Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Wenn Sie eine Karriere im investmentorientierten Immobilienmarkt anstreben und einen langfristigen Arbeitsplatz mit hervorragenden Perspektiven in einem dynamisch wachsenden Unternehmen suchen, sagen wir: Herzlich willkommen! Wir sind stets auf der Suche nach neuen Talenten, qualifizierten Mitarbeitern oder engagierten Quereinsteigern.

Aufgaben

• Als persönliche Assistenz der Geschäftsführung sind Sie das professionelle Bindeglied zwischen dem Management und verschiedenen Bereichen im Unternehmen.

• Sie führen den Kalender der Geschäftsleitung eigenverantwortlich und koordinieren eng getaktete Termine mit mehreren Beteiligten, auch über Standorte und Zeitzonen hinweg.

• Sie lösen Terminkonflikte selbstständig, setzen Prioritäten und halten die Geschäftsleitung jederzeit über Änderungen auf dem Laufenden.

• Sie sprechen Empfehlungen aus und treffen Entscheidungen um einen reibungslosen Tagesablauf zu gewährleisten.

• Vor- und Nachbereitung von Meetings: Ablauforganisation durch Vorbereitung von Agenda, Präsentationen und Briefings, ggf. Dokumentation von Ergebnissen und Nachverfolgung von Aufgaben und Fortschritten.

• Sie sind zentraler Ansprechpartner für alle Stakeholder, Sie leiten das Management des Informationsflusses auf allen Ebenen und sind verantwortlich für die Bearbeitung von externen und internen Abstimmungsanfragen.

• Sie planen und buchen nationale und internationale Geschäftsreisen mit mehreren Stationen, darunter Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen und Transfers.

• Sie erstellen Reiseunterlagen und Ablaufpläne, damit vor Ort alles reibungslos läuft.

• Sie erstellen Reisekostenabrechnungen nach den steuerlichen und internen Vorgaben.

Qualifikation

• mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in ähnlichen Positionen, vorzugsweise in einem dynamischen Umfeld mit Augenmerk auf Diskretion

• flexible Denkweise und Freude an neuen Herausforderungen

• proaktive und positive Einstellung sowie Bereitschaft, Ideen und Projekte zu gestalten

• Überzeugungsfähigkeit gegenüber anspruchsvollen Geschäftspartnern

• Erfahrungen im Projektmanagement sind ein Plus

• ausgezeichnete administrative und organisatorische Fähigkeiten und ein Auge für das Detail

• Fähigkeit strikte Deadlines einzuhalten und Prioritätskonflikte zu lösen

• hervorragende Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten in Englisch und Deutsch

• sehr gute Kenntnisse des MS-Office-Paketes

Benefits

• einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit hervorragender Perspektive und persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten durch Aus- und Weiterbildungen

• ein überdurchschnittliches Vergütungspaket mit 28 Urlaubstagen plus Heiligabend und Silvester frei

• eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen, gesund wachsenden Unternehmen mit einem erfahrenen und erfolgreichen Team

• einen attraktiven und modernen Arbeitsplatz in zentraler Lage mit optimaler Anbindung

• Flexible Arbeitszeiten / Arbeitszeitmodelle

• Außergewöhnliche Firmen- und Teamevents

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