Administrative Kanzleileitung (m/w/d) Teilzeit: Fokus Kanzleiorganisation & Fakturierung

Standort: St. Pölten
Stundenausmaß: 16-30 Wochenstunden

Du liebst es, wenn Dinge rund laufen? Du bringst Struktur rein, denkst mit, packst an – und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig am Tisch liegen? Dann könnte das hier perfekt für dich sein.

Unser Ziel ist es für Klarheit bei den Zahlen unserer Klient:innen zu sorgen, damit sie sich ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Wir bieten Unternehmen, Freiberuflern und Privatpersonen umfassende und zukunftsorientierte Beratung in allen Fragen des immer komplexer werdenden Steuerrechts. Wir schaffen Lösungen, die zu unseren Kunden passen. Für unseren Standort St. Pölten suchen wir eine administrative Kanzleileitung (m/w/d), die unser Backoffice fachlich und organisatorisch führt – mit besonderem Fokus auf Kanzleiorganisation und Fakturierung.

Wir vertrauen uns im Team gegenseitig und stehen zueinander. Schreikrämpfe? Wutausbrüche? Emails in All-Caps mit drei Rufzeichen? Kennen wir. Gibt es bei uns nicht. Wenn uns etwas stört, dann sagen wir es der Person direkt und konstruktiv. Wir wachsen miteinander und aneinander. Auch wenn wir wachsen, sind wir ein tolles, persönliches Team, in dem sich alle wohlfühlen und gerne arbeiten.

Das erwartet dich bei uns

Kanzleiorganisation & Backoffice-Leitung

• Du hältst unseren Kanzleialltag zusammen und sorgst dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren.
• Du leitest und koordinierst unser Backoffice-Team und bist erste Anlaufstelle für organisatorische Themen.
• Du bringst Ordnung in Prozesse, Prioritäten und Zuständigkeiten – mit Klarheit und einem guten Gespür für Menschen.

Fakturierung & Abrechnung (dein Schwerpunkt)

• Du verantwortest unsere Fakturierung und bist Hauptansprechperson rund um Honorarnoten & Abrechnung.
• Du erstellst und kontrollierst Honorarnoten, behältst offene Themen im Blick und sorgst für saubere, verlässliche Abläufe.
• Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung und dem Fachteam zusammen, damit Leistungserfassung und Abrechnung stimmig sind.

Prozesse & interne Abläufe

• Du unterstützt bei Angebotserstellung, Systempflege, Korrespondenz sowie der laufenden Weiterentwicklung unserer internen Standards.
• Du optimierst Prozesse aktiv – und setzt Verbesserungen pragmatisch um (nicht nur „konzeptionieren“).

Kultur & Office

• Du organisierst Teamevents und stärkst damit unseren Zusammenhalt.
• Du unterstützt bei Themen wie Büroausstattung, IT-Organisation und Schnittstellen (gemeinsam mit unseren Partnern/Tools).

Kommunikation

• Du kommunizierst freundlich und klar mit Klient:innen, Behörden und externen Partnern – und sorgst dafür, dass Dinge weitergehen.

Das bringst du mit:

• Du arbeitest hoch strukturiert, genau und lösungsorientiert.
• Du hast Erfahrung in der Steuerberatung – idealerweise in einer administrativen/organisatorischen Rolle.
• Du hast Praxis in Fakturierung/Honorarnoten und ein gutes Verständnis für Abrechnung & Rechnungswesen.
• BMD-Kenntnisse (NTCS) sind sehr willkommen.
• Du übernimmst Verantwortung, denkst mit und setzt Dinge verlässlich um.
• Du bist kommunikativ, diskret, teamorientiert – und behältst auch bei Druck den Überblick.
• IT-Affinität und Erfahrung mit Tools wie monday.com, Finmatics etc. sind ein Plus.

Was wir dir bieten:

• Bei uns ist Home-Office gelebte Realität, und gleichzeitig erwarten dich moderne Büroräumlichkeiten – so kannst du flexibel arbeiten, so wie es für dich und das Team sinnvoll ist.
• Dich erwarten abwechslungsreiche Aufgaben, bei denen du Verantwortung übernimmst und echten Gestaltungsspielraum hast, um Dinge aktiv weiterzuentwickeln.
• Unser Standort in St. Pölten bietet eine top Infrastruktur und ist öffentlich sehr gut angebunden, sodass deine Anfahrt unkompliziert und angenehm ist.
• Wir fördern deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung und sorgen mit Teamevents, die wirklich Spaß machen, für ein starkes Miteinander.
• Bei uns erlebst du flache Hierarchien, eine offene Kultur und kurze Entscheidungswege, damit gute Ideen schnell umgesetzt werden können.
• Du bekommst einen krisensicheren Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive und einem Umfeld, das auf Stabilität und Wachstum setzt.
• Deine Gesundheit ist uns wichtig: Deshalb bieten wir dir eine steuerfreie Zusatz-Krankenversicherung, die Privatarztleistungen und Mundhygiene abdeckt (im Wert von ca. € 750 pro Jahr).
• Deinen Einsatz honorieren wir mit steuerfreien Bonuszahlungen, die deine Leistung sichtbar anerkennen.
• Dich erwartet ein wertschätzendes Betriebsklima, in dem wir professionell arbeiten und gleichzeitig menschlich miteinander umgehen.
• Zusätzlich steht dir eine Mitarbeiterwohnung in Kitzbühel zur Verfügung – ein Apartment für zwei Personen, ideal zum Abschalten und Auftanken.

Die Kanzlei, die es eigentlich nicht gibt. Willkommen bei der Holzinger Steuerberatung GmbH!

In unser Branche ist es leider oft normal, dass das Arbeitsklima unterirdisch ist, das Miteinander leidet und strenge Fristen oder Vorgaben den Arbeitsalltag erschweren. Unser Ziel ist es das beste Betriebsklima zu schaffen, wo Spaß und Freude an der Arbeit die Basis bilden. Dieses Ziel leben wir und erfreut uns täglich. Für neue Kolleg:innen ist das am Beginn oft ungewohnt. Mittlerweile ist diese gute Stimmung für uns von enormer Bedeutung. Flexibilität ist hierfür ebenso sehr wichtig. Jeder definiert seine Arbeitszeit und seine ideale Anzahl an Wochenstunden selbst. Home Office ist für uns eine Selbstverständlichkeit.

Das alles klingt nach genau dem richtigen Schritt für dich?

Wir mögen es unkompliziert. Schicke uns einfach deinen Lebenslauf hier im Portal oder per Mail. Alternativ kannst du auch ein kurzes Bewerbungsvideo per Whatsapp an +43 676 5351263 schicken. (Darin erzählst du: wer du bist / was dich persönlich auszeichnet / und was du von uns als Arbeitgeber erwartest).

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!