Assistente Executivo/a | Executive Assistant

A Porto Digital atua como entidade de suporte à transformação digital urbana, estando ao serviço da cidade do Porto e contribuindo para acelerar a implementação das estratégias de Inovação e Transição Digital.

Constituída para conectar, cocriar e colaborar, promove a eficiência dos serviços públicos, com impacto real na qualidade de vida dos cidadãos, orientando a sua atuação para um desenvolvimento sustentável e inclusivo.

A Porto Digital procura um(a) Assistente Executivo/a para apoio direto ao/à Administrador(a) Executivo/a, com um papel central na gestão diária da organização e na articulação com stakeholders institucionais.

Esta função tem como objetivo assegurar suporte executivo de elevada exigência, contribuindo para a gestão eficaz de prioridades, para a fluidez dos processos internos e para o acompanhamento estruturado dos principais temas da organização.

O/A Assistente Executivo/a trabalhará em proximidade com o/a Administrador(a) Executivo/a, apoiando a gestão de agenda, informação e comunicação, bem como o acompanhamento de temas sensíveis e transversais. Trata-se de uma função com elevada exposição e oportunidade de aprendizagem, ideal para quem pretende acelerar o seu desenvolvimento profissional num contexto exigente e dinâmico.

Principais atividades/tarefas a realizar:

• Gerir a agenda, prioridades e compromissos do/a Administrador(a) Executivo/a, assegurando alinhamento com as necessidades da organização
• Preparar, organizar e acompanhar reuniões, incluindo documentação de suporte e follow-up (com registo de pontos-chave sempre que aplicável);
• Assegurar a gestão e triagem de comunicações, correspondência e informação sensível;
• Organizar documentação executiva, apresentações e materiais de apoio;
• Articular com diferentes áreas internas e stakeholders externos para recolha de informação e acompanhamento de temas;
• Apoiar a preparação de reuniões institucionais, eventos e iniciativas relevantes, incluindo acompanhamento presencial quando necessário;
• Contribuir para a melhoria contínua dos processos de organização e suporte ao/à Administrador(a) Executivo/a.

• Formação superior em Gestão, Direito, Relações Internacionais, Administração ou áreas similares;
• Experiência profissional entre 2 a 5 anos em funções de apoio executivo ou similares;
• Experiência em contextos exigentes, com gestão de múltiplas prioridades;
• Elevada capacidade de organização, planeamento e atenção ao detalhe;
• Excelente capacidade de comunicação escrita e verbal;
• Fluência em Português e Inglês (leitura, conversação e escrita);
• Domínio de ferramentas de produtividade (Microsoft Office, SharePoint e ferramentas digitais de suporte à produtividade, incluindo ferramentas de inteligência artificial).

Perfil:

• Elevado sentido de responsabilidade e compromisso;
• Discrição e sentido de confidencialidade (fator crítico);
• Capacidade de antecipação, organização e proatividade;
• Capacidade de trabalhar sob pressão e gerir diferentes temas em paralelo;
• Rigor, atenção ao detalhe e orientação para resultados;
• Boa capacidade relacional e facilidade de interação com diferentes interlocutores.

Sobre a função:

Esta é uma posição de elevada proximidade ao/à Administrador(a) Executivo/a, com exposição a temas relevantes para a cidade e para o ecossistema de inovação. Procuramos alguém com elevado grau de confiança, capaz de atuar com responsabilidade no acompanhamento de temas e com forte vontade de aprender e evoluir num contexto desafiante.

Procuramos uma pessoa organizada, discreta e proativa, com capacidade para apoiar diretamente a gestão executiva e contribuir ativamente para o bom funcionamento e eficiência da Porto Digital.

• Subsídio de Alimentação
• Seguro de Saúde
• Regime de Horário Flexível