Zivilgesellschaftliche und soziale Organisationen

Circular Berlin

1-10

Deutschland

Circular Berlin ist eine gemeinnützige Organisation, die den Wandel Berlins hin zu einer Kreislaufstadt vorantreibt. Wir verbinden Wissen, Praxisprojekte und Community-Arbeit – und machen unsere Erfahrungen weltweit zugänglich.  

👉 Ab November 2025 suchen wir eine_n Operations & Admin Manager\*in (m/w/d), die\*_der unsere internen Strukturen im Bereich Finanzen, Administration & HR stärkt und Lust hat, die Zukunft unserer Organisation aktiv mitzugestalten.

## Aufgaben

**1\. Finanzen & Controlling**

*   Verwaltung der Buchhaltung über eine Buchhaltungssoftware: laufende. Finanzbuchführung, Pflege von Finanzunterlagen und Kontenabstimmung.
*   Finanzmanagement und -berichterstattung für EU- und andere öffentlich geförderte Projekte.
*   Kommunikation mit Steuerkanzlei, Finanzamt, Arbeitsagentur, Deutsche Rentenversicherung und Versicherungen, wenn erforderlich.
*   Unterstützung bei der jährlichen Finanzplanung und Budgetkontrolle.
*   Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen, Sicherstellung der Genauigkeit und fristgerechten Zahlungsabwicklung.
*   Abgleich von Angeboten mit den eingereichten Rechnungen von Freelancer\*innen.

**2\. Betriebs- & Qualitätsmanagement**

*   Optimierung interner Organisationsprozesse und Arbeitsabläufe, Erstellung von Richtlinien und Aktualisierung von QM-Dokumenten.
*   Prüfung von Verträgen und Vereinbarungen, Upload über digitale Signatursoftware und Ablage in strukturierten Ordnern.
*   Mitarbeit an der Umsetzung von Organisationsstrategien und KPI-Monitoring
*   Unterstützung von Fundraising-Prozessen.

**3\. Personal & HR-Prozesse**

*   Koordination von Bewerbungs- und Einstellungsprozessen inkl. Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen.
*   Unterstützung bei projektbezogenen Verträgen, Sicherstellung der Einhaltung rechtlicher Vorgaben und interner Richtlinien.
*   Zusammenarbeit mit Steuerkanzlei und Lohnbüro: Bereitstellung von Informationen und Klärung lohnrelevanter Fragen.

## Qualifikation

**Was du mitbringst:**

*   Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Bereich Administration und Finanzcontrolling, idealerweise im Non-Profit-Sektor oder in Institutionen mit öffentlicher und EU-Förderung.
*   Fundierte Kenntnisse in deutschem Finanz-, Buchhaltungs- und Arbeitsrecht, ergänzt durch Verständnis der speziellen Regelungen für gemeinnützige Organisationen.
*   Sehr sorgfältige, detailorientierte Arbeitsweise mit hoher Zahlenaffinität.
*   Umfangreiche Erfahrung im Umgang mit Google Sheets/Excel.
*   Proaktive, hands-on Arbeitsweise: Du erkennst Chancen, neue Strukturen zu schaffen, Abläufe zu optimieren und setzt diese direkt um.
*   Offenheit und Interesse für neue Tools und Technologien zur Optimierung und Automatisierung von Prozessen.
*   Fähigkeit, in agilen Umfeldern zu arbeiten, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und souverän mit Unsicherheiten umzugehen.
*   Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1-Niveau in beiden Sprachen).Erfahrung mit Google Suite, Zoom, Notion und weiteren digitalen Kollaborationstools.

## Benefits

**Was wir bieten:**

*   Eine Teilzeitstelle (60 %, 24 Std./Woche) mit flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit zur Aufstockung ab 2026.
*   Einen zunächst befristeten Vertrag über 14 Monate, mit Option auf Verlängerung und langfristige Perspektive ab 2027.
*   30 Urlaubstage pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche).
*   Möglichkeit zum Homeoffice oder Arbeiten in unserem Büro in Berlin-Friedrichshain.
*   Zugang zu unserer Community, internen Ressourcen zur Kreislaufwirtschaft und unserem Slack-Kanal.
*   Wirkungsvolle Arbeit mit echtem Impact für eine nachhaltige Zukunft.

Klingt nach dir? ✨  
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung inkl. Lebenslauf, Motivationsschreiben, Gehaltsvorstellung (brutto Jahresgehalt für eine 100% Stelle) und Startdatum.

Betreff: **„Bewerbung als Operations & Admin Manager“**

Angestellte/r

Berufserfahren

Circular Berlin ist eine gemeinnützige Organisation, die den Wandel Berlins hin zu einer Kreislaufstadt vorantreibt. Wir verbinden Wissen, Praxisprojekte und Community-Arbeit – und machen unsere Erfahrungen weltweit zugänglich. 
👉 Ab November 2025 suchen wir eine_n Operations &amp; Admin Manager*in (m/w/d), die*_der unsere internen Strukturen im Bereich Finanzen, Administration &amp; HR stärkt und Lust hat, die Zukunft unserer Organisation aktiv mitzugestalten.
<h2 id="aufgaben">Aufgaben</h2>
1. Finanzen &amp; Controlling
<ul>
<li>Verwaltung der Buchhaltung über eine Buchhaltungssoftware: laufende. Finanzbuchführung, Pflege von Finanzunterlagen und Kontenabstimmung.</li>
<li>Finanzmanagement und -berichterstattung für EU- und andere öffentlich geförderte Projekte.</li>
<li>Kommunikation mit Steuerkanzlei, Finanzamt, Arbeitsagentur, Deutsche Rentenversicherung und Versicherungen, wenn erforderlich.</li>
<li>Unterstützung bei der jährlichen Finanzplanung und Budgetkontrolle.</li>
<li>Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen, Sicherstellung der Genauigkeit und fristgerechten Zahlungsabwicklung.</li>
<li>Abgleich von Angeboten mit den eingereichten Rechnungen von Freelancer*innen.</li>
</ul>
2. Betriebs- &amp; Qualitätsmanagement
<ul>
<li>Optimierung interner Organisationsprozesse und Arbeitsabläufe, Erstellung von Richtlinien und Aktualisierung von QM-Dokumenten.</li>
<li>Prüfung von Verträgen und Vereinbarungen, Upload über digitale Signatursoftware und Ablage in strukturierten Ordnern.</li>
<li>Mitarbeit an der Umsetzung von Organisationsstrategien und KPI-Monitoring</li>
<li>Unterstützung von Fundraising-Prozessen.</li>
</ul>
3. Personal &amp; HR-Prozesse
<ul>
<li>Koordination von Bewerbungs- und Einstellungsprozessen inkl. Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen.</li>
<li>Unterstützung bei projektbezogenen Verträgen, Sicherstellung der Einhaltung rechtlicher Vorgaben und interner Richtlinien.</li>
<li>Zusammenarbeit mit Steuerkanzlei und Lohnbüro: Bereitstellung von Informationen und Klärung lohnrelevanter Fragen.</li>
</ul>
<h2 id="qualifikation">Qualifikation</h2>
Was du mitbringst:
<ul>
<li>Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Bereich Administration und Finanzcontrolling, idealerweise im Non-Profit-Sektor oder in Institutionen mit öffentlicher und EU-Förderung.</li>
<li>Fundierte Kenntnisse in deutschem Finanz-, Buchhaltungs- und Arbeitsrecht, ergänzt durch Verständnis der speziellen Regelungen für gemeinnützige Organisationen.</li>
<li>Sehr sorgfältige, detailorientierte Arbeitsweise mit hoher Zahlenaffinität.</li>
<li>Umfangreiche Erfahrung im Umgang mit Google Sheets/Excel.</li>
<li>Proaktive, hands-on Arbeitsweise: Du erkennst Chancen, neue Strukturen zu schaffen, Abläufe zu optimieren und setzt diese direkt um.</li>
<li>Offenheit und Interesse für neue Tools und Technologien zur Optimierung und Automatisierung von Prozessen.</li>
<li>Fähigkeit, in agilen Umfeldern zu arbeiten, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und souverän mit Unsicherheiten umzugehen.</li>
<li>Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1-Niveau in beiden Sprachen).Erfahrung mit Google Suite, Zoom, Notion und weiteren digitalen Kollaborationstools.</li>
</ul>
<h2 id="benefits">Benefits</h2>
Was wir bieten:
<ul>
<li>Eine Teilzeitstelle (60 %, 24 Std./Woche) mit flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit zur Aufstockung ab 2026.</li>
<li>Einen zunächst befristeten Vertrag über 14 Monate, mit Option auf Verlängerung und langfristige Perspektive ab 2027.</li>
<li>30 Urlaubstage pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche).</li>
<li>Möglichkeit zum Homeoffice oder Arbeiten in unserem Büro in Berlin-Friedrichshain.</li>
<li>Zugang zu unserer Community, internen Ressourcen zur Kreislaufwirtschaft und unserem Slack-Kanal.</li>
<li>Wirkungsvolle Arbeit mit echtem Impact für eine nachhaltige Zukunft.</li>
</ul>
Klingt nach dir? ✨ Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung inkl. Lebenslauf, Motivationsschreiben, Gehaltsvorstellung (brutto Jahresgehalt für eine 100% Stelle) und Startdatum.
Betreff: „Bewerbung als Operations &amp; Admin Manager“

Operations Manager*in (f/d/m) Teilzeit 60% - Admin & Finance

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