Office - Manager*in (m/w/d) in Teilzeit (50 %) zum 01.10.2026

Wer wir sind

Der VPK – Landesverband Baden-Württemberg e.V. ist die Interessenvertretung privater Träger der freien Kinder-, Jugend- und Sozialhilfe in Baden-Württemberg. Wir vertreten unsere Mitgliedseinrichtungen gegenüber Politik, Verwaltung und Öffentlichkeit, vernetzen Fachleute und gestalten aktiv die Rahmenbedingungen für eine moderne, qualitativ hochwertige Kinder- und Jugendhilfe.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum 01.10.2026 eine engagierte Persönlichkeit, die mit Herz, Kompetenz und Organisationstalent unsere Geschäftsstelle in Schutterwald leitet.

Ihre Aufgaben – vielseitig, sinnstiftend, gestaltbar

Als Office - Manager*in sind Sie das organisatorische Rückgrat unseres Verbandes und arbeiten direkt mit dem Vorstand zusammen. Sie übernehmen insbesondere:

Organisatorische Leitung

Operative Steuerung und Organisation der Geschäftsstelle

Sicherstellung reibungsloser administrativer Abläufe

Koordination zwischen Vorstand und Fachteam

Sekretariat des Vorstands, Korrespondenz und allgemeine Bürotätigkeiten

Personalverwaltung in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro (Personalakten, Lohnabrechnung)

Mitgliederverwaltung und -betreuung

Persönliche Beratung und Verwaltung unserer Mitglieder

Erste Ansprechperson für neue Mitgliedseinrichtungen

Schnittstelle für Termine zu Leistungs-, Entgelt- und Qualitätsvereinbarungen

Bereitstellung von Vorbereitungsunterlagen für Mitglieder

Verbandsarbeit & Gremien

Organisation und Durchführung von Mitgliederversammlungen (zweimal jährlich), Vorstands- und Beiratssitzungen

Vorbereitung von Sitzungsunterlagen und Erstellung von Protokollen

Organisation von Fortbildungsveranstaltungen und Arbeitsgruppen

Zusammenarbeit mit der Bundesgeschäftsstelle und anderen Landesverbänden

Kommunikation & Öffentlichkeitsarbeit

Pflege der Beziehungen zu Mitgliedern, Behörden und politischen Entscheidungsträgern

Vertretung des Verbandes bei Veranstaltungen, Messen und Konferenzen

Pflege von Homepage und Einrichtungsverzeichnis, Koordination von Rundschreiben und Newsletter

Finanz- und Ressourcenmanagement

Erstellung des jährlichen Wirtschaftsplans gemeinsam mit dem Vorstand

Finanzbuchhaltung, Kontierung, Buchung von Belegen, Zahlungsverkehr

Überwachung der Mitgliedsbeiträge, Controlling, jährliche Kassenprüfung

Eigenständige Finanzentscheidungen im Rahmen des Wirtschaftsplans

Sicherstellung des Datenschutzes innerhalb des Verbandes

Das bringen Sie mit

Abgeschlossenes Studium (z. B. Betriebswirtschaft, Verwaltungs-, Sozial- oder Non-Profit-Management) oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung

Mehrjährige Berufserfahrung in einer leitenden Verwaltungs-, Geschäftsstellen- oder Assistenzfunktion – idealerweise in einem Verband, Verein oder im sozialen Bereich

Sicherer Umgang mit Buchhaltung, Wirtschaftsplanung und Controlling

Erfahrung in der Personalverwaltung sowie der Zusammenarbeit mit Steuerbüros

Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; Affinität zu digitaler Verbandsarbeit (Homepage-Pflege, Online-Tools)

Kenntnisse im Kinder-, Jugend- und Sozialhilferecht sind von Vorteil

Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte und selbständige Arbeitsweise

Kommunikationsstärke, Verhandlungsgeschick und souveränes Auftreten

Diskretion, Loyalität und Identifikation mit den Werten der freien Wohlfahrtspflege

Was wir Ihnen bieten

Verantwortungsvolle Position mit echtem Gestaltungsspielraum direkt an der Schnittstelle zu Vorstand, Mitgliedern und Politik

Faire Vergütung in Anlehnung an den VPK-Tarif, Entgeltgruppe Verwaltung

Familienfreundliche Teilzeitstelle mit 50 % und flexibler Arbeitszeitgestaltung

Sinnstiftendes Arbeitsumfeld in einem etablierten Verband mit gesellschaftlicher Wirkung

Kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen und einer wertschätzenden Arbeitsatmosphäre

Vielfältige Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung und persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten

Moderner Arbeitsplatz mit guter Erreichbarkeit

Klingt nach Ihrer nächsten Aufgabe?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung – mit Lebenslauf, relevanten Zeugnissen, Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung.