Sachbearbeiter Export & Teamassistenz (m/w/d)
Jedes Teil, das Buchloe verlässt, geht an einen Händler, eine Werkstatt oder einen Sammler – oft außerhalb der EU, oft mit engem Termin. Damit die Sendung ankommt, müssen die Papiere stimmen: Ausfuhranmeldung, Handelsrechnung, Präferenznachweis. Sie verantworten diesen Teil des Geschäfts, und bei Ihnen laufen Rechnungen, Bestätigungen und Stammdaten zusammen. Feierabend ist bei uns übrigens Freitagmittag.
Die Teile- und Zubehörversorgung der klassischen ALPINA Automobile bleibt langfristig in Buchloe, dort, wo die Fahrzeuge endgefertigt wurden. Sie wächst dabei über den Klassiker hinaus: Zubehör für ausgewählte BMW Modelle spielt eine immer wichtigere Rolle. Mit dem Versandvolumen wächst auch die Exportabwicklung – und die soll nicht nebenher laufen, sondern einer Person gehören.
Aufgaben
Ihre Rolle – Export in einer Hand, Administration mit Anspruch
Sie unterstützen die Kolleginnen und Kollegen im Teile-Vertrieb und berichten direkt an den Leiter Vertrieb. Der Schwerpunkt Ihrer Arbeit ist der Export: Sie steuern die Abwicklung ins Drittland, erstellen die Zoll- und Ausfuhrdokumente und übernehmen als Exportkontrollbeauftragte oder Exportkontrollbeauftragter die operative Exportkontrolle, die Ihnen die Geschäftsleitung schriftlich überträgt.
Daneben liegt bei Ihnen die kaufmännische Abwicklung: Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Nachweise und Dokumente. Zwei Themen gehören dauerhaft Ihnen und niemandem sonst – die Stammdaten und die Verpackung. Unsere Arbeitszeit: 40 Wochenstunden in Vollzeit, verteilt auf Montag bis Donnerstag und Freitag bis mittags. Teilzeit ist ab 24 Stunden möglich, die Verteilung besprechen wir gemeinsam.
Entscheidend ist Ihr Blick für das Detail: Eine falsche Zolltarifnummer hält ein Paket im Zoll fest, ein fehlender Präferenznachweis kostet den Kunden Geld. Sie merken so etwas, bevor die Sendung rausgeht.
Ihre Aufgaben:
Vollständige Exportabwicklung: Ausfuhranmeldung über ATLAS, Handelsrechnung, Packliste, Frachtpapiere und die Abstimmung mit Speditionen und Zolldienstleistern
Präferenz- und Ursprungsnachweise: Warenverkehrsbescheinigung EUR.1, Ursprungserklärungen, Lieferantenerklärungen sowie die Zuordnung der richtigen Zolltarifnummern
Operative Exportkontrolle als von der Geschäftsleitung benannte beauftragte Person: Prüfung von Empfängern und Bestimmungsländern, Sanktionslistenabgleich und saubere Dokumentation
Kaufmännische Abwicklung: Auftragsbestätigungen und Rechnungen erstellen, Zahlungs- und Liefertermine nachhalten, Gutschriften und Reklamationsvorgänge bearbeiten
Dokumentenmanagement: Zertifikate, Nachweise und technische Unterlagen heraussuchen, bereitstellen und ablegen, sodass jeder im Team sie wiederfindet
Stammdatenpflege als feste Verantwortung: Kunden-, Teile- und Zolltarifdaten aktuell, vollständig und widerspruchsfrei halten
Verpackung als eigenes Projekt: Versandlösungen für empfindliche und sperrige Teile verbessern – weniger Transportschäden, geringere Versandkosten, weniger Material
Schnittstelle zum Teile-Vertrieb: Sie übernehmen die Vorgänge, die sonst mitten im Kundengespräch liegen bleiben
Qualifikation
Ihr Profil – Sorgfalt, Übersicht und Freude an klaren Prozessen
Sie arbeiten gern in einer Rolle, in der Genauigkeit zählt und in der andere sich auf Sie verlassen. Sie behalten den Überblick, wenn mehrere Sendungen gleichzeitig fertig werden müssen, und Sie fragen nach, statt zu raten, wenn ein Dokument unklar ist.
Was Sie mitbringen:
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung – etwa Groß- und Außenhandel, Industriekauffrau/-mann, Spedition und Logistikdienstleistung oder Büromanagement
Erfahrung in Auftragsabwicklung, Versand, Vertriebsinnendienst oder Assistenz, gern aus einem Unternehmen mit internationalem Versand
Grundkenntnisse in Export- und Zollabwicklung – den Rest vertiefen Sie bei uns, fachlich begleitet und mit Schulungen
Sicherer Umgang mit Warenwirtschafts- oder ERP-Systemen sowie mit Excel
Englisch, das für Schriftverkehr mit internationalen Kunden und Speditionen trägt
Strukturierte, verlässliche Arbeitsweise und Sorgfalt bei Zahlen, Daten und Dokumenten
Was uns zusätzlich überzeugt:
Praxis in ATLAS, im Präferenzrecht oder im Drittlandgeschäft
Erfahrung mit Versandvorschriften für empfindliche oder gefahrgutrelevante Teile
Erfahrung im Einsatz von KI-basierten Tools
Ein Auge für Verpackung und Versandkosten – Material, Maße, Dienstleister
Weitere Fremdsprachen neben Deutsch und Englisch
Diese Stelle ist keine Zuarbeit im Hintergrund: Ohne korrekte Papiere verlässt kein Paket das Haus. Wer Exportverantwortung übernehmen und die Abläufe dahinter selbst gestalten will, findet hier den passenden Platz.
Benefits
Was wir bieten
Ein inhabergeführtes Unternehmen mit kurzen Wegen und ohne Konzernlogik: Ihre Ideen landen direkt dort, wo entschieden wird.
Vergütung: Fixgehalt zwischen 52.000 und 60.000 € brutto im Jahr (in Teilzeit anteilig) je nach Erfahrung dazu ein Bonus, wenn das Team die Ziele erreicht
Arbeitszeit: Vollzeit mit 40 Wochenstunden, verteilt auf Montag bis Donnerstag und – Feierabend ist Freitagmittag. Teilzeit ab 24 Stunden, die Verteilung auf die Woche besprechen wir gemeinsam; 1 Tag Mobilarbeit pro Woche
Verantwortung statt Zuarbeit: Die Exportabwicklung, die Stammdaten und die Verpackung liegen bei Ihnen – mit dem Freiraum, diese Abläufe neu aufzusetzen
Einarbeitung: Zoll- und Exportthemen vertiefen Sie bei uns, fachlich begleitet und mit externen Schulungen. Wir suchen den richtigen Kopf, nicht den fertigen Zollspezialisten
Arbeitsumfeld: Ihr Arbeitsplatz liegt im neu gebauten Logistikzentrum – helle Büros, aktuelle IT- und Arbeitsplatzausstattung und kurze Wege zwischen Schreibtisch, Lager und Versand [Bezugstermin ergänzen]
Produktnähe: Sie arbeiten dort, wo die Fahrzeuge herkommen – die Manufaktur ist ein paar Schritte von Ihrem Schreibtisch entfernt
Zusatzleistungen: betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, JobRad und freier Parkplatz direkt am Standort
Langfristige Perspektive: Die Teile- und Zubehörversorgung wächst – Ihre Prozesse wachsen mit
Pendeln ohne Umzug: Aus Kaufbeuren, Landsberg, Marktoberdorf und Mindelheim sind Sie in 20 bis 30 Minuten hier, aus Augsburg, Memmingen und dem Münchner Westen in gut 40. Der Bahnhof Buchloe ist fünf Gehminuten entfernt
Bereit?
Wenn Sie beim Lesen schon wissen, welches Dokument bei einer Sendung nach Japan als erstes fehlt, bewerben Sie sich über den Button auf dieser Seite. Ein Lebenslauf genügt. Ein Anschreiben ist willkommen, aber kein Muss. Sagen Sie uns nur, ab wann Sie können – und mit wie vielen Stunden Sie einsteigen möchten. Für Rückfragen steht Ihnen Janet Weiss (Leitung Personal) unter +49 8241 5005-439 zur Verfügung.
