Office-Manager (Deutschsprachig)

DigitalTwin Technology GmbH ist ein dynamisches und innovatives mittelständisches Unternehmen, das sich der Exzellenz in Baugewerbe, verarbeitende Industrie und Automobilsektor verschrieben hat. Wir suchen einen engagierten und detailorientierten Projekt- und Finanzkoordinator, der unser Team verstärkt. Diese Rolle ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf unserer Projekte und sorgt für eine effiziente Verwaltung der Arbeitszeitnachweise, Projektkosten und Reisekosten. Wenn Sie eine motivierte Fachkraft mit einem Auge fürs Detail und einer Leidenschaft für effektive Kommunikation sind, laden wir Sie ein, sich zu bewerben.

Der Projekt- und Finanzkoordinator ist verantwortlich für die Verwaltung und Kontrolle der Arbeitszeitnachweise von Mitarbeitern, die Überwachung der Projektkosten und die Überprüfung von Reisekosten. Diese Position erfordert starke Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch, da Sie mit deutschen Förderagenturen und anderen Interessengruppen kommunizieren werden. Der ideale Kandidat verfügt über eine solide Ausbildung im Finanzwesen, Projektmanagement und ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten.

Verwaltung von Arbeitszeitnachweisen:

• Überwachung und Sicherstellung der genauen Erfassung der Arbeitsstunden von Mitarbeitern.
• Überprüfung und Genehmigung von Arbeitszeitnachweisen auf Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und Projektanforderungen.
• Zusammenarbeit mit Teamleitern zur Lösung von Diskrepanzen oder Problemen im Zusammenhang mit der Zeiterfassung.

Kostenüberwachung:

• Verfolgung und Analyse von Projektkosten zur Einhaltung der Budgets.
• Erstellung regelmäßiger Finanzberichte und Prognosen für laufende Projekte.
• Identifizierung von Einsparmöglichkeiten und Empfehlung von Strategien zur Budgetoptimierung.

Überprüfung von Reisekosten:

• Überprüfung und Verifizierung von Reisekosten der Mitarbeiter auf Genauigkeit und Einhaltung der Richtlinien.
• Bearbeitung und Genehmigung von Reisekostenerstattungsanträgen.
• Koordination mit Mitarbeitern und Anbietern zur Lösung von reiserelevanten Problemen.

Kommunikation mit deutschen Förderagenturen:

• Hauptansprechpartner für deutsche Förderagenturen und Partner.
• Erstellung und Einreichung der erforderlichen Unterlagen und Berichte an die Förderstellen.
• Sicherstellung der Einhaltung von Förderanforderungen und Pflege starker Beziehungen zu den Interessengruppen.

Bildung & Erfahrung:

• Bachelor-Abschluss in Finanzen, Betriebswirtschaft, Projektmanagement oder einem verwandten Bereich.
• Nachgewiesene Erfahrung in Finanz- oder Projektmanagementrollen, vorzugsweise in einer ähnlichen Branche.
• Erfahrung mit Zeiterfassungssoftware und Finanzberichterstattungstools.

Fähigkeiten & Kompetenzen:

• Fließend in Deutsch und Englisch (in Wort und Schrift).
• Starke analytische Fähigkeiten und Aufmerksamkeit fürs Detail.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten.
• Kenntnisse in Microsoft Office Suite (Excel, Word, PowerPoint) und Projektmanagement-Software.
• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.

Persönliche Eigenschaften:

• Fähigkeit, sowohl eigenständig als auch im Team zu arbeiten.
• Hohe Integrität und Vertraulichkeit.
• Problemlösungsorientierte Denkweise mit einer proaktiven Herangehensweise an Aufgaben.

• Wettbewerbsfähiges Gehalt und Leistungspaket.
• Möglichkeiten zur beruflichen Entwicklung und Wachstum.
• Ein unterstützendes und dynamisches Arbeitsumfeld.
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeiten zum Homeoffice.

Interessierte Kandidaten sollten ihren Lebenslauf und ein Anschreiben mit relevanten Erfahrungen an joby[ar]digitaltwin[dot]technology senden.