Office Mitarbreiter (𝗺/𝘄/𝗱) | Wien, Innere Stadt | kein CV nötig

Du bist nicht die Person im Hintergrund. Du bist die Person, die den Überblick hat — über Verträge, Zugänge, Bestellungen, Termine — und die entscheidet, was zuerst dran ist.

Bei Specific-Group — seit über 25 Jahren am Markt, 500+ IT-Expert:innen an 12+ Standorten, 220 davon in Wien — ist Office Management eine eigenständige Rolle mit Gestaltungsspielraum.

𝗗𝗲𝗿 𝗥𝗮𝗵𝗺𝗲𝗻

💶 44.000 – 53.000 EUR brutto/Jahr (je nach Erfahrung), Wiener Linien Jahreskart

⏰ Vollzeit, Festanstellung

📍 Wien — 4 Tage Onsite, 1 Tag Remote

🚀 Start: Ab sofort

Die Tätigkeiten & Schwerpunkte

🏢 Standort & Büro Bestellungen, Office-Bedarf — was der Standort braucht, läuft über dich. Kunden und Gäste empfangen, Workshop-Verpflegung organisieren, Raumbuchungen koordinieren. Die großen Veranstaltungen wie die Weihnachtsfeier organisiert Marketing.

Dazu: Punktuelle Zuarbeit für die Buchhaltung bei Rückfragen zu Rechnungen und Kostenstellen. Kein klassischer Frontdesk-Job — aber du weißt, ob der Fernseher in Raum 3 wieder repariert wurde und wann der Wartungsvertrag für die Kaffeemaschine ausläuft.

👥 Onboarding & Systeme Ein neuer Kollege startet — seine Zugänge müssen stehen. Du beantragst Accounts, koordinierst mit der Systemadministration und sorgst dafür, dass am ersten Tag alles steht. Die Hardware wird vom SysAdmin-Team aufgesetzt — du kümmerst dich um Bestellung, Vorbereitung und das Hardware-Inventar. Keine tiefen SysAdmin-Tätigkeiten: Du koordinierst, du administrierst keine Server.

📄 Verträge & Administration Unterstützung bei der Vertragserstellung. Offene Unterlagen nachverfolgen, bis sie abgeschlossen sind. Lieferantenanlage, Vertragsmanagement, Nachverfolgung offener Positionen — die administrative Seite unserer Kundenprojekte. Aufgaben laufen über ein Ticketsystem, nicht über E-Mail-Ketten.

𝗗𝗮𝘀 𝗦𝗲𝘁𝘂𝗽

Du arbeitest eng mit Daria (10 Jahre Erfahrung im Office-Bereich) — ihr seid gegenseitige Vertretung und Sparringspartnerinnen im Tagesgeschäft. Je nach Thema direkter Austausch mit dem Geschäftsführer oder mit Buchhaltung und IT. Kurz: suchen jemanden mit positiven Drive!

Vertrauensarbeitszeit ist hier kein Benefit-Label, sondern Praxis — Arzttermin, früher gehen, später kommen regelst du unkompliziert im Team.

AI-Tools werden bei uns mehr und mehr im Arbeitsalltag verankert: Wenn du repetitive Aufgaben lieber automatisierst als manuell abzuarbeiten, bist du hier richtig.

Und damit du dein Potenzial voll ausschöpfen kannst, steht dir ein eigenes Weiterbildungsbudget zur Verfügung. Zusätzlich bieten wir dir bei Bedarf externe Coaches on Demand als neutrale Sparringspartner für deine individuelle Entwicklung an.

𝗪𝗮𝘀 𝗱𝘂 𝗺𝗶𝘁𝗯𝗿𝗶𝗻𝗴𝗲𝗻 𝗺𝘂𝘀𝘀𝘁

• 3+ Jahre in einer Office-, Administrations- oder Assistenzrolle — du hast Verträge, Beschaffung und organisatorische Abläufe schon eigenständig verantwortet
• Du jonglierst Verträge, Onboarding, Beschaffung und Gästebetreuung parallel — und verlierst dabei nichts. Das ist dein Element, nicht dein Stressfaktor
• Du hast in einer früheren Rolle IT-nahe Themen betreut — Hardware-Koordination, Account- und Zugangsmanagement oder einfache Abo-/Lizenzthemen. Nicht als SysAdmin, aber als die Person, die weiß, was bestellt, beantragt und koordiniert werden muss
• Deutsch C1+ und Englisch B2+

𝗗𝗲𝗿 𝗣𝗿𝗼𝘇𝗲𝘀𝘀 — 𝗸𝗲𝗶𝗻 𝗟𝗲𝗯𝗲𝗻𝘀𝗹𝗮𝘂𝗳 𝗻ö𝘁𝗶𝗴

1. 15-Min-Call mit unserem Recruiting-Team — offener Austausch über Rolle, Entwicklungsmöglichkeiten und Gehalt > Terminbuchung > https://calendly. com/patrick-miraziz-specific-group/15-spg-call
2. Gespräch mit Daria (Lead Office Managerin) & Kris (Head of Projects) — gegenseitiges Kennenlernen
3. Kennenlernen mit der Geschäftsführung

𝗚𝗲𝗵𝗮𝗹𝘁𝘀𝗮𝗻𝗴𝗮𝗯𝗲 𝗻𝗮𝗰𝗵 §𝟵 𝗔𝗯𝘀. 𝟮 𝗚𝗹𝗕𝗚

Gemäß IT-Kollektivvertrag erfolgt die Einstufung in Tätigkeitsfamilie AT, Regelstufe. Das KV-Mindestgehalt beträgt EUR 3.155,00 brutto/Monat bei Vollzeit (Stand 2026). Das tatsächliche Gehalt liegt mit 44.000–53.000 EUR brutto/Jahr deutlich darüber — die finale Einstufung richtet sich nach deiner Qualifikation und Berufserfahrung.

Gemäß den Vorgaben der Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie folgend über die Verarbeitung der von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses übermittelten sowie ggf. von uns erhobenen personenbezogenen Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte: specific-group. com/privacy-policy

Ein verantwortungsvoller Umgang mit personenbezogenen Daten ist für die Specific-Group selbstverständlich.