Assistenz der Geschäftsleitung | Management Koordinator/in (m/w/d)

Wir suchen Verstärkung! 💼✨

Assistenz der Geschäftsleitung | Management Koordinator/in (m/w/d)

Vollzeit | Standort: Dormettingen

Du bist ein Organisationstalent, denkst mit und hast gerne alle Fäden in der Hand? Du wartest nicht auf jede einzelne Anweisung, sondern erkennst selbst, was zu tun ist? Dann bist Du bei uns genau richtig!

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige/n Management Koordinator (m/w/d).

Bei uns bist Du nicht einfach nur für die klassische „Zuarbeit“ zuständig. Wir suchen eine Persönlichkeit, die selbstständig denkt, organisiert, priorisiert und Verantwortung übernimmt.

Du bist eine wichtige organisatorische Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Führungskräften, Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern – und sorgst mit Deinem Organisationstalent dafür, dass im Tagesgeschäft nichts liegen bleibt.

📋 Deine Aufgaben

• Selbstständige Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsleitung
• Eigenverantwortliche Bearbeitung und Nachverfolgung von Aufgaben, Terminen und Wiedervorlagen
• Terminplanung, Kalenderorganisation und Koordination von Besprechungen
• Erstellung von Gesprächsnotizen, Protokollen und Aufgabenlisten
• Überwachung offener Punkte sowie konsequentes Nachhalten von Rückmeldungen und Fristen
• Bearbeitung der allgemeinen Geschäftskorrespondenz
• Erstellung und Formulierung von E-Mails, Schreiben und weiteren Unterlagen
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern und Behörden
• Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für die Geschäftsleitung
• Erstellung von Auswertungen, Übersichten, Präsentationen und Tabellen
• Ablage, Dokumentenmanagement und strukturierte Verwaltung geschäftlicher Unterlagen
• Unterstützung bei Personal- und Verwaltungsthemen
• Koordination interner Abläufe zwischen Geschäftsleitung, Büro und Mitarbeitern
• Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben
• Einholen von Angeboten sowie Abstimmung mit Lieferanten und Dienstleistern
• Prüfung und Aufbereitung eingehender Unterlagen und Rechnungen
• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsleitung
• Selbstständiges Erkennen von Handlungsbedarf und Einleiten der nächsten Schritte

💡 Was uns besonders wichtig ist

Wir suchen jemanden, der mitdenkt und Verantwortung übernimmt.

Wenn Unterlagen fehlen, ein Termin abgestimmt werden muss oder eine Rückmeldung aussteht, wartest Du nicht darauf, dass Dich jemand daran erinnert. Du bleibst selbstständig dran, fragst nach und bringst das Thema zum Abschluss.

Auch wenn mehrere Dinge gleichzeitig auf Deinem Schreibtisch landen, behältst Du den Überblick. Du kannst Prioritäten setzen, Wichtiges von Dringendem unterscheiden und Deine Aufgaben eigenständig organisieren.

Kurz gesagt: Wir suchen jemanden, der nicht nur Aufgaben abarbeitet, sondern mitdenkt, vorausdenkt und die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft wirklich entlastet.

👩‍💼👨‍💼 Das bringst Du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung, Managementassistenz, Teamassistenz oder in einer vergleichbaren Position
• Sehr selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent
• Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, Zusammenhänge zu erkennen
• Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Sicheres und freundliches Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, OneNote, Teams und Excel
• Gute Kommunikationsfähigkeit
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch bei höherem Arbeitsaufkommen den Überblick zu behalten
• Verbindlichkeit und Konsequenz bei der Nachverfolgung von Aufgaben
• Hands-on-Mentalität und Lust, Verantwortung zu übernehmen

💪 Das erwartet Dich bei uns

✅ Sicherer Arbeitsplatz in einem erfolgreichen und zukunftsorientierten Unternehmen

✅ Verantwortung & Vertrauen – bei uns bekommst Du den Freiraum, selbstständig zu arbeiten und eigene Entscheidungen vorzubereiten

✅ Abwechslungsreiche Aufgaben – statt jeden Tag das gleiche Programm abzuarbeiten, bekommst Du Einblick in viele Bereiche des Unternehmens

✅ Direkter Draht zur Geschäftsleitung – kurze Wege, schnelle Abstimmungen und unmittelbarer Einblick in unternehmerische Entscheidungen

✅ Kollegiales Team & kurze Entscheidungswege – unkompliziert, direkt und auf Augenhöhe

✅ Faire und leistungsgerechte Bezahlung

✅ Moderne Arbeitsmittel & hochwertige Ausstattung

✅ Gründliche Einarbeitung und Entwicklungsmöglichkeiten

🎁 Und weil ein guter Arbeitsplatz mehr bieten sollte: Deine Benefits

🍎 Kostenloses Obst & Müsli – für den guten Start in den Tag und den kleinen Hunger zwischendurch

🥤 Kostenlose Getränke – Wasser, Kaffee & Co. gehen natürlich auf uns

🏋️ Hansefit-Partner – Zugang zu zahlreichen Fitnessstudios, Sport- und Gesundheitseinrichtungen

🛍️ Corporate Benefits – attraktive Mitarbeiterrabatte bei zahlreichen bekannten Marken und Anbietern

💰 Arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge – wir denken nicht nur an heute, sondern auch an Deine Zukunft

📱 iPhone inklusive Mobilfunkvertrag – auch zur privaten Nutzung

🤝 Echtes Miteinander – ein angenehmes Arbeitsklima, in dem man sich kennt, unterstützt und gemeinsam anpackt

🚀 Werde Teil unseres Teams!

Du möchtest nicht einfach nur „Assistenz“ sein, sondern Verantwortung übernehmen, mitdenken und wirklich etwas bewegen?

Du hast Spaß daran, Dinge zu organisieren, den Überblick zu behalten und dafür zu sorgen, dass aus offenen Punkten erledigte Aufgaben werden?

Dann möchten wir Dich kennenlernen!

👉 Bewirb Dich jetzt – schnell und unkompliziert.

Schick uns einfach Deine Bewerbung oder eine kurze Vorstellung mit Deinem möglichen Eintrittstermin.

Wir freuen uns auf Dich! 🙌