Administration - Assistenz 30-50%

MBA Architekten sind ein etabliertes und weiterhin aufstre­bendes Archi­tek­turbüro mit einer stetig wachsenden, soliden Auftragslage. Wir verfügen über ein vielseitig-attraktives Portfolio und bieten damit spannende und interessante Arbeiten im Bereich der Administration, sowie Assistenz-Aufgaben zur Unterstützung der Geschäftsleitung. Wir bieten Perspektiven für persönliche und berufliche Entwicklung. Zur Ergänzung unseres vielseitig kompe­tenten und quali­fi­zierten Teams und insbesondere zur Entlastung der Geschäftleitung wünschen wir uns eine ebensolche Persönlichkeit, die engagiert, lösungsorientiert, sorgfältig und mit viel Begeisterung ihre Kompe­tenzen einbringt, sowie selbstständig handelt und arbeitet.

Als Assistenz und Administrations-Mitarbeiter:in unterstützt du oder bist selbstständig tätig in folgenden Aufgabenbereichen;

Personalwesen / HR
• Organisation und Begleitung bei On-/ Offboarding
• Einrichten Arbeitsplatz und Mitarbeiter-Profile (inkl. IT), bei Wechsel oder Eintritt
• Führen Ferienplan, Nachführen Ressourcenplan, Kontrolle Stundenrapporte
• Unterstützung bei Bewerbungsprozessen / MA-Akquise
• Vorbereitung und Organisation von Stuff-Events und Büro-Ausflügen

EDV / IT
• Organisation und Pendenzen-Begleitung IT-Support (extern)
• IT-Betreuung intern (1st-Level-Support), Lizenzen-Management, Telefonanlage

Finanzen / Buchhaltung
• Debitoren / Kreditoren interne Prüfung, Abwicklung durch externes Treuhand
• Baubuchhaltung mit Rechnungsstellung, Rechnungskontrolle (Sub-Verträge)

Allgemeine Aufgaben und Administration
• Erstellung und Aktuell halten von Anleitungen und sowie Ablage-Struktur
• Bestellungen und Ordnung Verbrauchsmaterial, Bibliothek (digital / physisch)
• Organisieren und Kontrollieren von Ämtli, Pendenzen, Reinigung, Entsorgung etc.
• Stellvertretungsaufgaben bei Abwesenheit Administration

Als erfahrene, sorgfältige, gewissenhafte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit inspiriert dich die Tätigkeit in einem dynamischen und abwechslungsreichen Alltag.

Die Abwechslung motiviert und begeistert dich, gleichzeitig bringt dein Naturell Ruhe und Konstanz in den hektischen Projekt-Alltag, der die Geschäftsleitung oft begleitet. Du hast eine ausgeprägte Energie und Flexibilität und jonglierst die wechselnden Aufgaben und Vielzahl von Pendenzen mit Leichtigkeit und routiniert durch den Arbeitstag.

Dein Dienstleister-Gen und dein ausgeprägtes Gespür und das richtige Mass für notwendige, dienliche Kommunikation unterstützen und entlasten die Geschäftsleitung. Deine hohe Sorgfalt und Akribie, deine Loyalität und Eigenständigkeit, dein Pflicht- und Verantwortungsgefühl bilden zudem die erforderliche und erwartete Vertrauensbasis in der Zusammenarbeit für und mit der Geschäftsleitung.

Qualifikationen / Ausbildung
• Ausbildung und Abschluss einer Kaufmännischen Berufslehre
• Weiterbildung in HR / Personalwesen, Assistenz oder Buchhaltung
• allgemein gute EDV-Kenntnisse und versiert mit allen gängigen Office-Programmen
• Buchhaltungsprogramme / CRM (MesserliPROJEKT, NAKA, etc. von Vorteil)

Kompetenzen / Softskills
• Führungs-/ Selbstführungsqualitäten
• Fähigkeit zu delegieren, anleiten, kontrollieren
• Organisationstalent
• gepflegtes Deutsch (Schrift), CH-Dialekt-Verständnis (Wort)
• hohe Selbstständigkeit und Auge für Aufgaben und To-Do's
• Effiziente und methodische Arbeitsweise
• Affinität für EDV / IT

Längerfristig besteht die Möglichkeit das Pensum anzuheben:
- 60-80%
- voraussichtlich ab Mitte/Ende 2027
- keine Voraussetzung

Wir freuen uns auf dich und deine Bewerbung, wenn du eine engagierte, zuverlässige und lösungs­ori­en­tierte Person bist, die es versteht selbstständig zu arbeiten und einen wesentlichen Mehrwehrt in unser Unternehmen zu bringen. Allenfalls hast du bereits Bezug oder Erfahrung zur Planungsbranche oder zur Architektur? Dies ist für uns keine Voraussetzung, jedoch essenziell, dass du dich auf den Austausch und das Tätigkeitsfeld in diesem Rahmen freust.

Bewerbungsunterlagen bitte direkt an sandra.hauser(at)mbarchitekten(.)ch