Kaufmann / -Frau für Mandantenkommunikation und Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Gute Beratung beginnt mit guter Organisation.

Seit knapp 20 Jahren begleitet Consultia den gehobenen Mittelstand in steuerlichen Fragen und bei wichtigen unternehmerischen Entscheidungen. Unsere Mandate reichen von Immobilien über Transaktionen bis hin zu Restrukturierungen; zugleich unterstützen wir ausländische Unternehmen und Privatpersonen bei ihren Aktivitäten in Deutschland. An unseren Standorten in Berlin, Hamburg, Leipzig und Kleinmachnow arbeiten über 40 Mitarbeiter in einer weitgehend digitalen Kanzleiumgebung: Unterlagen, Anfragen und Informationen gehen überwiegend digital ein – etwa per E-Mail, über Schnittstellen, Portale oder andere elektronische Eingangskanäle.

Genau hier kommen Sie ins Spiel. Sie prüfen digitale Eingänge nach den Vorgaben der Kanzlei, systematisieren die eingehenden Informationen und sorgen dafür, dass sie vollständig, nachvollziehbar und richtig zugeordnet weiterverarbeitet werden. Dazu gehört, Unterlagen auf Vollständigkeit zu prüfen, Stammdaten im Blick zu behalten und Anliegen ohne Umwege an die zuständige Person weiterzugeben. Je besser Sie unsere Abläufe kennenlernen, desto mehr Vorgänge übernehmen Sie eigenständig – bis Sie die Person sind, die weiß, wie hier alles ineinandergreift.

Ihre Aufgaben.
Der Knotenpunkt zwischen Mandanten, Behörden und Geschäftsführung.

Sie sind direkt an die Geschäftsführung angebunden und begleiten neue Mandate von der ersten Anfrage an, wodurch Sie früh sehen, wie Entscheidungen in einer Beratungskanzlei entstehen. Da wir Unternehmen aus dem In- und Ausland betreuen, erreichen Sie Anliegen auf Deutsch wie auf Englisch.

• Prüfung, Systematisierung und Zuordnung digital eingehender Unterlagen, Anfragen und Informationen nach den Vorgaben der Kanzlei sowie Anstoßen der jeweiligen Folgeprozesse
• Aktives Mandantenmanagement: Aufnahme, Priorisierung und Nachverfolgung von Mandantenanliegen sowie strukturierte Weitergabe an die jeweils zuständige Person
• Begleitung neuer Mandate vom Erstkontakt bis zur vollständigen Einrichtung, einschließlich Steuerberatungsverträgen, Vollmachten, Transparenzregisterabrufen und digitaler Stammdatenanlage
• Pflege, Aktualisierung und Qualitätssicherung von Mandanten- und Stammdaten als Grundlage für verlässliche digitale Prozesse
• Kontinuierliche Verbesserung digitaler Arbeitsabläufe, insbesondere durch den praktischen Einsatz von KI-Anwendungen, digitalen Agenten und automatisierten Schnittstellen
• Eigenständige Bearbeitung wiederkehrender Vorgänge nach definierten Routinen sowie Mitwirkung daran, diese Routinen an neue digitale Möglichkeiten anzupassen
• Nachhalten offener Vorgänge, Fristen und Rückmeldungen in enger Abstimmung mit der gesamten Geschäftsführung und mit Blick auf eine verlässliche Mandantenbetreuung

Ihr Profil.

Digital denken, verlässlich handeln.

Wir suchen jemanden mit kaufmännischem Fundament, der Aufgaben sauber zu Ende bringt und auch an vollen Tagen den Überblick behält. Das Verständnis für unsere Abläufe wächst in der engen Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gern mit mehrjähriger Berufserfahrung
• Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise erste Erfahrung mit DATEV
• Interesse an KI-Anwendungen und digitalen Agenten und die Bereitschaft, sie im Arbeitsalltag zu nutzen
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie verhandlungssicheres Englisch
• Eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise

Was wir bieten.

Arbeitsbedingungen, die keine Wünsche übriglassen.

Unser Anspruch ist es, für unser Team das bestmögliche Arbeitsumfeld mit individuellen Entwicklungsmöglichkeiten zu schaffen. Dabei gehen wir neue Wege: sei es mit der geplanten Einführung einer 4-Tage-Woche, einer eigenen Auswahl von Mandanten oder kanzleiweiten Umsatzzielen statt personenbezogenen Zielen. Freuen Sie sich auf die folgenden Annehmlichkeiten:

• Spürbar überdurchschnittliche Vergütung & Zusatzleistungen: Attraktive Gehälter über dem Branchenschnitt und weitere Zusatzleistungen wie ein 13. Gehalt oder unsere betriebliche Altersvorsorge
• Interdisziplinäre Projekte: Betreuung von Projekten, welche die Expertise aus verschiedenen Fach- und Kompetenzbereichen erfordern
• Transparente Aufstiegschancen: Klar definierte Karrierepfade
• Moderne und stilvoll eingerichtete Räumlichkeiten: Die Umgebung ist die halbe Miete
• Teamzusammenhalt: Förderung des Miteinanders durch hohe Priorisierung des „Personal Fits“ neuer Teammitglieder und regelmäßigen Events
• Zahlreiche Fort- und vor allem digitale Weiterbildungsangebote: Weil Stillstand für Sie keine Option ist
• Eigenverantwortung & Vertrauen: Viel Freiraum für eigene Entscheidungen und Arbeitsweisen statt starrer Prozesse und Einschränkungen
• Hoher Digitalisierungsstandard: Die Zukunft ist jetzt

Ihr Weg zu uns.

Wenn Ihnen gefällt, was Sie lesen, sollten wir uns kennenlernen. Bitte senden Sie uns Ihren Lebenslauf sowie Ihre relevanten Zeugnisse. Ein Anschreiben ist willkommen, aber nicht zwingend erforderlich.

Auch beantworten wir gerne Ihre offenen Fragen – melden Sie sich einfach. Wir freuen uns auf Sie!

Consultia Steuerberatungsgesellschaft GmbH
Kurfürstendamm 33
10719 Berlin
+49 (0)30 / 308 38 91 – 0