VA Virtuelle Assistenz - Admin & Buchhaltung (Digital Female Health)

Caona Health ist …

ein junges Startup im Bereich der digitalen Frauengesundheit, das ein tiefgreifendes Verständnis und eine holistische Betrachtung der Frauengesundheit fördert. Unsere Mission ist es, Frauen zu Expertinnen ihres eigenen Körpers zu machen, indem wir personalisierte, wissenschaftlich fundierte Lösungen mit Hilfe von modernster Datentechnologie und KI bereitstellen.

Wir sind VisionärInnen und MacherInnen, die daran glauben, dass wir durch unser Handeln Veränderung bewirken können.

Als Virtual Assistant unterstützt du Caona Health im operativen Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass unsere administrativen und buchhalterischen Prozesse reibungslos, strukturiert und zuverlässig laufen.

Konkret übernimmst du folgende Aufgaben:

Buchhaltung & Steuer-Vorbereitung

• Strukturierung, Prüfung und Pflege von Belegen
• Vorbereitung der Unterlagen für die laufende Buchhaltung
• Zuarbeit für die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) und den Jahresabschluss in Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen

Fördermittelmanagement

• Koordination und Kommunikation mit Förderstellen und Projektträgern
• Unterstützung bei Reportings, Rückfragen und der fristgerechten Mittelabrufung
• Pflege relevanter Unterlagen und Übersichten zu Förderprojekten

Vertrags- & Dokumentenmanagement

• Abwicklung von Vertragsdokumenten (z. B. Arbeitsverträge, NDAs, Dienstleisterverträge)
• Personalisierung von Vertragsvorlagen
• Organisation und Nachverfolgung digitaler Unterschriften

Recherche & Organisation

• Recherche von Dienstleistern und Tools
• Einholen und Vergleichen von Angeboten
• Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen für das Management

• Fundierte Buchhaltungskenntnisse, insbesondere im Umgang mit Tools wie lexoffice und Qonto
• Grundlegendes steuerliches Verständnis, um Belege korrekt einzuordnen und vorzubereiten
• Hohe digitale Affinität und sicherer Umgang mit modernen Tools (z. B. DocuSign, Online-Stellenausschreibungen, Outlook und gängige Microsoft-Tools)
• Sehr klare, professionelle und zuverlässige Kommunikation – schriftlich wie mündlich
• Ausgeprägte strukturierte Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Eigenorganisation
• Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, mitzudenken, Lösungen zu erkennen und pragmatisch umzusetzen
• Sehr gute Deutschkenntnisse, idealerweise auch gute Englischkenntnisse

Unser Spirit:

• Wir sind ein dynamisches Umfeld, das Kreativität und Eigeninitiative fördert.
• Bei uns gibt es Raum für kreative Freiheit und die Möglichkeit, die Welt der Frauengesundheit aktiv mitzugestalten.
• Wir legen großen Wert auf Vielfalt der Perspektiven und fördern eine Kultur der Offenheit und Inklusion.

Eintrittstermin: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Wir freuen uns auf deine Bewerbung.

Dein Caona-Team