GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF

ENVOI, fondée en 1996 avec le soutien de la Mairie de Toulouse et d'Airbus favorise l'insertion professionnelle de personnes en difficultés face au monde du travail ou en situation de handicap.

ENVOI Insertion & Handicap est une association d'inclusion sociale réunissant : Une Entreprise d'Insertion & Une Entreprise Adaptée.
Nous comptons aujourd'hui plus de 230 femmes et hommes qui portent nos valeurs : Insertion & Handicap, Diversité,
Au quotidien, nos équipes se mobilisent dans la réalisation d'activités de production et de services dans le plus grand respect des règles de qualité et de satisfaction de nos clients.

Nous avons pour objectif de réinsérer dans l'emploi et d'accompagner les collaborateurs vers un emploi durable.

Dans le cadre de nos activités pour notre client AIRBUS, nous recherchons un(e) Gestionnaire administratif polyvalent(e) pour rejoindre notre équipe basée à Colomiers.

Vous interviendrez sur deux activités complémentaires : la gestion administrative des demandes de créatio de fiches de postes et et le traitement des notes de frais des salariés expatriés.

1. Gestion administrative des demandes de recrutement (Job Requisitions – JR)

En lien direct avec les équipes RH et les donneurs d'ordres Airbus, vous assurez le traitement et le suivi des demandes de recrutement.

• Réceptionner les demandes de recrutement (JR) via la plateforme Resource Manager d'Airbus.
• Créer et enregistrer les demandes dans l'outil MyPulse dans un délai de 24 heures.
• Mettre à jour les fichiers de suivi et veiller à la fiabilité des informations renseignées.
• Assurer les échanges avec les différents interlocuteurs Airbus afin de garantir le bon traitement des demandes.
• Réaliser des points réguliers avec votre manager ENVOI sur l'avancement de l'activité.

2. Gestion administrative des notes de frais des expatriés (Expenses)

Vous assurez également le traitement et le suivi des demandes de remboursement des frais professionnels des salariés expatriés.

• Réceptionner et contrôler la conformité des demandes de remboursement.
• Vérifier l'exactitude des informations et des justificatifs transmis.
• Saisir et traiter les montants à rembourser dans l'outil SAP.
• Assurer le suivi des dossiers et échanger avec les donneurs d'ordres Airbus.
• Veiller au respect des procédures et des délais de traitement.

3. Suivi de l'activité et reporting

• Réaliser un reporting quotidien des activités.
• Concevoir, alimenter et suivre les indicateurs de performance (KPI).
• Identifier les éventuelles anomalies et contribuer à la fiabilisation des données.
• Gérer les priorités et faire preuve d'agilité pour intervenir efficacement sur les deux activités.

Idéalement titulaire d'une formation de niveau Bac à Bac+2 en administration, gestion ou dans un domaine équivalent, vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et appréciez les missions nécessitant rigueur, organisation et polyvalence.

Vos compétences :

• Bonne maîtrise de la suite Google Workspace (Google Sheets, Gmail et Google Drive) et d'Excel.
• Capacité à utiliser simultanément plusieurs outils informatiques.
• Aisance dans le traitement, le contrôle et le suivi de données administratives.
• Excellentes capacités d'organisation, d'analyse et de gestion des priorités.
• Qualités rédactionnelles et relationnelles permettant d'échanger avec différents interlocuteurs professionnels.

Vos qualités personnelles :

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre autonomie et votre capacité d'adaptation. Vous savez gérer plusieurs dossiers en parallèle, respecter des échéances strictes et faire preuve de discrétion dans le traitement d'informations confidentielles.

Votre professionnalisme et votre sens de la communication vous permettent de travailler efficacement avec des interlocuteurs variés.

Les petits plus qui feront la différence :

• Une première expérience dans le secteur aéronautique.
• Une connaissance des outils Airbus, notamment MyPulse et SAP.
• Une expérience du reporting et du suivi d'indicateurs de performance (KPI).
• Un niveau d'anglais permettant d'évoluer dans un environnement professionnel international.

Ce poste est ouvert à toutes et à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Des aménagements de poste peuvent être étudiés en fonction des besoins individuels.

• Localisation : siège ENVOI à Colomiers (31).
• Contrat : CDD avec possibilité d'évolution en CDI.
• Temps de travail : 35 heures hebdomadaires.
• Horaires : plage horaire de 8 h 30 à 17 h.
• Environnement : travail en open space, sur poste informatique.
• Télétravail : non prévu.
• Prise de poste : dès que possible.
• Mutuelle prise en charge, Titres resturant, participation et intérréssement

Faites décoller votre avenir avec ENVOI !