Ehrenamt · remote · 4–6 Std./Woche: Assistenz Chief of Staff – COO Office (m/w/d)
Du behältst gerne den Überblick, organisierst mit Freude und sorgst dafür, dass aus guten Ideen konkrete Ergebnisse werden? Vielleicht hast du bereits Erfahrung in der Assistenz, im Projektmanagement oder in der Veranstaltungsorganisation. Bei uns unterstützt du direkt unsere Chief of Staff im COO Office: Gemeinsam sorgt ihr dafür, dass Sitzungen vorbereitet sind, Informationen ankommen und Aufgaben nicht liegen bleiben. Du musst nicht alles können – Verlässlichkeit und Freude am Mitgestalten sind uns wichtiger.
Gleich vorweg: Das ist ein Ehrenamt
Die Aufgabe ist unbezahlt und begründet kein Arbeitsverhältnis. Wir suchen Menschen, die ihre Fähigkeiten und Erfahrungen einbringen möchten, weil ihnen die Sache wichtig ist.
Wer wir sind
Der Deutsche Hilfsbund e.V. (DEHIB) bündelt Hilfsorganisationen und bringt sie mit Menschen aus Wirtschaft, Politik und Wissenschaft zusammen, damit soziales Engagement mehr bewirkt. Wir verbinden Verbände, schaffen professionelle Strukturen und bauen bundesweit eine Plattform für gesellschaftliche Wirkung auf. Damit das auch hinter den Kulissen funktioniert, brauchen wir Organisationstalente – und dich.
Deine Aufgaben
· Gremienarbeit unterstützen: Bei der organisatorischen Betreuung von Fachkräfterat, Kuratorium und weiteren Gremien mitwirken
· Sitzungen und Veranstaltungen organisieren: Termine koordinieren, Einladungen versenden, Anmeldungen verwalten und Unterlagen vorbereiten
· Aufgaben nachhalten: Offene Punkte, Zuständigkeiten und Fristen gemeinsam mit der Chief of Staff im Blick behalten
· Kommunikation begleiten: Kontakte koordinieren und Informationen zwischen Gremien, Bundesvorstand und Fachbereichen weitergeben
· Dokumentation und Ablage: Besprechungsergebnisse und Unterlagen in Microsoft 365 strukturiert pflegen
· Abläufe verbessern: Ideen für eine einfachere und effizientere Zusammenarbeit einbringen
Du musst nicht alles übernehmen. Gemeinsam schauen wir, wo deine Stärken liegen und welche Aufgaben du eigenverantwortlich betreuen möchtest.
Was du mitbringst
· Freude an Organisation, Kommunikation und strukturiertem Arbeiten
· Idealerweise erste Erfahrung in Assistenz, Büroorganisation, Projektkoordination, Veranstaltungsmanagement oder Vereinsarbeit
· Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen; Microsoft 365 (Teams, Outlook, Planner, SharePoint) ist von Vorteil
· Sorgfältige, eigenständige Arbeitsweise, Verlässlichkeit und Diskretion
· Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
· Bereitschaft, uns regelmäßig etwa 4–6 Stunden pro Woche zu unterstützen
Was wir dir bieten
Sinn & Gemeinnutz
· Deine Arbeit hilft, dass unsere ehrenamtlichen Teams, Gremien und Verantwortlichen wirkungsvoll zusammenarbeiten und gesellschaftliches Engagement gestärkt wird.
· Du arbeitest mit Menschen, die Verantwortung übernehmen und gesellschaftlich etwas bewegen wollen.
Exklusives Netzwerk
· Zugang zu einem wachsenden Netzwerk aus Wirtschaft, Politik, Wissenschaft und Non-Profit-Organisationen
· Austausch mit Unternehmer:innen, Führungskräften und Expert:innen ganz unterschiedlicher Fachrichtungen
· Zugriff auf das Know-how unserer angeschlossenen Organisationen und Kooperationspartner
Gestaltung & Verantwortung
· Du übernimmst eigene Aufgaben, gestaltest organisatorische Abläufe mit und bringst deine Ideen ein
· Direkte Zusammenarbeit mit unserer Chief of Staff und Einblick in das COO Office und die Gremienarbeit
· Möglichkeit, schrittweise mehr Verantwortung zu übernehmen
Entwicklung & Referenz
· Du entwickelst deine Fähigkeiten in Projektkoordination, Kommunikation und digitaler Zusammenarbeit weiter
· Eine starke Referenz: Mitarbeit in einer zentralen Organisationsfunktion einer bundesweit tätigen Organisation
· Qualifiziertes Ehrenamtszeugnis und Tätigkeitsnachweis
So arbeiten wir zusammen
· Komplett remote mit Microsoft 365, deine Zeit teilst du dir weitgehend flexibel ein
· Klare Absprachen: Aufgaben, Zeitumfang und feste Termine halten wir in einer kurzen Ehrenamtsvereinbarung fest
· Strukturierte Einarbeitung, Chief of Staff als feste Ansprechperson und eine Kennenlernphase von zwei bis drei Monaten
· Corporate Benefits
So meldest du dich – ganz unkompliziert
Kein Anschreiben, kein Bewerbungsmarathon: Schreib uns in drei, vier Sätzen, welche organisatorischen Erfahrungen du mitbringst, was dir besonders liegt und warum dich dieses Ehrenamt reizt. Danach lernen wir uns in einem kurzen virtuellen Gespräch kennen und schauen gemeinsam, ob es passt.
