Bürojob in der Hausverwaltung - Assistenz / Sekretariat / Office (m/w/x)

Wir besetzen für unsere Kund:in – eine moderne und professionell geführte Hausverwaltung in Wien – die Position Office-Mitarbeiter:in (m/w/x) in Vollzeit.

Sie mögen klare Abläufe und arbeiten gerne in einem strukturierten Umfeld?
Sie haben ein gutes Gespür für Prioritäten – wissen, wann Sie Dinge hinterfragen dürfen, und wann es einfach gilt, zuverlässig zu erledigen?

Dann erwartet Sie hier ein Arbeitsplatz, an dem Ihre Genauigkeit zählt, Ihre Verlässlichkeit geschätzt wird und Ihr Beitrag spürbar ist.

Unser Ziel: Sie arbeiten direkt unter der Leitung der Office-Manager:in – als Teil eines Teams, das respektvoll zusammenarbeitet und aufeinander schaut.

• Sie unterstützen das Office-Team bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben im Hausverwaltungsbereich
• Sie sind erste Anlaufstelle für Kund:innen, Professionist:innen und andere Beteiligte – telefonisch, schriftlich und persönlich
• Sie pflegen Termine, Daten und Dokumente, behalten Abläufe im Blick und sorgen für Übersicht
• Sie nehmen Schadensmeldungen und Beschwerden entgegen, leiten diese strukturiert weiter oder bearbeiten einfache Anliegen eigenständig
• Sie kümmern sich um liegenschaftsbezogene Aufgaben, z. B. das Erstellen von Aushängen, Versand von Einladungen oder Unterstützung bei Eigentümerversammlungen
• Sie unterstützen bei Besprechungsvorbereitungen, sorgen für Ordnung, Materialverfügbarkeit und ein angenehmes Umfeld

• Abgeschlossene Matura (HAK, HLT odgl.)
  oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung bzw. Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (z. B. Assistenz, Büro, Verwaltung)
• sichere MS-Office-Anwenderkenntnisse
• Strukturierte, stressresistente und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Freude an Kommunikation – am Telefon, per E-Mail oder persönlich
• Organisationstalent, Hands-on-Mentalität, Eigenverantwortung und ein Gespür für Teamarbeit
• Bereitschaft, klare Anweisungen umzusetzen, aber auch mitzudenken, wenn Prozesse unklar sind
• Diskretion, Genauigkeit und Serviceorientierung im täglichen Tun
• Erfahrung in der Hausverwaltung von Vorteil

• Zwei zusätzliche Urlaubstage – 24.12. und 31.12.
• Persönliche und fachliche Weiterbildungsunterstützung (individuell abgestimmt, nicht von der Stange)
• Impulse für mentale Gesundheit & persönliche Balance – regelmäßig im Arbeitsalltag integriert

Ihr Wunschbenefit fehlt?
Lassen Sie es uns wissen – unser Auftraggeber ist offen für gute Ideen und entwickelt sich mit seinem Team weiter.

Was unser Kunde sucht:

• Menschen, die offen kommunizieren und gerne zum reibungslosen Ablauf im Hintergrund beitragen.
• Persönlichkeiten, die Aufgaben gewissenhaft erledigen, strukturiert arbeiten und auch in lebhaften Momenten den Überblick behalten.
• Teamkolleg:innen, die zuhören, ihre Ideen einbringen und Rückmeldungen als Teil einer wertschätzenden Zusammenarbeit verstehen.
• Keine Show, kein Perfektionismus – sondern Menschen, die mit Herz, Verlässlichkeit und Hausverstand ihren Beitrag leisten möchten.

Angabe zum Entgelt:

Die Entlohnung richtet sich nach dem Kollektivvertrag für Immobilienverwalter:innen.
Für diese Position ist ein Jahresbruttogehalt auf Vollzeitbasis (40h/Woche) von € 33.000 bis € 42.000 vorgesehen, abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung.
Eine Überzahlung ist möglich.

Bevor Sie sich entscheiden, ein letzter Einblick in die Haltung unseres Kunden:

Hier wird nicht mit Schlagworten geworben, sondern mit dem, was wirklich zählt: Klare Kommunikation, ehrliche Rückmeldungen, Entwicklung im Alltag – und ein Miteinander, das auf Verantwortung und Vertrauen baut. Strukturen werden hinterfragt, Arbeitsweisen weitergedacht, und auch das Persönliche hat Raum – weil gute Arbeit nur dort gelingt, wo Menschen ernst genommen werden.

Wenn Sie das anspricht, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Hinweis zur Bewerbung:
Wir verzichten bewusst auf Motivationsschreiben. In zeitgemäßen Auswahlverfahren liegt der Fokus auf fachlicher Erfahrung und einem klaren Lebenslauf. Für diese Position ist kein Motivationsschreiben erforderlich – daher ist im Bewerbungsformular auch kein Upload-Feld dafür vorgesehen.

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