Office Management & Teamassistenz (m/w/d) 15-20Std./Woche

Du bist ein Organisationstalent mit Blick fürs Detail und Freude daran, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft? Bei 123 Transporter sorgen wir dafür, dass Menschen und Unternehmen jederzeit den passenden Transporter zur Hand haben – und genau dafür brauchen wir Dich! Als Assistenz & Office Management hältst Du unserem Team den Rücken frei, schaffst Ordnung im Alltag und trägst dazu bei, dass wir weiterwachsen und unsere Kundinnen und Kunden begeistern. Werde Teil unseres dynamischen Scale-up-Teams und gestalte die Zukunft des Van-Sharings aktiv mit!

• Verlässliche/r Sparringspartner/in: Du unterstützt die Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, bereitest Unterlagen vor und koordinierst Termine.
• Rechnungs- & Belegmanagement: Du sorgst dafür, dass eingehende Rechnungen und Auslagen zeitgerecht geprüft, nachverfolgt und an die Buchhaltung übergeben werden.
• Organisationstalent ausleben: Von Meeting- und Raumreservierungen bis zur Bestellung von Büromaterial – Du stellst sicher, dass alles da ist, was das Team braucht.
• Office-Alltag managen: Du behältst Posteingänge im Blick, koordinierst das Office-Postfach, unterstützt den Support und kümmerst Dich um eine strukturierte Ablage – digital wie analog.
• Prozesse weiterdenken und optimieren: Du hinterfragst Bestehendes, bringst Ideen ein und hilfst uns, unsere internen Abläufe stetig zu verbessern.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, laufendes Studium in diesem Bereich oder vergleichbare Qualifikation.
• Strukturierte, proaktive Arbeitsweise und Hands-on-Mentalität.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) oder Google Workspace (Gmail, Docs, Sheets, Slides); Erfahrung mit digitalen Ablage- oder Buchhaltungstools ist ein Plus.
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du hast Freude daran, im Team zu arbeiten, bringst Dich aktiv ein und kommunizierst klar und respektvoll.
• Idealerweise bringst Du bereits erste Erfahrungen im Office- oder Assistenzbereich mit – das ist aber kein Muss.

• Eigenverantwortung ab Tag 1: Gestalte Prozesse und Strukturen aktiv mit.
• Direkte Zusammenarbeit mit den Gründern und der Geschäftsführung.
• Modernes Office direkt am Wiener Hauptbahnhof – perfekt angebunden, umgeben von Cafés, Restaurants und urbanem Flair.
• Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit auf Home-Office-Tage.
• Teamspirit: Regelmäßige After-Work-Events und Team-Lunches
• Gratis Kaffee, Snacks und die ermäßigte Nutzung unserer Transporter für private Umzüge oder DIY-Projekte.
• Ein Monatsgehalt ab 2500€ brutto pro Monat auf Vollzeitbasis- Überzahlung ist bei entsprechender Qualifikation möglich.

Wenn Du Lust hast, mit uns die Zukunft des Van-Sharings zu gestalten und dabei den Überblick über unser pulsierendes Office zu behalten, dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!