Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) bei Advergo Group in Mainz

Als Assistenz der Geschäftsführung halten Sie unserer Leitung den Rücken frei und sorgen dafür, dass Entscheidungen schnell, fundiert und gut vorbereitet getroffen werden können. Sie koordinieren Termine, steuern Informationen zwischen Teams und externen Partnern und behalten auch in dynamischen Phasen den Überblick.

• Kalender- und Terminmanagement inkl. Vor-/Nachbereitung von Meetings
• E-Mail- und Posteingang professionell priorisieren, filtern und beantworten
• Vorbereitung, Strukturierung und Nachhalten von To-dos der Geschäftsführung
• Unterstützung im Vertrags- und Dokumentenmanagement (Ablage, Fristen, Versionen)
• Erstellung und Pflege von CRM-/Kontaktlisten sowie Meeting-Pipelines

-> Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium

-> 2–3 Jahre Erfahrung in Assistenz-/Office-Management-Rolle

-> Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) & sicher im Kalender-/Reisemanagement

-> Starke Organisations- und Priorisierungsfähigkeit, proaktiver Arbeitsstil

-> Stilsichere Kommunikation in Deutsch (C1+) und gute Englischkenntnisse

-> Diskret, zuverlässig, souverän im Umgang mit vertraulichen Informationen

• Apple-Setup: MacBook (und Headset/Monitor), privat nutzbar im vertraglich geregelten Rahmen
• Moderner Arbeitsplatz: höhenverstellbare Tische, ergonomische Stühle, 2–3 Monitore
• Top-Tools: CRM, KI- & Automations-Workflows, klare Playbooks
• Arbeitsumfeld vor Ort: modernes Büro, gute Anbindung, Getränke & Snacks

Wenn Sie Freude daran haben, Strukturen zu schaffen, vorausschauend zu denken und der Geschäftsführung den Rücken freizuhalten, passen Sie perfekt zu uns.