Virtuelle: Assisten:tin für ein Consultingbusiness gesucht

Ich bin Milena Richter, Gründerin von HerzKlar Business (HKB). Wir entlasten Coaches, beratende Selbstständige und Solopreneure:innen in allen administrativen und kundenbezogenen Prozessen - damit sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Wir arbeiten mit Coaches, Solopreneuren und Selbstständigen zusammen, die Ordnung in ihren Kundenprozessen brauchen und oder mit klarem Wachstumsfokus durch prozessuale Entlastung skalieren wollen.

Du übernimmst entweder unser Basis-Paket (administrative Kernaufgaben; Bedürfnisse und Ziele unserer Kund:innen: Mehr Fokus, professioneller Auftritt, weniger Chaos.) oder unser Premium-Paket (solide Prozess-Entlastung inkl. erweitertem Wachstums-Support; Bedürfnisse und Ziele unserer Kund:innen: Steigerung der Sichtbarkeit, präventives Management, strategische Recherchen).

• Kundentermine für Closing-Gespräche organisieren (Leadqualifizierung i.d.R. per Mail/DM, Termin fixieren). Ggf. Kennlern-Gespräche organisieren.
• Einfaches und Erweitertes Kalender-Management: Termine eintragen, verschieben, absagen, Doppelbuchungen prüfen, Zeitzonen beachten. Ggf. Fokuszeiten/Pausen blocken, Überlastungen melden, energiegerechte Planung.
• Follow-up: Nach Closing-Gesprächen nachfassen, Angebote tracken, Abschlussmails mit Feedback-Anfrage senden. Ggf. „Vielleicht-Leads“ nachverfolgen, No-Shows nachhaken.
• Onboarding: Willkommenskommunikation, Zugangsdaten versenden, Checklisten abarbeiten.
• Offboarding: Abschlussmails, CRM-Archivierung.
• CRM-Pflege: Leads/Kunden aktualisieren, Status setzen, Notizen hinterlegen.
• Erinnerungen an Aufgaben/Unterlagen für Bestandskunden.
• Testimonials organisieren: Anfragen versenden, nachfassen, formatieren.
• Recherchen: Tools/Software vergleichen, Events/Podcasts finden, Marktanalysen (faktenbasiert, tabellarisch) u.a.
• E-Mail-Nachfassen: Unbeantwortete Mails prüfen und erinnern.

• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise - du lieferst zuverlässig und pünktlich. Du arbeitest effizient und lösungsorientiert. Du bist wissbegierig und setzt um.
• Klare, souveräne, kundenorientierte Kommunikation (Mail, DM, Tools wie Calendly/CRM).
• Affinität zu Consulting/Beratung und Persönlichkeitsentwicklung sowie der Modernisierung traditioneller Branchen.
• Technikverständnis (z. B. Google Workspace, CRM wie ActiveCampaign, Kalendertools) sowie schnelle Auffassungsgabe und Lernbereitschaft.
• Erfahrung in Virtueller Assistenz/Remote Arbeit, Administration oder Kundenbetreuung von Vorteil, Quereinsteiger:innen willkommen. Ebenfalls von Vorteil ist Berufserfahrung in verschiedenen Branchen.
• Du bist bereit, auch Führungsverantwortung zu übernehmen.

Sicheres Festgehalt ohne Provisionsunsicherheit, vollständig flexible Remote-Arbeit - orts- und zeitunabhängig.

Langfristige Stelle: Die Stelle ist ideal für Personen als stabiles Nebengehalt für Familien, Studierende oder Quereinsteiger:innen im Berufs-/Branchenwechsel. Verlässliche Einkommenssicherheit; Nachhaltige, dauerhafte Zusammenarbeit.

Wenn du Prozesse liebst, Coaches, Berater:innen sowie selbstständige Unternehmer:innen entlasten willst und Klarheit schaffst, dann passt du gut zu HerzKlar-Business.

➡ Bewirb dich mit einer kurzen Vorstellung & Stundenverfügbarkeit per Mail oder direkt auf der Plattform. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!