Seminarmanager:in (m/w/d) im Team Operations

Über uns:

Wir sind ein dynamisches und wachsendes Unternehmen mit mehr als 38 Jahren Erfahrung in der pädagogischen Arbeit als Träger und Weiterbildungsanbieter, das sich auf hochwertige Seminare und Weiterbildungen für pädagogische Fachkräfte spezialisiert hat. Unser Ziel ist es, Fachkräfte in ihrer pädagogischen Arbeit zu entlasten und ihre Lernfähigkeit und -motivation zu steigern, wodurch sich die Qualität ihrer pädagogischen Arbeit verbessert. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine:n motivierte:n Seminarmanager:in (m/w/d) in Teilzeit (30 Stunden/Woche) im Bereich Operations.

• die gesamte Organisation von Seminaren, sowohl online als auch vor Ort
• Verarbeitung eingehender Buchungen inkl. ihrer Fakturierung
• Datenpflege unseres hauseigenen Seminarmanagementsystems
• Materialvorbereitung
• Abstimmung mit unseren Referent:innen rund um den Seminartag
• Kommunikation in Richtung der Teilnehmer:innen zu allen relevanten Informationen in Bezug auf ihre Buchung
• bei Präsenzseminaren zusätzlich Buchung von Räumlichkeiten und Caterings
• Generierung der Teilnahmebescheinigungen und Zertifikate
• wenn notwendig, Umplanung/ Stornierung von Seminaren und Bearbeitung von Referent:innenausfällen
• Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Veranstaltungen in enger Zusammenarbeit mit unseren Referent:innen und externen Dienstleistern
• Vor- und Nachbereitung unserer Seminarräumlichkeiten inkl. der Bereitstellung der notwendigen Technik für den Seminartag selbst
• Begrüßung der der Referent:innen und Teilnehmer:innen im Rahmen eines Live-Hostings online und vor Ort
• Unsere Seminare finden von MO-SA statt und starten dabei am Vormittag i.d.R. zwischen 08:30-09:30 Uhr, am Nachmittag zwischen 15:30 und 17:30 Uhr, dabei werden Live-Hostings umlaufend im Team verteilt.
• Lösung von technischen Problemen rund um unsere Seminare
• generell Ansprechperson sein für unsere Gäste während des gesamten Seminarzeitraums
• Teilnehmer:innen-Kommunikation via E-Mail und Telefon
• Bearbeitung aller eingehenden Kundenanfragen rund um unsere Seminare
• regelmäßiger Versand von relevanten Marketingmaterialien und Seminarunterlagen an Interessenten und Teilnehmer:innen
• kontinuierliche Optimierung unserer Prozesse und Abläufe

• eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität: Du packst gerne selbst mit an und findest pragmatische Lösungen für Herausforderungen
• Erfahrung im Veranstaltungsmanagement oder Kundenmanagement, idealerweise im Bildungsbereich oder in der Erwachsenenbildung (aber kein Muss)
• hohe Eigeninitiative und Organisationsgeschick
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und die Fähigkeit, Dein Team und Dich selbst stets zu motivieren
• eine agile, aber strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• starke Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch
• die Freude an neuen Technologien und bereits Erfahrungen in der Arbeit mit diversen Tools, grundsätzlich e.g. in MS Office und vielleicht sogar schon mit einer Event-Management-Software

• ein spannendes und abwechslungsreiches Arbeitsumfeld in einem engagierten Team
• moderne offene Büroräume mit flexiblen Arbeitsplätzen und zentraler Lage
• eine enge Begleitung im Onboarding und ein eigenverantwortlicher Arbeitsbereich ab Tag 1
• Raum für Eigeninitiative und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
• flache Hierarchien, eine familiäre Arbeitsumgebung und eine offene Feedbackkultur
• persönliche und fachliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• eine Flatrate* auf unsere eigenen pädagogischen Onlineseminare
• regelmäßige interne Workshops
• im Rahmen Deiner Weiterentwicklung bei uns Förderung von externen Weiterbildungen
• eine leistungsgerechte Vergütung und weitere Benefits (unter anderem ein DB Jobticket, Benefitcards, Sportabonnements, weitere gesonderte Rabattaktionen)
• 100% biologisches, vegetarisches Inhouse Café und Bistro mit 50% Mitarbeiter:innen Rabatt
• weitere regelmäßige gemeinsame Teamevents

Wenn Du Dich angesprochen fühlst und Lust hast, unser Team zu motivieren und unsere Seminare zum Erfolg zu führen, dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung! Sende uns Deinen Lebenslauf sowie ein kurzes Anschreiben mit Deinem gewünschten Startzeitpunkt und einer ersten Gehaltsvorstellung.

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!