Purchasing & Logistics Administration / Office Management 80-100% (m/w/d)

Wir suchen eine engagierte, strukturierte und hands-on orientierte Persönlichkeit für die Rolle Purchasing & Logistics Administration / Office Management. In dieser Position unterstützen Sie zentrale Einkaufs-, Logistik- und Standortprozesse und tragen wesentlich zu einem reibungslosen operativen Ablauf bei.

Die ideale Person arbeitet gerne in einem dynamischen, internationalen Umfeld, übernimmt Verantwortung im Tagesgeschäft und bringt sich aktiv in Prozessoptimierungen sowie die Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern ein.
Bitte beachten Sie: Die Unternehmenssprache sowie die interne Kommunikation und Dokumentation erfolgen vollständig auf Englisch.

Einkauf & Logistik

• Verantwortung für den täglichen Kontakt mit Lieferanten sowie Sicherstellung eines optimalen Informationsflusses
• Auslösen von Bestellungen, Bearbeitung und Überwachung von Freigabeprozessen für Einkaufsanfragen
• Kontrolle von Auftragsbestätigungen sowie Überwachung von Lieferterminen
• Prüfung und Kontrolle von Eingangsrechnungen
• Pflege und Verwaltung von Lieferantenverträgen
• Koordination von Warenversand und zugehörigen Dokumenten inkl. Export- und Zollabwicklung
• Identifikation, Vorschlag und Umsetzung von Prozessoptimierungen und Digitalisierung im Einkaufs- und Logistikbereich

Site Operations / Office Management

• Administrative Unterstützung der Standort- und Büroorganisation (z. B. Büroerweiterungen, Infrastruktur, Inventarverwaltung)
• Sicherstellung der Büroorganisation und -ausstattung (Büromaterial, Standard-IT-Equipment, Verpackungs- und Versandmaterial)
• Koordination externer Dienstleister im Bereich Office & Infrastruktur
• Unterstützung bei Buchungen und Management von Dienstreisen von Mitarbeitern

Finance Support

• Unterstützung/Stellvertretung in Finanzprozessen

• Kaufmännische oder technische Ausbildung
• Berufserfahrung im Einkauf (von Vorteil in einem industriellen Umfeld)
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ausgeprägte Hands-on-Mentalität
• IT-Affinität und sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Unternehmenssprache sowie interne Kommunikation und Dokumentation auf Englisch)

Bei Lumiphase sind Sie Teil eines schnell wachsenden und dynamischen Arbeitsumfelds, in dem Sie wirklich etwas bewegen können. Unser Team besteht aus hochqualifizierten Expert:innen, die ihr Wissen gerne teilen und gemeinsam wachsen. Dank unserer internationalen Belegschaft erwartet Sie ein offenes, inklusives und wertschätzendes Arbeitsklima.

Unsere Benefits:

• ZVV-Jahresabo (Raum Zürich) sowie Halbtax
• 2 zusätzliche Wochen Elternurlaub
• Kostenlose Yoga-Kurse vor Ort
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zu Remote Work
• Fitnessraum, Kantine und hochwertiger Kaffee vor Ort
• Regelmässige Team-Events, innerhalb und ausserhalb des Büros

Unser Rekrutierungsprozess besteht aus drei Schritten:

1. 30-minütiges Telefoninterview, um Ihre generellen beruflichen Motivation zu besprechen sowie unser Unternehmen und die Position vorzustellen
2. 1–1,5-stündiges Fachinterview (remote) mit ein bis zwei Mitgliedern des Hiring-Teams mit Fokus auf die relevanten Kernkompetenzen
3. Persönlicher Besuch vor Ort, bei dem Sie mehrere Teammitglieder kennenlernen. Dieser Termin beinhaltet häufig ein gemeinsames Mittagessen und vermittelt einen authentischen Einblick in unsere Unternehmenskultur

Anschliessend treffen beide Seiten ihre Entscheidung. Unser Ziel ist es, den gesamten Prozess innerhalb eines Monats abzuschliessen. Gleichzeitig bleiben wir flexibel, um sicherzustellen, dass beide Seiten eine fundierte Entscheidung treffen können.

Unsere Unternehmenskultur & Werte

Unsere Unternehmenskultur haben wir von Beginn an gemeinsam aufgebaut – Schritt für Schritt und mit dem aktiven Beitrag aller Mitarbeitenden. Sie basiert auf zwei zentralen Werten:

• „Run, Don’t Rush“ – Wir arbeiten mit Fokus und Beständigkeit, um Exzellenz zu erreichen, ohne Qualität zu kompromittieren
• „It’s BTO: It’s Better Together“ – Zusammenarbeit ist der Schlüssel zu unserem Erfolg

Diversity & Inclusion

Bei Lumiphase sind wir überzeugt, dass Vielfalt unsere Stärke ist. Wir engagieren uns für ein inklusives Arbeitsumfeld, in dem sich alle Menschen – unabhängig von Herkunft, Geschlecht, Alter, sexueller Orientierung, körperlichen Fähigkeiten, sozioökonomischem Hintergrund oder anderen persönlichen Merkmalen – wertgeschätzt und respektiert fühlen.

Studien zeigen, dass sich Menschen aus unterrepräsentierten Gruppen, insbesondere Frauen, oft nur dann bewerben, wenn sie alle Anforderungen erfüllen. Wenn diese Position Sie begeistert, Sie aber nicht jedes Kriterium erfüllen, freuen wir uns dennoch sehr über Ihre Bewerbung. Vielleicht sind genau Sie die Person, die wir suchen.