Praktikum auf Malta: Front Office Manager:in/ Administrator:in gesucht

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten im Herzen einer der schönsten Inseln Europas. Unser Unternehmen, gelegen im idyllischen Malta, kombiniert professionelles Wachstum mit dem Zauber des mediterranen Lebensstils. Hier ist jeder Tag mehr als nur Arbeit – es ist ein Abenteuer.

Ihre Chance:
Als Front Office Manager:in sind Sie mehr als nur ein Teammitglied – Sie sind der Dreh- und Angelpunkt unseres Unternehmens. In dieser vielseitigen Rolle bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihr organisatorisches Talent voll zu entfalten und in einem internationalen Umfeld zu glänzen. Ihre Hauptaufgaben:

Ein Überblick über Ihre abwechslungsreichen Aufgaben:

• Dateneingabe und Pflege von Kundenakten.
• Unterstützung der Vorgesetzten bei ihren Aufgaben.
• Bearbeitung alltäglicher Kundenanfragen.
• Ablage und andere administrative Aufgaben.
• Stakeholdermanagement: Kontaktaufnahme mit Anwälten, Buchhaltern und Wirtschaftsprüfern (intern) im Namen der Kunde
• Unsere Kunden, Besucher und Lieferanten herzlich und hilfsbereit begrüßen, wenn sie ins Büro kommen.
• Kunden und Besucher kompetent an die zuständige Person und das entsprechende Büro verweisen.
• Eingehende Telefonanrufe professionell entgegennehmen, prüfen und bei Bedarf weiterleiten.
• Verantwortlich für einen gut organisierten und einladenden Empfangsbereich.
• Den Besprechungsraum für Meetings vorbereiten und dafür sorgen, dass er jederzeit gepflegt ist.
• Verwaltung und Bestellung von Büro-, Küchen- und Reinigungsmaterialien sowie Führung einer Lagerbestandsliste.
• Firmenpost einsammeln, Lieferungen empfangen und sortieren.
• Aktualisierte Aufzeichnungen über Büroausgaben und -kosten führen.
• Administrative Aufgaben erledigen und unsere Unternehmens-, Prüfungs- und Buchhaltungsabteilungen unterstützen.
• Alle anderen spannenden Aufgaben, die von Zeit zu Zeit anfallen, wie zum Beispiel die Unterstützung bei Teambuilding- und Firmenveranstaltungen sowie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen.

Was wir von Ihnen erwarten:

• Ein gepflegtes und ordentliches Erscheinungsbild in Kombination mit einer professionellen und höflichen Haltung
• Bereits in Malta wohnhaft
• Vorherige Erfahrungen wären von Vorteil, idealerweise mit mindestens 1-2 Jahren in einer ähnlichen Position. Bevorzugt werden Arbeitserfahrungen in der gleichen Branche.
• Eine abgeschlossene Ausbildung ist wünschenswert
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch.
• Professionelle Telefonskills und erstklassiger Kundenservice
• Gute Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen, vor allem Word, Excel und Outlook. Eine ECDL-Zertifizierung oder ein gleichwertiger Nachweis der Computerkenntnisse ist von Vorteil.
• Außergewöhnliche organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Pünktlichkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und Aufgaben mit minimaler Aufsicht zu priorisieren.

Was wir Ihnen bieten:

• Ein topmodernes, zentral gelegenes Büro
• Eine vielfältige und multikulturelle Arbeitsatmosphäre
• Umfangreiche Schulungs- und Aufstiegschancen für Ihre Karriere
• Teambuilding-Aktivitäten und unternehmensinterne Veranstaltungen während des Jahres
• Gezielte Förderung Ihrer beruflichen Entwicklung und individuellen Fähigkeiten
• Ein attraktives Vergütungspaket, das Ihrer Erfahrung und Qualifikation gerecht wird
• Vollständig übernommene Kosten für Ihren Mobilfunkanschluss

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!