Persönliche Assistenz der Geschäftsführung – Vollzeit (m/w/d)

Du organisierst gerne, behältst den Überblick und hast Freude daran, anderen zuverlässig den Rücken freizuhalten?

Als persönliche Assistenz unterstützt du unsere Geschäftsführung im Arbeitsalltag und sorgst dafür, dass organisatorische und praktische Aufgaben zuverlässig erledigt werden.

Dabei geht es nicht nur um klassische Büroorganisation. Zu deinem Aufgabenbereich gehören ebenso Terminorganisation, Reiseplanung, Besorgungen, Fahrten und andere praktische Erledigungen.

Wir suchen jemanden, der mitdenkt, Absprachen zuverlässig umsetzt und auch bei kleinen Dingen Wert darauf legt, dass sie ordentlich erledigt werden.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt unsere Geschäftsführung im täglichen organisatorischen Ablauf.

• Du koordinierst Termine und behältst Fristen und Absprachen im Blick.

• Du planst und organisierst Geschäftsreisen, Hotels und Veranstaltungen.

• Du bereitest Termine organisatorisch vor und nach.

• Du koordinierst externe Dienstleister und vereinbarst notwendige Termine.

• Du übernimmst Besorgungen sowie Abhol- und Bringdienste.

• Du kümmerst dich bei Bedarf um unsere Fahrzeuge, beispielsweise Tanken, Reinigung sowie Werkstatt- oder Servicetermine.

• Du fährst die Geschäftsführung gelegentlich zu Terminen oder Veranstaltungen.

• Du kümmerst dich darum, dass benötigte Unterlagen, Materialien oder Gegenstände rechtzeitig am richtigen Ort sind.

• Du unterstützt bei organisatorischen Aufgaben rund um Büro und Veranstaltungen.

• Du übernimmst wiederkehrende Aufgaben eigenständig und hältst den Bearbeitungsstand zuverlässig nach.

• Du sorgst dafür, dass offene organisatorische Themen nicht liegen bleiben.

So sieht dein Arbeitsalltag aus

Dein Arbeitsalltag besteht aus einer Mischung aus festen Routinen und kurzfristigen organisatorischen Aufgaben.

Ein Teil deiner Aufgaben wiederholt sich regelmäßig. Andere Themen entstehen kurzfristig und müssen zuverlässig organisiert oder erledigt werden.

Du bekommst klare Zuständigkeiten und Absprachen. Innerhalb dieses Rahmens erwarten wir, dass du deine Aufgaben selbstständig im Blick behältst und vollständig erledigst.

Dabei solltest du kein Problem damit haben, dass die Aufgaben sehr unterschiedlich sein können.

An einem Tag koordinierst du Termine oder Reisen, an einem anderen bringst du ein Fahrzeug zum Service, holst Unterlagen ab oder bereitest etwas für einen Geschäftstermin vor.

Für uns ist keine dieser Aufgaben zu klein. Entscheidend ist, dass sie zuverlässig erledigt wird.

Die Stelle passt besonders gut zu dir, wenn …

• du gerne organisierst und anderen den Rücken freihältst,

• du zuverlässig bist und Zusagen ernst nimmst,

• du gerne mit klaren Zuständigkeiten und Absprachen arbeitest,

• du auch wiederkehrende Aufgaben dauerhaft sorgfältig erledigst,

• du praktisch veranlagt bist und Dinge lieber erledigst als lange darüber zu sprechen,

• du mitdenkst und erkennst, was als Nächstes gebraucht wird,

• du Freude an Ordnung und einem gut organisierten Alltag hast,

• du diskret mit vertraulichen Informationen umgehen kannst,

• du gerne einen festen Verantwortungsbereich langfristig übernimmst,

• du kein Problem damit hast, sowohl Büroaufgaben als auch praktische Erledigungen zu übernehmen.

Das solltest du mitbringen

• sehr hohe Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit

• ausgeprägtes Organisationstalent

• sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise

• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

• selbstständige Arbeitsweise innerhalb klarer Absprachen

• freundliches und professionelles Auftreten

• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen

• Flexibilität bei unterschiedlichen organisatorischen Aufgaben

• gepflegtes Auftreten

• Führerschein Klasse B

• sichere und verantwortungsbewusste Fahrweise

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Organisation, Hotellerie, Empfang, Office Management oder vergleichbar ist von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung.

Wichtiger ist für uns, dass du zuverlässig, organisiert und pragmatisch arbeitest.

Deine Einarbeitung bei ESH

Zu Beginn lernst du die Abläufe, Zuständigkeiten und wiederkehrenden Aufgaben der Geschäftsführung kennen.

Wir zeigen dir Schritt für Schritt, welche Termine, Dienstleister, organisatorischen Prozesse und Routinen regelmäßig anfallen.

Du erhältst klare Ansprechpartner und nachvollziehbare Abläufe.

Mit zunehmender Erfahrung übernimmst du deinen Aufgabenbereich immer eigenständiger und weißt, welche Dinge regelmäßig erledigt oder vorbereitet werden müssen.

Was gute Assistenz für uns bedeutet

Eine gute Assistenz wartet nicht darauf, dass jede einzelne Aufgabe mehrfach erinnert wird.

Sie kennt ihre Zuständigkeiten, hält Absprachen ein und sorgt dafür, dass organisatorische Themen zuverlässig erledigt werden.

Dabei geht es nicht darum, möglichst viel selbst zu entscheiden.

Entscheidend ist, innerhalb klarer Absprachen mitzudenken, offene Punkte im Blick zu behalten und Aufgaben vollständig abzuschließen.

Das erwartet dich bei ESH

Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

Du arbeitest eng mit unserer Geschäftsführung zusammen und bist ein wichtiger Teil des täglichen organisatorischen Ablaufs.

Klarer Verantwortungsbereich

Du weißt, welche Aufgaben und Themen zu deinem Bereich gehören und was von dir erwartet wird.

Abwechslungsreiche, aber strukturierte Aufgaben

Dein Aufgabenbereich verbindet Büroorganisation mit praktischen Erledigungen. Dadurch bleibt dein Alltag abwechslungsreich, ohne dass sich deine grundlegende Rolle ständig verändert.

Langfristige Perspektive

Wir suchen jemanden, der diese Rolle langfristig übernimmt und mit der Zeit immer besser weiß, wie er der Geschäftsführung zuverlässig den Rücken freihalten kann.

Attraktive Vergütung

Je nach Erfahrung und Qualifikation liegt dein Gehalt bei 4.000–4.200 € brutto pro Monat.

Moderne Arbeitsplätze

Dich erwarten moderne Büroräume in Hamburg-Altona, hochwertige Arbeitsgeräte und höhenverstellbare Schreibtische.

Mitarbeitervorteile

Über unser Mitarbeiter-Benefit-System bieten wir dir verschiedene Vergünstigungen und Zuschüsse, unter anderem über Probonio.

Rahmenbedingungen

Arbeitsort: Hamburg-Altona
Beschäftigung: Vollzeit
Arbeitsmodell: vor Ort
Gehalt: 4.000–4.200 € brutto/Monat
Führerschein: Klasse B erforderlich

Wenn du gerne organisierst, zuverlässig Dinge erledigst und Freude daran hast, anderen im Alltag den Rücken freizuhalten, freuen wir uns auf deine Bewerbung.