Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) | Unbefristet in Vollzeit

Du liebst klare Strukturen, denkst gerne mit – und sorgst dafür, dass nichts untergeht? Dann passt du perfekt zu uns.

Als Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung bist du die zentrale Schnittstelle im Hintergrund: Du koordinierst Termine, übernimmst die E-Mail-Kommunikation, hältst Aufgaben nach und sorgst mit deiner strukturierten Arbeitsweise dafür, dass unsere Abläufe effizient, digital und nachvollziehbar bleiben.

Dabei geht es nicht nur um Organisation, sondern auch um Zuverlässigkeit im Detail: Du erstellst Auswertungen, führst To-do-Listen, planst Geschäftsreisen, dokumentierst Meetings digital (z. B. mit KI) und kümmerst dich um Fristen sowie interne Ablagestrukturen. Du bringst Ordnung in komplexe Zusammenhänge und entwickelst unser Backoffice mit gezielten (Teil-)Projekten weiter – z. B. durch die Erstellung von Checklisten, Anleitungen oder Optimierung der digitalen Buchhaltung.

Neben deiner strukturierten Arbeitsweise bringst du digitale Affinität, Verbindlichkeit in der Kommunikation und ein gutes Gespür für Prioritäten mit. Du bist gerne die Person, die den Überblick hat – mit einem klaren Anspruch an Qualität, Klarheit und Termintreue.

Wenn du ein Auge für Details hast, Prozesse gerne optimierst und gleichzeitig offen kommunizierst, dann freuen wir uns darauf, dich in unserem Team willkommen zu heißen.

✔ Du entlastest die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass Informationen, Aufgaben und Termine strukturiert koordiniert werden.

✔ Du übernimmst eigenständig den E-Mail-Verkehr und behältst den Überblick über Anfragen, Fristen und Prioritäten.

✔ Du planst Termine vorausschauend, bereitest Tages- und Wochenübersichten vor und sorgst für eine klare To-do-Organisation.

✔ Du dokumentierst Meetings mithilfe von KI-Tools und bereitest daraus präzise Protokolle und Aufgabenlisten zur Weiterverfolgung auf.

✔ Du trackst interne Aufgaben, erinnerst an Deadlines und unterstützt dabei, Projekte pünktlich und geordnet umzusetzen.

✔ Du erstellst strukturierte Auswertungen und Statistiken – z. B. zu Umsatz, Zeiterfassung oder Tageskennzahlen – und bereitest diese visuell nachvollziehbar auf.

✔ Du bearbeitest eigenständig kleine Projekte zur digitalen Weiterentwicklung unseres Backoffice – z. B. zur Optimierung von Ablagestrukturen, Buchhaltungsprozessen oder Vorlagen.

✔ Du erstellst Anleitungen, Checklisten und interne Standards, damit Arbeitsabläufe dokumentiert, nachvollziehbar und effizient bleiben.

✔ Du arbeitest an Vertragsunterlagen mit, prüfst Inhalte nach Vorgabe und unterstützt bei strukturellen Optimierungen.

✔ Du bist zentrale Ansprechperson für unsere Liegenschaften (Facility Management): Du kümmerst dich um Energieversorgung, Ablesungen, Reinigung und Kommunikation mit Dienstleistern und Mietern.

✔ Du bringst dich aktiv ein, wenn es darum geht, digitale Ordnung zu schaffen: Du hilfst bei der digitalen Ablage, beim Bereinigen von Laufwerken und dem Strukturieren von Dokumenten.

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Auch als Quereinsteiger mit analytischen und organisatorischen Fähigkeiten bist du uns willkommen.
• Idealerweise hast du schon als Assistenz gearbeitet oder auch als Sachebearbeiter/in oder Rechtsanwaltsfachangestellte/r.
• Du arbeitest gerne strukturiert, denkst in klaren Abläufen und hast ein gutes Gespür für Prioritäten, Fristen und Details.
• Du liebst es, Dinge zu organisieren, Aufgaben zu sortieren und für Transparenz und Ordnung zu sorgen – egal ob im Kalender, im Posteingang oder im Dateisystem.
• Du bist digital affin und routiniert im Umgang mit Tools wie Outlook, Excel, Teams, digitalen Notiz- und Aufgaben-Tools sowie idealerweise KI-gestützten Anwendungen.
• Dein Deutsch ist sehr gut in Wort und Schrift und dein Englisch ist sicher für die Kommunikation mit unseren internationalen Kunden und Geschäftspartnern.
• Du kommunizierst klar, freundlich und verbindlich – schriftlich wie mündlich – und kannst Informationen strukturiert weitergeben.
• Du arbeitest eigenverantwortlich, denkst lösungsorientiert und findest pragmatische Wege, um Aufgaben effizient umzusetzen.
•  Du hast Lust, dich weiterzuentwickeln und in einem modernen, wachsenden Unternehmen Verantwortung zu übernehmen – im direkten Umfeld der Geschäftsleitung.

💼 Sicher & fair: Ein krisensicherer Arbeitsplatz mit unbefristetem Vertrag – plus ein Gehalt, das deiner Verantwortung gerecht wird.

🖥️ Top ausgestattet: Du arbeitest mit Laptop, Headset und allen Tools (z. B. MS Teams, Asana, KI), die deinen Arbeitsalltag effizient machen.

📌 Verantwortung von Anfang an: Du bekommst einen eigenen Aufgabenbereich mit Gestaltungsspielraum – selbstständiges Arbeiten inklusive.

🎯 Strukturiertes Onboarding: Wir nehmen uns Zeit für dich – mit individueller Einarbeitung, 1:1-Training und klarer Prozessübersicht.

🤝 Team mit Rückhalt: Ein motiviertes, hilfsbereites Team und eine Arbeitsatmosphäre, in der man gerne zusammenarbeitet.

📣 Kurze Wege, klare Kommunikation: Wir leben flache Hierarchien und offene Kommunikation – Entscheidungen werden bei uns nicht aufgeschoben.

💡 Gesundheit inklusive: Mit dem MIVEG Smart Health Programm erhältst du ein persönliches Gesundheitsbudget von 900 € pro Jahr.

🕓 Flexibel bleiben: Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten und bekommst die Chance, dich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln.

💆 Einmal durchatmen: Jeden Monat erwartet dich eine kostenlose Massage direkt im Haus – deine kurze Auszeit inklusive.

🚍 Gute Anbindung: Unser Standort ist bequem mit dem ÖPNV erreichbar – die Linie 205 hält fast direkt vor der Tür.

Wenn du jetzt noch – wie wir – auf Grillspieße 🍢🍡 stehst, dann haben wir ein Match!

Mach dein Hobby zum Beruf und komm in unser Team der Grillspieß-Fans. Schick uns einfach deinen Lebenslauf, Anschreiben brauchst du nicht.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

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