Assistenz Vollzeit (m/w/d): Organisation & Administration

Wir sind eine Boutique-Skalierungsagentur. Wir entwickeln ausgewählte Coaching-, Beratungsunternehmen und Personal Brands von sieben auf achtstellige Jahresumsätze.

Wir arbeiten nur mit Unternehmen und Personal Brands, die echte Veränderung bewirken. Marketing ist unser Werkzeug, um die Kunden unserer Kunden in ihre Kraft zu bringen. Daher arbeiten wir ausschließlich mit Marktführern zusammen, die eine große Vision haben, ihre Branche dominieren und die Welt nachhaltig verändern.

Wir suchen eine zuverlässige Unterstützung, die uns den Rücken freihält und durch eine präzise Arbeitsweise den reibungslosen Ablauf unseres Tagesgeschäfts garantiert.

In dieser Rolle bist du die zentrale Instanz für die Einhaltung unserer Qualitätsstandards, von der Podcast-Vorbereitung bis hin zur vorbereitenden Buchhaltung. Du schätzt klare Prozesse, arbeitest fokussiert und sorgst dafür, dass wir fehlerfrei arbeiten.

Deine Aufgaben:

1. Qualität & Kontrolle

• Korrekturlesen und Prüfen von Texten, E-Mails, Präsentationen und Materialien auf Fehler, Unklarheiten und Konsistenz
• Sicherstellen, dass Inhalte unseren internen Qualitätsstandards entsprechen

2. Organisation & Administration

• E-Mail-Management und technische Einpflege von E-Mails in Tools wie ActiveCampaign oder KlickTipp (nach Schulung und klaren Vorgaben)
• Vorbereitende Buchhaltung: Belege sammeln, strukturieren und korrekt weiterleiten
• Reiseorganisation (Hotels, Flüge, Termine)

3. Podcast & Content-Organisation

• Vorbereitung von Podcast-Folgen (Themenrecherche, Gesprächsleitfäden, Shownotes-Prüfung)
• Organisation von Terminen, Technikbriefings und Uploads nach festen Abläufen

4. Büro & Abläufe

• Sicherstellen, dass das Büro organisiert, vollständig ausgestattet und ordentlich ist
• Unterstützung bei wiederkehrenden organisatorischen Aufgaben

Gehalt: 3300 - 4000€ brutto pro Monat, je nach Erfahrungslevel.

• Du arbeitest gerne mit klaren Strukturen, festen Abläufen und definierten Zuständigkeiten
• Du hast ein sehr hohes Qualitätsbewusstsein und erkennst Fehler sofort
• Rechtschreibung, Grammatik und saubere Formulierungen sind für dich selbstverständlich
• Du arbeitest sorgfältig, zuverlässig und denkst Aufgaben konsequent zu Ende
• Du hältst dich gern an bestehende Prozesse und setzt diese gewissenhaft um
• Du bist digital affin und lernst neue Tools strukturiert und Schritt für Schritt
• Technische Probleme bringen dich nicht aus der Ruhe, du analysierst sie sachlich und suchst Lösungen

Klare Strukturen & verlässliche Abläufe
Bei uns arbeitest du in einem Umfeld mit festen Zuständigkeiten und einem hohen Qualitätsanspruch. Wir streben nach Ordnung, Genauigkeit und sauberer Umsetzung.

Ruhiges, professionelles Team
Wir arbeiten fokussiert, lösungsorientiert und respektvoll zusammen. Jeder weiß, wofür er verantwortlich ist, ohne unnötiges Drama oder Chaos.

Saubere Einarbeitung & klare Erwartungen
Du wirst strukturiert eingearbeitet und erhältst klare Vorgaben, Checklisten und Prozesse. Du weißt jederzeit, was von dir erwartet wird und woran gute Arbeit gemessen wird.

Gezielte Weiterentwicklung
Wenn du mehr Verantwortung übernehmen möchtest, unterstützen wir dich dabei: Schritt für Schritt und passend zu deinen Stärken. Weiterbildung erfolgt praxisnah und mit klarem Nutzen für deine Arbeit.

Langfristige Zusammenarbeit
Wir denken langfristig. Verlässlichkeit, Loyalität und Qualität schätzen wir mehr als laute Selbstdarstellung oder kurzfristige Erfolge.

Strukturierter Arbeitsalltag & Flexibilität:
Du arbeitest an drei festen Tagen pro Woche vor Ort in unserem Büro in Hamburg und optional an zwei Tagen im Homeoffice.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung und mit dir zu sprechen.