Du bist keine klassische Assistenz, die ausschließlich Termine koordiniert?
Du möchtest Verantwortung übernehmen, mitdenken und gleichzeitig nah an einer Geschäftsführung arbeiten?
Dann könnte diese Position genau die richtige für dich sein.
Für ein wachstumsstarkes Unternehmen im Bereich Health, Beauty & Consumer Goods suche ich eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die den CEO im Alltag entlastet und dabei sowohl organisatorische als auch strategische Aufgaben übernimmt.
💡 Das Besondere an der Rolle
Der Titel lautet Assistenz der Geschäftsführung – der Arbeitsalltag ist jedoch bewusst abwechslungsreich.
An manchen Tagen koordinierst du Kalender, Reisen oder bereitest wichtige Meetings vor.
An anderen Tagen organisierst du Produktsamples, holst Bestellungen ab, koordinierst Handwerkertermine, bringst ein Fahrzeug zur Werkstatt oder kümmerst dich um organisatorische Themen, die dem CEO den Rücken freihalten.
🎯 Genau diese Mischung ist ausdrücklich gewünscht.
Gesucht wird keine reine Executive Assistant und auch keine klassische Office Managerin, sondern eine Persönlichkeit, die sagt:
"Ich löse Probleme – egal ob digital, organisatorisch oder vor Ort."
Deine Aufgaben
📅 Assistenz der Geschäftsführung
✔ Kalender-, Termin- und Reiseplanung
✔ Organisation der E-Mail-Kommunikation
✔ Vor- und Nachbereitung von Meetings
✔ Nachhalten von Entscheidungen, Deadlines und To-dos
✔ Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
📦 Organisation & Personal Assistance
✔ Büroorganisation und administrative Abläufe
✔ Organisation von Dokumenten, Verträgen und Wareneingängen
✔ Produktsamples dokumentieren und koordinieren
✔ Onboarding- und Teammaterialien vorbereiten
✔ Botenfahrten und organisatorische Besorgungen im Berliner Raum
✔ Bestellungen, Blumen oder vorbereitete Essenslieferungen koordinieren
✔ Unterstützung bei privaten organisatorischen Themen der Geschäftsführung
✔ Handwerker- oder Werkstatttermine koordinieren
📈 Projekt- & Executive Support
✔ Präsentationen, Reportings und Analysen erstellen
✔ Informationen recherchieren und entscheidungsreif aufbereiten
✔ Workshops, Events und Offsites organisieren
✔ Eigene Projekte in Administration oder Unternehmensentwicklung übernehmen
✔ Prozesse verbessern und Optimierungspotenziale umsetzen
Das bringst du mit
🌱 Du passt besonders gut, wenn ...
✔ du Verantwortung gerne übernimmst.
✔ du pragmatisch Lösungen findest.
✔ du sowohl strategische Aufgaben als auch ganz praktische Unterstützung schätzt.
✔ du wechselnde Prioritäten nicht als Stress, sondern als spannenden Arbeitsalltag empfindest.
✔ du nah an einer Geschäftsführung arbeiten möchtest.
❗ Diese Rolle passt eher nicht, wenn ...
✖ du ausschließlich remote arbeiten möchtest.
✖ du operative oder persönliche Assistenzaufgaben grundsätzlich ausschließt.
✖ du ausschließlich strategisch arbeiten möchtest.
✖ du sehr feste Prozesse und klare Routinen benötigst.
🎁 Das erwartet dich
✨ Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO
✨ Viel Gestaltungsspielraum
✨ Hybrides Arbeiten
✨ Entwicklungsperspektive Richtung Executive Support
✨ Moderne Unternehmenskultur mit kurzen Entscheidungswegen
✨ Attraktive Zusatzleistungen und Weiterbildungsmöglichkeiten