Chief of Staff / Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

[Unternehmensname] ist eine eSports- und Gaming-Organisation mit Fokus auf [Teams / Content / Community / Brands / Products]. Wir wachsen schnell und bauen Strukturen, die Skalierung ermöglichen. Dafür suchen wir eine rechte Hand des CEOs, die sowohl Executive Assistance auf Top-Niveau als auch Chief-of-Staff-Execution abdeckt: Struktur, Priorisierung, Kommunikation und Umsetzung.

Management- & Vorstandsassistenz / Executive Support

• Strukturierung, Planung und Priorisierung des Arbeitsalltags der Geschäftsführung
• Terminmanagement inkl. Call-, Event- und Meeting-Koordination
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Agenda, Präsentationen, Protokollen und Follow-ups
• Unterstützung bei vertraulichen Themen sowie bei strategischen Entscheidungsprozessen

Leadership Operations & Organisation (Chief-of-Staff-Anteil)

• Aufsetzen und Pflege von Management-Routinen (Weekly/Monthly Reviews, OKRs, KPI-Tracking)
• Monitoring laufender Prozesse, Deadlines und zentraler Commitments (inkl. Partner-/Liga-Verpflichtungen)
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Reports, Auswertungen und Executive Briefings
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Geschäftsführung und Organisation

Kommunikation & Schnittstellenmanagement

• Professionelle interne und externe Korrespondenz
• Abstimmung mit Teams wie Content, eSports, Sales, Partner Management und Talent-Management
• Kommunikation mit Sponsoren, Agenturen, Ligen, Partnern, Dienstleistern und potenziellen Investoren
• Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung wichtiger Stakeholder-Termine

Projekt- & Prozessunterstützung (Execution)

• Mitarbeit (und je nach Erfahrung Ownership) an Projekten wie Team-Launches, Marketingkampagnen, Sponsorings, Events oder Produktentwicklungen
• Recherche, Analyse und Aufbereitung relevanter Informationen aus der eSports- und Gaming-Industrie
• Unterstützung bei Vertrags- und Dokumentenmanagement (Koordination, Versionierung, Follow-ups)

Administrative & operative Aufgaben

• Strukturierung digitaler Ablagesysteme und Tools (z. B. Notion/Drive/Asana)
• Erstellung von Präsentationen und Unterlagen für interne und externe Termine
• Unterstützung bei der Organisation von Events oder Turnierteilnahmen
• Übernahme kleinerer Ad-hoc-Aufgaben, damit sich die Geschäftsführung auf strategische Themen fokussieren kann

Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung, Chief of Staff (Junior), Business Ops, Project/Program Management oder vergleichbar

Sehr stark in Organisation, Priorisierung und Kommunikation – klar, verbindlich, lösungsorientiert

Proaktives Mindset: du erkennst Engpässe, bevor sie entstehen, und setzt sauber nach

Hohe Diskretion und Professionalität im Umgang mit vertraulichen Informationen

Sicher im Umgang mit Tools (Google Workspace/Microsoft 365, Kalender, Slack, Notion/Asana/Trello o. ä.)

Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch

Bonus: eSports-/Gaming-Erfahrung, Sponsoring/Partnering, Investor-/Board-Setup, Vertrags-/Dokumentenroutinen

• Eine 100 % remote ausgeführte Tätigkeit
• Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung & Gesellschaftern
• Dynamisches, innovatives Arbeitsumfeld im internationalen eSports-Ökosystem
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Vertretung
• Einblicke in unternehmerische Entscheidungen & Wachstumsstrategien
• Faire Vergütung entsprechend der Vertretungsdauer