Assistant(e) RH

Groupe M Service est une entreprise spécialisée dans le transport de personnes, notamment dans le transport scolaire et le transport de personnes en situation de handicap.

Dans le cadre du développement de notre activité et afin de renforcer notre organisation administrative et RH, nous recherchons une Assistante Ressources Humaines expérimentée, rigoureuse et particulièrement organisée.

Ce poste occupe une place centrale dans le bon fonctionnement du service RH. L’Assistant(e) RH assure notamment la fiabilité des dossiers du personnel, le suivi administratif des salariés et le respect des différentes obligations liées à l’embauche et à la vie du contrat de travail.

Elle constitue également un interlocuteur privilégié des salariés pour leurs demandes administratives courantes.

Gestion administrative des dossiers du personnel

• Constituer, mettre à jour et assurer le classement des dossiers individuels des salariés ;
• Vérifier la présence et la conformité de l’ensemble des documents obligatoires ;
• Assurer le classement physique et numérique des documents RH ;
• Numériser, enregistrer et archiver les différents documents ;
• Veiller à la bonne organisation documentaire du service et à la facilité d’accès aux informations ;
• Garantir la confidentialité des données et documents relatifs aux salariés.

2. Contrats de travail et documents contractuels

• Préparer et éditer les contrats de travail ;
• Préparer les avenants, annexes et différents documents contractuels ;
• Transmettre les documents aux salariés pour signature ;
• Assurer le suivi des signatures ;
• Relancer les salariés lorsque les documents ne sont pas retournés dans les délais ;
• Vérifier que les contrats et annexes signés sont correctement archivés ;
• Assurer le suivi des documents administratifs et obligatoires nécessaires à la constitution des dossiers salariés.

3. Formalités liées aux embauches

• Réaliser les DPAE – Déclarations Préalables à l’Embauche ;
• Constituer les dossiers administratifs des nouveaux collaborateurs ;
• Vérifier la réception de l'ensemble des pièces nécessaires à l'embauche ;
• Créer et/ou demander la création des différents accès, comptes et outils nécessaires à la prise de poste ;
• Assurer le suivi administratif de l'intégration des nouveaux salariés ;
• Veiller à ce que toutes les formalités soient réalisées avant ou au moment de la prise de poste.

4. Suivi administratif des salariés

• Répondre aux questions administratives courantes des salariés ;
• Orienter les collaborateurs vers le bon interlocuteur lorsque leur demande ne relève pas directement du service RH ;
• Assurer les relances nécessaires auprès des salariés pour obtenir les pièces ou informations manquantes ;
• Suivre les différentes échéances administratives liées aux dossiers du personnel ;
• Maintenir une communication claire, professionnelle et réactive avec les collaborateurs.

5. Gestion des visites médicales

• Organiser et assurer le suivi des visites médicales et visites de reprise ;
• Prendre les rendez-vous auprès des services de santé au travail ;
• Adresser les convocations aux salariés ;
• Effectuer les relances nécessaires ;
• Suivre les échéances et s'assurer que les visites obligatoires ont bien été réalisées ;
• Classer et archiver les attestations et documents correspondants.

6. Participation au recrutement

En soutien de l'équipe en charge du recrutement :

• Participer à la diffusion des offres d'emploi ;
• Effectuer une première sélection administrative des candidatures ;
• Contacter les candidats ;
• Organiser les rendez-vous et entretiens ;
• Assurer les relances auprès des candidats ;
• Participer à la constitution des dossiers administratifs des personnes retenues ;
• Faciliter le passage entre la phase de recrutement et l'intégration administrative du salarié.

7. Soutien administratif aux autres services

Dans une logique de polyvalence et d'entraide entre les équipes, l'Assistant(e)RH pourra également être amenée à apporter un soutien administratif ponctuel à d'autres services de l'entreprise, notamment en période de forte activité ou de montée en charge.

Ces missions pourront notamment concerner :

• Le classement et l'archivage ;
• La saisie et la mise à jour de données ;
• La préparation de documents administratifs ;
• Le suivi de tableaux ;
• Les relances téléphoniques ou par e-mail ;
• Toute autre mission administrative permettant d'accompagner temporairement un service confronté à une augmentation de son activité.

Nous recherchons avant tout une personne fiable, structurée et autonome, capable de gérer simultanément de nombreux dossiers administratifs tout en maintenant un niveau élevé de précision.

Expérience

• Minimum 5 années d'expérience sur un poste similaire en ressources humaines et/ou administration du personnel ;
• Expérience significative dans la gestion administrative de volumes importants de salariés ;
• Une bonne connaissance des formalités liées à l'embauche et à l'administration du personnel est indispensable.

Compétences attendues

• Excellente maîtrise de l'organisation administrative ;
• Très grande rigueur dans le traitement et le classement des documents ;
• Capacité à assurer le suivi de nombreux dossiers simultanément ;
• Capacité à identifier rapidement les documents ou informations manquants ;
• Très bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques ;
• Aisance avec les outils de classement, de numérisation et de gestion documentaire ;
• Bonnes qualités rédactionnelles et orthographiques ;
• Capacité à respecter strictement les procédures et les échéances ;
• Respect absolu de la confidentialité des informations RH.

Qualités personnelles indispensables

Organisation +++

La personne devra être particulièrement organisée et méthodique. Elle devra être capable de structurer son travail, hiérarchiser les priorités, anticiper les échéances et assurer un suivi précis de chaque dossier jusqu'à sa clôture.

Communication +++

Le poste nécessite un excellent relationnel et une très bonne capacité de communication, aussi bien à l'écrit qu'à l'oral.

La personne devra être capable de :

• Répondre de manière claire et professionnelle aux salariés ;
• Effectuer des relances avec diplomatie mais fermeté lorsque cela est nécessaire ;
• Communiquer efficacement avec les responsables et les différents services de l'entreprise ;
• Faire remonter rapidement les anomalies ou situations nécessitant une décision ;
• Adapter sa communication à ses différents interlocuteurs.

Rigueur +++

La qualité du suivi administratif est essentielle. La personne devra avoir le sens du détail, être attentive à la conformité des documents et ne pas laisser de dossiers incomplets ou de demandes sans suivi.

Réactivité et autonomie

• Capacité à gérer les priorités ;
• Réactivité face aux demandes urgentes ;
• Capacité à travailler de manière autonome ;
• Esprit d'initiative ;
• Capacité à trouver l'information et à faire avancer les dossiers ;
• Aptitude à travailler dans un environnement dynamique et avec des périodes de forte activité.