem professionellen Team wohlfühlen – in dem Dinge beim Namen genannt und gemeinsam gelöst werden.

Hinter dieser Position steht ein Mensch, der für Entwicklung brennt.
Der Inhaber erkennt Motivation, wenn jemand für eine Aufgabe lebt, Neues einbringt und Verantwortung übernimmt – aber auch weiß, wann Prozesse notwendig sind und Struktur Halt gibt.
Perfektion ist hier kein Maßstab – aber Haltung, Verlässlichkeit und der Wunsch, etwas zu bewegen.

Gestalten Sie mit – nicht nur verwalten.
Unser Auftraggeber entwickelt sich weiter – und das betrifft nicht nur die Liegenschaften.

Abläufe werden überdacht, digitale Tools eingeführt und neue Strukturen aufgebaut.
Wenn Sie nicht nur mitarbeiten, sondern aktiv mitgestalten möchten, sind Sie hier richtig: Ihre Ideen zählen – und Ihre Erfahrung fließt mit ein.

• Administrative Unterstützung bei der Verwaltung von rund 40 Objekten im Bereich WEG und MRG
• Vorbereitung und Nachbearbeitung von Eigentümerversammlungen (inkl. Protokollführung und Unterlagenaufbereitung)
• Telefonischer und schriftlicher Kontakt mit Eigentümer:innen, Professionist:innen, Versicherungen und Behörden
• Terminplanung, Fristenkontrolle und Korrespondenz im laufenden Verwaltungsprozess
• Einholung und Vergleich von Angeboten (z. B. Professionisten, Wartungsverträge)
• Unterstützung bei der Schadensmeldung und Kommunikation mit Versicherungen
• Pflege von Stammdaten und Verwaltungsakten
• Ablage, Dokumentenverwaltung
• Kontrolle von Eingangsrechnungen und Vorbereitung für die weitere buchhalterische Bearbeitung
• Mitwirkung bei der Erstellung von Vorschreibungen und Budgetübersichten (keine Endverantwortung)

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, Lehre (Bürokaufmann/Bürokauffrau, Verwaltungsassitentin/Verwaltungsassistent), Kolleg) oder entsprechend einschlägige Erfahrung
• Absolvent:innen von FHs für Immobilienwirtschaft, WIFI-Lehrgängen oder Immobilienakademie werden bevorzugt berücksichtigt
• Praxis in der Immobilienverwaltung oder in strukturierter Assistenzfunktion
• Verlässlichkeit, Überblick, Hands-on-Mentalität
• Kenntnisse in MRG, WEG und Verwaltungssystemen von Vorteil
• Teamgeist & Organisationstalent

• Zwei zusätzliche Urlaubstage – 24.12. und 31.12.
• Homeoffice möglich (nach Einschulung und individueller Vereinbarung)
• Persönliche und fachliche Weiterbildungsunterstützung (individuell abgestimmt, nicht von der Stange)
• Impulse für mentale Gesundheit & persönliche Balance – regelmäßig im Arbeitsalltag integriert

Ihr Wunschbenefit fehlt?
Lassen Sie es uns wissen – unser Auftraggeber ist offen für gute Ideen und entwickelt sich mit seinem Team weiter.

Wen unser Kunde sucht:

• Menschen, die klare Kommunikation schätzen und sich Weiterentwicklung wünschen
• Strukturiert arbeitende Persönlichkeiten mit Überblick, die Verlässlichkeit leben
• Teamplayer:innen, die konstruktiv mitdenken und Feedback als Entwicklungschance sehen
• Keine Rollen, sondern echte Mitgestalter:innen

Angabe zum Entgelt:

Die Entlohnung richtet sich nach dem Kollektivvertrag für Immobilienverwalter:innen.
Für diese Position ist ein Jahresbruttogehalt auf Vollzeitbasis (40h/Woche) von € 42.000 bis € 49.000 vorgesehen, abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung.
Eine Überzahlung ist möglich.

Bevor Sie sich entscheiden, möchten wir Ihnen noch zeigen, worauf Sie sich bei unserem Auftraggeber wirklich verlassen können:

Unser Auftraggeber wirbt nicht mit großen Versprechen – sondern mit klarer Haltung:
Offene Kommunikation, ehrliches Feedback, Entwicklungsmöglichkeiten und ein Arbeitsumfeld, das Leistung anerkennt und Menschen mitdenkt.

Hier übernehmen Menschen Verantwortung – im Team, im Alltag und in der gemeinsamen Weiterentwicklung.

Strukturen werden reflektiert, Digitalisierung aktiv gestaltet, und auch das persönliche Wohlbefinden hat seinen Platz im Alltag.

Wenn Sie sich in dieser Haltung wiederfinden, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

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