Office Manager m/w/d

WIR SUCHEN

Für unseren neuen Standort in Hamburg -Langenhorn suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine organisationsstarke Persönlichkeit als Office Manager (m/w/d) in Vollzeit.
Wir suchen die zentrale Schnittstelle, die unseren neuen Standort im Alltag am Laufen hält und einen Mix aus Eventmanagement, Reisebüro, (kleiner)Fuhrpark, Bestellwesen und Facilitymanagement koordinieren kann.

DEINE AUFGABEN

• Du bist erste Anlaufstelle am Standort – persönlich, telefonisch und per Mail
• Empfang & Betreuung von Kund:innen, Gästen, Dienstleister:innen und Modellen
• Organisation & Vorbereitung von Meetings, Kundenterminen und Sonderproduktionen
• Reise- und Hotelbuchungen für Kund:innen und Mitarbeitende
• Standortübergreifendes Bestellwesen
• Post, Kuriere, Eingangs-/Ausgangslogistik im Office-Kontext
• Schnittstelle zur Buchhaltung: Rechnungsprüfung/-vorbereitung, Kasse, Kreditkartenbelege (keine Buchhaltungstätigkeit, aber sauberer Vorlauf)
• Ansprechpartner:in für Facility-Themen: Ordnung, Sauberkeit, Dienstleistersteuerung (z. B. Reinigungsunternehmen)
• Verwaltung des standortübergreifenden (kleinen) Fuhrparks sowie Abstimmung mit Leasing-/Vertragspartnern
• Unterstützung bei Events und Team-Veranstaltungen (Planung, Orga, Umsetzung)
• Sonderaufgaben und Projekte im Auftrag der Standortleitung / Geschäftsführung

DEIN PROFIL

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar (gern Hotellerie, Agentur, Event, Studio-Umfeld)
• Mehrjährige Erfahrung im Office Management / Empfang / Assistenz – oder du kommst aus einem Umfeld, in dem du „alles zusammenhältst“
• Sehr organisiert, hands-on, verbindlich – und diskret im Umgang mit sensiblen Informationen
• Sicher in MS Office
• Sehr gutes Deutsch, gutes Englisch in Wort und Schrift
• Führerschein Klasse B

DEIN UMFELD

• Viel Abwechslung und Verantwortung im Tagesgeschäft
• Direkte Zusammenarbeit mit Standortleitung, Teams und externen Partnern
• Ein Umfeld, in dem Pragmatismus und Verlässlichkeit zählen