Leitung Administration (inkl. HR) 60% - 80%

Ihre Leidenschaft ist Architektur? Sie möchten spannende Projekte aktiv mitgestalten und in einem dynamischen Team arbeiten? Dann sind Sie bei uns genau richtig.

Die Thalmann Steger Architekten AG ist ein etabliertes Architekturbüro in Wettingen mit rund 30 engagierten Mitarbeitenden, 4 Lernenden und einem klaren Anspruch: Architektur mit Charakter. Seit vielen Jahren realisieren wir spannende Projekte in den Bereichen Wohnbau, Gewerbe, Dienstleistung und kombinieren kreative Ideen mit präziser Umsetzung. Bei uns geht es nicht nur um Gebäude – es geht um Ideen, Kreativität und Menschen, die diese Visionen umsetzen. Für unser wachsendes Team suchen wir eine Verantwortliche für das Administrative, ein Organisationstalent, das Herz und Struktur vereint. Genau hier kommen Sie ins Spiel.

Als Leitung Administration leiten Sie das Sekretariat, übernehmen alle administrativen Aufgaben im HR, überwachen das Budget und begleiten unser Büro organisatorisch in die Zukunft. Stellenantritt ist per 1. April 2026 oder nach Vereinbarung.

Ihre Rolle bei uns:

Sie sind die erste Ansprechperson nach aussen und das Rückgrat unseres Büros, indem Sie koordinieren, organisieren und Verantwortung für die reibungslose Umsetzung administrativer Abläufe übernehmen.

• Administration: Klassische Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben (Telefon, Empfang, Post) sowie Unterstützung der Geschäftsleitung im administrativen und organisatorischen Bereich. Vertretung in der Objektadministration.
• HR: Administrative Unterstützung im Rekrutierungsprozess, selbstständige Abwicklung der Personaladministration und Lohnverarbeitung sowie Jahresendarbeiten, Führen der Personaldossiers und HR-Korrespondenz (inkl. Arbeitszeugnisse). Kontakt zu Ämtern und Versicherungen.
• Finanzen & Budget: Sie behalten den Überblick über das Budget damit wir unsere Projekte erfolgreich realisieren können.
• Marketing & Kommunikation: Sie unterstützen unsere Social-Media-Aktivitäten, pflegen unsere Website und gestalten Kommunikationsmaterial, das unsere Vision nach aussen trägt.

Ihr Fachwissen & Ihre Qualifikationen:

• Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung im Rechnungs- oder Personalwesen
• Zahlenstärke und fundierte Kenntnisse in Budget-/ Projektcontrolling und Human Resources
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion
• Kenntnisse oder Interesse an Marketing und Kommunikation

Persönliche Kompetenzen:

• Selbständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Analytisches Denken und Zahlenaffinität
• Teamgeist, Kommunikationsstärke und Empathie

Wir bieten:

• Ein inspirierendes, kreatives Arbeitsumfeld
• Gestaltungsspielraum in einem strukturierten Arbeitsumfeld
• Flache Hierarchien und ein offenes Arbeitsklima mit transparenter Kommunikation
• Moderner Arbeitsplatz in einem attraktiven, zentral gelegenen Büro
• Bezahlter Parkplatz und gute ÖV-Anbindung
• Bezahlte Kaffeepausen und tolle Teamevents

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Bitte beachten Sie, dass wir für diese Position keine Angebote von Personalvermittlern berücksichtigen.

Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen gerne: Libby Luongo, Tel. 056 438 00 11