Büroassistenz im Betreuungsbüro (m/w/d)

Das Betreuungsbüro Thomanek in Neuwied sucht eine zuverlässige und sorgfältige Büroassistenz zur Unterstützung bei der digitalen Aktenführung und den laufenden Verwaltungsaufgaben.

Der Schwerpunkt der Tätigkeit liegt in der strukturierten Bearbeitung und Organisation digitaler Unterlagen. Die tägliche Arbeit erfolgt überwiegend mit der Betreuungssoftware Karedo. Eine entsprechende Einarbeitung wird gewährleistet.

Ihre Aufgaben

• Prüfung eingehender Dokumente sowie eindeutige Benennung und Zuordnung zur jeweiligen betreuten Person

• Strukturierte Ablage von Dokumenten nach Abschluss der Bearbeitung und Kennzeichnung als „erledigt“

• Anlegen und Pflege digitaler Ordner sowie regelmäßige Kontrolle der bestehenden Aktenstruktur auf richtige Zuordnung und Vollständigkeit

• Erfassung und Pflege von Fristen, Terminen und Wiedervorlagen

• Unverzügliche Kennzeichnung dringender, unklarer oder klärungsbedürftiger Vorgänge

• Vorbereitung und Bearbeitung von Vergütungsanträgen sowie Einreichung nach dem festgelegten Freigabeprozess

• Nachverfolgung des Bearbeitungsstands eingereichter Vergütungsanträge

• Pflege der Stammdaten betreuter Personen in Karedo

• Nachvollziehbare Dokumentation eigener Tätigkeiten und mitgeteilter Vorgänge durch Aktennotizen

• Bearbeitung von Standardschreiben und weiterem Schriftverkehr nach festgelegten Vorgaben

• Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung im laufenden Bürobetrieb

Rechtliche Bewertungen, betreuerische Entscheidungen, die Wahrnehmung der rechtlichen Betreuung sowie die abschließende Prüfung gesetzlicher und gerichtlicher Fristen erfolgen ausschließlich durch den rechtlichen Betreuer Mirco Thomanek.

Ihr Profil

• Erfahrung in der Büroorganisation, Verwaltung oder digitalen Aktenführung ist von Vorteil

• Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise

• Fähigkeit, Aufgaben nach einer Einarbeitung selbstständig und verantwortungsbewusst zu bearbeiten

• Sicherer Umgang mit digitalen Dokumenten und gängigen Büroanwendungen

• Bereitschaft zur Einarbeitung in die Betreuungssoftware Karedo

• Gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und sichere Kommunikation

• Hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Daten

• Fähigkeit, auch bei mehreren gleichzeitig laufenden Vorgängen den Überblick zu behalten

Das erwartet Sie

Sie übernehmen einen klar definierten organisatorischen und administrativen Aufgabenbereich und arbeiten nach festen Abläufen und Vorgaben. Gleichzeitig ist eine zuverlässige und eigenständige Bearbeitung der übertragenen Aufgaben ausdrücklich erwünscht.

Aufgrund der Tätigkeit eines Betreuungsbüros arbeiten Sie regelmäßig mit vertraulichen persönlichen, finanziellen und teilweise besonders sensiblen Informationen. Ein gewissenhafter und diskreter Umgang mit diesen Daten ist daher wesentlicher Bestandteil der Tätigkeit.