Backoffice Manager:in (m/w/d) - 100% Remote

Über uns

Wir sind eine spezialisierte Unternehmensberatung mit Sitz in Grünwald bei München und unterstützen etablierte Online-Händler dabei, ihr Tagesgeschäft systematisch zu professionalisieren. Mit unserem rund 10-köpfigen Team begleiten wir täglich über 100 E-Commerce-Marken beim Aufbau stabiler Prozesse und Strukturen – von Einkauf und operativen Abläufen bis hin zur Aussteuerung von Marketingkampagnen.

Über die Position

In dieser Rolle unterstützt du unser Team und die Geschäftsführung im Backoffice und sorgst dafür, dass administrative Abläufe, Unterlagen und Projekte sauber dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar sind. Du arbeitest überwiegend eigenständig, mit klar definierten Aufgaben, wenig Meetings und viel Raum für konzentriertes Arbeiten.

Mit deiner strukturierten und zuverlässigen Umsetzung trägst du einen entscheidenden Beitrag dazu bei, dass wir auch im weiteren Wachstum handlungsfähig bleiben.

Das sind deine Aufgaben:

• Projektdokumentation & BAFA-Fördermittelmanagement: Du dokumentierst laufende Beratungs- und Förderprojekte vollständig und gewissenhaft. Dazu gehört die Aufbereitung von Projektinformationen wie Notizen, Calls und Ergebnissen sowie die Pflege aller relevanten Unterlagen. Du stellst sicher, dass Informationen jederzeit nachvollziehbar sind und erkennst fehlende Angaben oder offene Punkte frühzeitig.
• Vorbereitende Buchhaltung: Du sammelst und prüfst Belege, bereitest Unterlagen für Steuerberater und Buchhaltung vor und pflegst Rechnungs-, Zahlungs- und Belegübersichten. Dabei sorgst du für Ordnung, Vollständigkeit und saubere Abläufe.
• Administrative Unterstützung der Geschäftsführung: Du unterstützt die Geschäftsführung im administrativen Tagesgeschäft, bereitest Unterlagen und Recherchen vor und hältst interne Strukturen und Ablagen aktuell. Du sorgst dafür, dass Ordnung, Übersicht und Verlässlichkeit im Hintergrund jederzeit gewährleistet sind.

Das bringst du mit:

• Erfahrung im Backoffice und in administrativen Tätigkeiten: Du bringst Erfahrung in administrativen, dokumentations- oder sachbearbeitenden Tätigkeiten mit, zum Beispiel im Backoffice, als Assistenz, in einer Steuerkanzlei, in der Verwaltung oder in einem vergleichbaren Umfeld. Du bist es gewohnt, mit Unterlagen, Dokumenten und strukturierten Informationen zu arbeiten und diese sauber aufzubereiten.
• Eigenständiges, fokussiertes Arbeiten: Du kannst dich gut konzentrieren, arbeitest eigenverantwortlich und gehst Aufgaben strukturiert und gewissenhaft an. Du legst Wert auf saubere Ergebnisse und hast Freude daran, durch deine Arbeit dazu beizutragen, dass ein wachsendes Unternehmen strukturiert, stabil und handlungsfähig bleibt.
• Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise: Du arbeitest organisiert, sorgfältig und zuverlässig und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick. Klare Abläufe, Routinen und saubere Prozesse sind für dich selbstverständlich und helfen dir, konstant gute Ergebnisse zu liefern.
• Digitale Affinität: Du arbeitest sicher mit digitalen Tools wie Google Workspace, MS Office, Slack, ChatGPT oder vergleichbaren Anwendungen. Du hast Freude daran, digitale Ablagen und Systeme übersichtlich zu halten und dich in neue Tools schnell einzuarbeiten.

Was wir dir bieten:

• Professionelles Arbeitsumfeld mit starkem Teamspirit: Du arbeitest in einem kollegialen Umfeld mit flachen Hierarchien, klarer Kommunikation und hohem Qualitätsanspruch. Teamarbeit, gegenseitige Unterstützung und Verlässlichkeit stehen bei uns im Mittelpunkt.
• Persönlicher Fit und angenehme Zusammenarbeit: Uns ist wichtig, dass die Zusammenarbeit nicht nur fachlich, sondern auch menschlich passt. Wir schätzen einen respektvollen Umgang, Verlässlichkeit und eine angenehme Arbeitsatmosphäre.
• Attraktive Vergütung: Wir bieten dir ein wettbewerbsfähiges Gehalt, das deiner Erfahrung, deiner Rolle und deinem Verantwortungsbereich entspricht.
• Regelmäßige Team-Events: Auch wenn wir remote arbeiten, legen wir Wert auf persönlichen Austausch. Regelmäßige Team-Events wie gemeinsame Aktivitäten oder Teamevents stärken den Zusammenhalt.
• Individuelle Weiterentwicklung: Weiterbildung ist bei uns ausdrücklich erwünscht. Themen, die dich fachlich oder persönlich weiterbringen, kannst du jederzeit offen ansprechen.
• Offene und transparente Kommunikation: Wir pflegen eine ehrliche, direkte und wertschätzende Feedbackkultur. Klare Absprachen und Transparenz sind für uns selbstverständlich.
  Moderne Arbeitsausstattung: Du erhältst eine hochwertige Arbeitsausstattung mit aktueller Apple-Technik, damit du effizient und fokussiert arbeiten kannst.

Du hast Lust, uns kennenzulernen und mehr über die Position zu erfahren? Wir freuen uns auf deine Bewerbung!