Vertriebsassistenz / Sales Backoffice Assistenz (m/w/d)

Werde Teil der hey contact heroes

Wir sind die hey contact heroes GmbH – ein moderner Customer-Service- und BPO-Dienstleister mit Sitz in Hamburg. Wir unterstützen Unternehmen dabei, Kundenservice, Vertrieb und Backoffice-Prozesse professionell, skalierbar und menschlich umzusetzen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Vertriebsassistenz / Sales Backoffice Assistenz (m/w/d), die direkt mit der Geschäftsführung zusammenarbeitet und unser Sales-Team im Tagesgeschäft zuverlässig unterstützt.

In dieser Rolle bist Du organisatorischer Mittelpunkt im Vertrieb: Du bereitest Angebote vor, pflegst Daten, koordinierst Termine, unterstützt bei Ausschreibungen und sorgst dafür, dass aus guten Verkaufschancen strukturierte Prozesse werden.

Deine Aufgaben:

Als Vertriebsassistenz übernimmst Du klassische Aufgaben im Sales-Backoffice und arbeitest eng mit der Geschäftsführung sowie dem Sales-Team zusammen.

Zu Deinen Aufgaben gehören insbesondere:

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Vertriebsalltag
• Vorbereitung, Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten
• Pflege von Kundendaten, Vertriebslisten und CRM-Systemen
• Recherche von potenziellen Neukunden, Ansprechpartnern und Ausschreibungen
• Vorbereitung von Präsentationen, Unterlagen und Angebotsdokumenten
• Koordination und Nachbereitung von Kundenterminen
• Unterstützung bei Ausschreibungen, Pitches und Kundenprojekten
• Erstellung von Auswertungen, Übersichten und Vertriebsreportings
• Nachhalten von Fristen, Rückmeldungen und offenen Themen
• Kommunikation mit internen Teams wie Operations, Projektmanagement, Recruiting und Geschäftsführung
• Allgemeine administrative Aufgaben im Sales-Backoffice

Dein Profil:

Du bist organisiert, zuverlässig und hast Freude daran, Vertrieb nicht nur mitzudenken, sondern aktiv zu unterstützen. Du arbeitest gerne strukturiert, bist kommunikationsstark und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen.

Das bringst Du idealerweise mit:

• Erste Erfahrung im Vertrieb, Sales-Backoffice, Assistenzbereich oder in der Kundenbetreuung
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office oder Google Workspace
• Freude an Kommunikation, Koordination und administrativen Aufgaben
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Ein gutes Gespür für Kunden, Zahlen, Fristen und Prioritäten
• Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Diskretion und Professionalität im direkten Austausch mit der Geschäftsführung
• Interesse an Vertrieb, Customer Service, BPO und modernen Dienstleistungsprozessen

Vorkenntnisse aus der Callcenter-, Customer-Service- oder BPO-Branche sind ein Plus, aber keine Voraussetzung. Viel wichtiger ist uns, dass Du Lust hast, Dich einzuarbeiten, mitzudenken und Verantwortung zu übernehmen.

Das bieten wir Dir:

Bei hey contact heroes erwartet Dich ein dynamisches Unternehmen mit kurzen Wegen, schnellen Entscheidungen und viel Gestaltungsspielraum. Du arbeitest direkt an vertriebsrelevanten Themen mit und bekommst einen echten Einblick in Unternehmensführung, Sales und Kundenprojekte.

Unsere Benefits:

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Spannende Einblicke in Vertrieb, Kundenprojekte und Unternehmensentwicklung
• Ein modernes Arbeitsumfeld in einem wachsenden BPO-Unternehmen
• Kurze Entscheidungswege und offene Kommunikation
• Viel Verantwortung und die Möglichkeit, aktiv mitzugestalten
• Strukturierte Einarbeitung und Unterstützung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen
• Abwechslungsreiche Aufgaben statt monotoner Assistenzarbeit
• Moderne Tools und digitale Prozesse
• Ein wertschätzendes Team mit Hands-on-Mentalität
• Entwicklungsmöglichkeiten im Bereich Sales, Projektmanagement oder Operations

Warum hey contact heroes?

Wir glauben daran, dass guter Kundenservice und erfolgreicher Vertrieb vor allem eines brauchen: Menschen, die mitdenken, Verantwortung übernehmen und Lust haben, Dinge voranzubringen.

Als Vertriebsassistenz bist Du bei uns nicht einfach „nur Verwaltung“, sondern ein wichtiger Teil unseres Wachstumsteams. Du sorgst dafür, dass unser Vertrieb professionell arbeiten kann, Angebote sauber vorbereitet werden und Chancen nicht verloren gehen.

Klingt nach Dir?

Dann freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.

Bewirb Dich jetzt als Vertriebsassistenz / Sales Backoffice Assistenz (m/w/d) bei den hey contact heroes und werde Teil eines Unternehmens, das Kundenservice, Vertrieb und moderne Zusammenarbeit neu denkt.