Administrative Assistentin (m/w/d)

Als Projektassistent:in unterstützen Sie das Projektteam in organisatorischen und dokumentationsbezogenen Aufgaben. Sie tragen wesentlich zum reibungslosen Ablauf unserer Projekte bei und sorgen für die Einhaltung von Prozessen und Standards.

• Erstellung von Bedarfsanforderungen nach Vorgabe durch Systemverantwortliche
• Nachverfolgung von Dokumentenlieferungen an und vom Kunden
• Sicherstellung der Einhaltung formaler Anforderungen bei der Übermittlung von Dokumenten
• Formale Prüfung eingehender und ausgehender Dokumente (z. B. Version, Status, Änderungskennzeichnung, Zeichnungsköpfe, Unterschriften)
• Vorbereitung und Organisation von Projektbesprechungen (Teilnehmerliste, Agenda, Ort, Zeit)
• Erstellung von Präsentationen und Protokollen
• Nachverfolgung offener Punkte aus Projektbesprechungen
• Erstellung offizieller Schriftstücke sowie Status- und Fortschrittsberichte
• Terminverfolgung von Lieferungen, Leistungen und deren Voraussetzungen
• Erstellung von Terminplänen auf Basis definierter Vorlagen

Erforderliche Qualifikationen:

• Abgeschlossene fachspezifische Berufsausbildung (mind. 3 Jahre) mit mehrjähriger Berufserfahrung oder Abgeschlossene fachfremde Ausbildung mit mehrjähriger fachspezifischer Erfahrung und ergänzender Weiterbildung
• 2–3 Jahre einschlägige Erfahrung in der Projektarbeit

Erwünschte Qualifikationen:

• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung mit gängigen Systemen (z. B. ERP, Dokumentenmanagement)

Zusätzliche Anforderungen:

• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Teamfähigkeit und Organisationstalent
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise