CEO Assistenz (m/w/d)

KI verändert gerade, wie Unternehmen arbeiten — und wir sind mittendrin. Wir suchen eine:n Founders Associate im Raum Köln, der/die nicht nur organisiert, sondern unsere Gründerin Lilith direkt im Sales und beim Aufbau unseres neuen Managed AI Operations Service unterstützt.

💪 Über uns

Wir machen es uns seit 2021 zur Aufgabe, Menschen mit den richtigen Tools, Skills und dem Selbstbewusstsein zu befähigen, um ihre Ideen in digitale Produkte umzusetzen — mit Visual Development und AI.

Unsere Mission:
Dank AI und Visual Development kann heute jede:r mit den richtigen Tools und einem klaren Ziel Software entwickeln.

Mit VisualMakers unterstützen wir dabei mit:

🤖 AI Produktstudio
Wir entwickeln gemeinsam KI-gestützte Softwarelösungen und unterstützen Unternehmen beim Aufbau von intelligenten Web-Apps, Automatisierungen und AI Agents — von der Idee bis zum Go-Live.

⚙️ Managed AI Operations
Wir helfen Unternehmen, ihre Prozesse dauerhaft mit KI zu automatisieren — damit sie wachsen können, ohne proportional mehr Leute einzustellen.

🎓 Workshops & Beratung
In praxisnahen Formaten zeigen wir Teams, wie sie AI Tools wie Claude Code, Cursor oder n8n nutzen, um ihre Entwicklungs- und Entscheidungsprozesse zu beschleunigen.

🌍 Community & Wissen
Unsere Community bringt AI-Interessierte und Entwickler:innen zusammen — zum Austausch, Lernen und gemeinsamen Bauen.

Die Mission dieser Rolle:

Du sorgst dafür, dass Lilith sich auf das konzentrieren kann, was nur sie kann: Kunden gewinnen, das Team führen, Keynotes halten, Partnerschaften aufbauen. Alles, was drumherum passieren muss — von der Reisebuchung bis zum Onboarding neuer Teammitglieder — liegt bei dir. Du bist die operative rechte Hand und die zentrale Ansprechperson für alles Organisatorische.

Ownerships

• Backoffice & Office Management — Buchhaltung mit dem Steuerberater koordinieren, Belege einsammeln, Reisen organisieren, administrative Themen abwickeln, die sonst keinen Owner haben
• People Ops & Onboarding — Neue Teammitglieder onboarden, sicherstellen dass alle haben was sie brauchen, HR-Routinen koordinieren, organisatorische Ansprechperson für das Team
• CEO-Assistenz — Meeting-Vorbereitung, Follow-ups nach Gesprächen, Wiedervorlagen, Stakeholder-Kommunikation vorbereiten (Kunden, Team, Partner, Events)
• Sales-Support — CRM pflegen, Follow-ups sicherstellen, Proposals koordinieren — kein Lead geht unter
• Systeme bauen — Wiederkehrende Abläufe mit KI-Tools (Claude, n8n, Make) systematisieren und automatisieren. Du baust dir eigene Workflows innerhalb unseres Betriebssystems

Nach 90 Tagen

• Du hast alle laufenden Themen auf dem Schirm — Backoffice, Follow-ups, People Ops laufen ohne Rückfragen an Lilith
• Sales-Follow-ups gehen systematisch raus, kein Lead bleibt ohne Kontakt
• Du hast die ersten Routinen etabliert: Wer braucht was wann, und wie stellst du sicher, dass nichts durchfällt
• Lilith sagt: "Ich muss mich um nichts Operatives mehr kümmern"

Nach 12 Monaten

• Lilith kann eine Woche weg — nichts bricht ein
• Onboarding neuer Teammitglieder ist standardisiert und läuft
• Du hast eigene KI-gestützte Systeme gebaut, die dir und dem Team wiederkehrende Arbeit abnehmen
• Im Team und bei externen Kontakten bist du als verlässliche Ansprechperson etabliert
• Du antizipierst, was Lilith braucht, bevor sie danach fragt

• Zuverlässigkeit & Execution: Sachen werden fertig — pünktlich, vollständig, ohne Nachfassen. Du bist die Person, bei der man weiß: das ist erledigt
• Organisationstalent: Du bringst Ordnung in parallele Themen. Du hast Systeme, die für dich arbeiten, nicht nur To-Do-Listen
• Proaktivität: Du erkennst, was nötig ist, bevor man es dir sagen muss. Du wartest nicht auf Anweisungen
• KI-Affinität: Du nutzt KI aktiv im Arbeitsalltag und baust dir eigene Workflows. Kein Buzzword, sondern echtes Werkzeug
• Kommunikationsstärke: Du schreibst klar und professionell — E-Mails, Nachrichten, Dokumente. Intern wie extern
• Diskretion: Du arbeitest nah an der Geschäftsführung und gehst mit vertraulichen Informationen selbstverständlich professionell um

Rahmenbedingungen

• Standort: Köln — Büro-Präsenz ist wichtig, du arbeitest nah an Lilith
• Erfahrung: Du hast schon mal nah an einer Führungskraft gearbeitet — in Startup, Agentur, Beratung oder einer vergleichbaren Rolle

• Sprache: Fließend Deutsch und Englisch

• AI-First Arbeitsumgebung — du arbeitest mit den neuesten AI Tools (Claude, n8n, Make) und lernst jeden Tag dazu. Bei uns ist AI kein Buzzword, sondern tägliches Werkzeug
• Steile Lernkurve — direkter Einblick in Sales, Strategie und Unternehmensführung einer wachsenden AI Agency
• Echte Verantwortung ab Tag 1 — keine Praktikanten-Aufgaben, sondern Impact auf Pipeline und Wachstum
• Kleines Team, große Themen — 12 Leute, flache Hierarchien, direkte Kommunikation

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Bitte schreibe max. 500 Wörter in dein Anschreiben, wieso VisualMakers und was du an KI spannend findest.