Assistenz der Geschäftsleitung (w/m/d) - Teilzeit 20-30h/Woche

HRM Institute (ehemals børding messe) konzipiert, organisiert und realisiert im In- und Ausland Fachmessen, Expofestivals, Online Konferenzen und Online Events zu den Themen Personalmanagement, Recruiting, Learning & Development, Retention, HRTechnology, Arbeitssicherheit, Corporate Fashion - kurz: b2b Live Kommunikation als Branchentreffpunkt für Fachbesucher mit Entscheidungskompetenz, Top-Anbietern, Experten und Vordenkern in unseren HR-Branchen.

"Connecting HR people: to network / to learn / to find the best solution".

Dazu passend haben wir eine Reihe digitaler Formate, digitaler Produkte, Online-Weiterbildungen für HR, Fachzeitschriften und [HR-]Jobbörsen entwickelt. Wir sind ein agiles Unternehmen, mit derzeit ca. 30 Mitarbeitern am Standort Mannheim, das sich kontinuierlich weiterentwickelt.

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Personalabteilung sowie dem Lohnbüro
• Telefonbetreuung nach außen und innen
• Planung und Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen und Dienstreisen einschließlich der Erstellung von Reisekostenabrechnungen
• Überwachung und Koordination von Terminen
• Professionelle Bearbeitung und Verwaltung eingehender und ausgehender Post sowie Korrespondenz per Post und E-Mail mit externen Leistungsträgern und Geschäftspartnern (Vermieter, IT-Dienstleister, Steuerbüro, Versicherer, Markenrechte, etc.)
• Schreibtätigkeiten wie Aktenvermerke, Berichte und Protokolle. Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen und Reklamationsbearbeitung
• Ablagen- und Datenmanagement sowie Digitalisierung
• Mitarbeit an Sonderprojekten
• Botengänge sowie Empfang und Serviceleistungen für Besucher und Gäste
• Steuerung und überwachung der interne Kommunikation
• Organisation und Vorbereitung von Meetings, Firmenevents und Workshops
• Vorbereitende Arbeiten für die Buchhaltung und Vorsteuererstellung
• Personalverwaltung: Onboarding, Offboarding, Verträge, Vertragsergänzungen, Zeugnisse, Ausbidungskoordination
• Immobilienmanagement: Instandhaltung, Verwaltung und Vermietung sowie Abrechnungen, Telefonischer und schriftlicher Kontakt zu Mietern, Handwerkern, Maklern und Dienstleistern.

• Abgeschlossene kaufmännische oder büroorganisatorische Ausbildung, Studium der Betriebswirtschaftslehre oder Erfarhung im Hotel-, Tourismus oder Gastronomiebereich von Vorteil.
• Du hast ein sicheres Auftreten, bist belastbar, diskret, teamfähig und ein Organisationstalent.
• Du nutzt gern IT-Tools und es macht Dir Spaß Dich mit neuen Tools auseinanderzusetzen.
• Du arbeitest selbständig, genau, strukturiert und bist gut organisiert. Kurz: ein Organisationstalent.
• Deutschkenntnisse auf Muttersprachenniveau

• Wertschätzung: Wir sind ein Team und verfolgen alle ein Ziel - unser Produkt erfolgreich zu machen.
• Transparenz und Teamfähigkeit werden in unserem Unternehmen groß geschrieben. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung und der Personalabteilung und dem Lohnbüro zusammen. Die Projektleiter sind Deine Ansprechpartner*innen geht es um die Koordination der Messetermine für die Geschäftsführung.
• Selbstständiges Arbeiten und eine Gleitzeitregelung
• Ein überaus kollegiales Team, das Dich beim Onboarding unterstützt und Dir bei allen Fragen zur Seite steht
• Fort- und Weiterbildungen
• Eine attraktive Altersvorsorge

Du hast eine hohe Service- und Leistungsbereitschaft und die Fähigkeit auch bei hohem Arbeitsaufkommen einen kühlen Kopf zu bewahren?
Du möchtest in einem interkutlurellen Umfeld arbeiten und in einem dynamischen Team etwas bewegen?
Dann bist Du bei uns genau richtig!
Wir freuen uns, Dich kennenzulernen!