Assistenz der Geschäftsführung/Executive Assistant (all gender) Teilzeit oder Vollzeit · Hybrid · Hamburg

Hamburg, Deutschland (hybrid)

Angestellte/r

Assistenz, Sekretariat

Über Onlogist
Hallo und willkommen bei ONLOGIST

Wir sind ONLOGIST, ein Hamburger Softwareunternehmen und Betreiber der größten SaaS-Plattform für Fahrzeugtransporte in Europa.

Seit unserer Gründung im Jahr 2014 haben über 100 Kunden in acht Ländern mehrere Hunderttausend Fahrzeuge über unsere Plattform überführt. Zu unseren Kunden zählen namhafte Unternehmen aus den Bereichen Autovermietung, Leasing, Auto-Abo, Fahrzeughandel und OEM.

Unser 35-köpfiges Teamentwickelt smarte Technologielösungen für die Mobilität der Zukunft. Wir arbeiten mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und einer offenen Unternehmenskultur, in der Eigeninitiative und Verantwortung großgeschrieben werden.

Aufgaben

Deine Rolle
Als Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung arbeitest du eng mit der Geschäftsführung zusammen und hältst im Hintergrund viele Fäden zusammen.
Du sorgst dafür, dass Termine, Reisen, Meetings und administrative Themen gut organisiert sind. Gleichzeitig bist du eine wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partnern und hilfst dabei, interne Abläufe strukturiert und effizient zu gestalten.

Kurz gesagt: Du sorgst dafür, dass im Alltag alles rund läuft.

Deine Aufgaben:
Unterstützung der Geschäftsführung

Du koordinierst Termine, Meetings und Geschäftsreisen und behältst den Überblick über den Kalender
Du bereitest Meetings, Präsentationen etc. vor und unterstützt bei der internen Abstimmung mit verschiedenen Teams
Du kümmerst dich um Reisekostenabrechnungen und organisatorische Nachbereitung

Office- und Organisationsmanagement

Du koordinierst Dienstleister, Lieferanten und externe Partner
Du empfängst und betreust Gäste und Kunden im Büro
Du organisierst Teamlunches, Meetings und kleinere Events
Du übernimmst das Belegmanagement und bereitest Unterlagen für die Buchhaltung vor (Rechnungen, Überweisungen)

Internationale Zusammenarbeit

Du unterstützt bei Besuchen internationaler Kunden und Partner
Du kommunizierst mit Teams und Kontakten in verschiedenen europäischen Ländern (z. B. Spanien oder Frankreich)

Qualifikation

Dein Profil

Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Office-Management- oder vergleichbaren Rolle
Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
Spanisch oder Französisch sind ein Plus
Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und organisiert
Du bist diskret, pragmatisch und packst Dinge gerne selbst an