Office Manager:in / Sekretariatsleitung (m/w/x) - Vollzeit in der Immobilienverwaltung / Hausverwaltung

Wir besetzen für unsere Kunde – eine in Wien ansässige Hausverwaltung – die Position der Büroleitung (m/w/x) in Vollzeit.

Sie bringen Organisationstalent, Überblick und Erfahrung im Verwaltungsumfeld mit – und möchten eine Rolle übernehmen, in der Klarheit, Verlässlichkeit und Struktur geschätzt werden?

Egal, ob Sie sich beruflich verändern möchten oder bereits langjährig Führungsverantwortung tragen: In dieser Funktion gestalten Sie den Ablauf aktiv mit – und schaffen die Voraussetzungen dafür, dass das Tagesgeschäft verlässlich funktioniert.

Als Büroleitung halten Sie Fäden zusammen, koordinieren interne Abläufe, und sind für das Team eine wichtige Ansprechperson. Sie sorgen dafür, dass Aufgaben nicht nur verteilt, sondern verstanden werden – und dass das Miteinander im Alltag greifbar bleibt.

Sie sind die Person, bei der alles zusammenläuft – und niemand untergeht.

Sie spüren, wann Klarheit fehlt, bringen Ruhe in hektische Tage und geben Orientierung, wenn es unübersichtlich wird.
Ihr Gespür für Menschen ist genauso gefragt wie Ihre Fähigkeit, Aufgaben greifbar zu machen. Was Sie organisieren, bringt nicht nur Struktur – sondern Sicherheit. Was Sie besprechen, bleibt nicht hängen – sondern wirkt.

Besonderes Augenmerk liegt auf der internen Kommunikation: Wöchentliche Besprechungen gestalten Sie so, dass sich alle gehört und verstanden fühlen. Rückmeldungen sind klar, Aufgaben transparent, Prioritäten nachvollziehbar – und das Team startet orientiert in die Woche.

Unser Kunde steht für professionelle Hausverwaltung – mit klarer Verantwortung, geregelten Abläufen und einem respektvollen Umgang miteinander. Entwicklung ist möglich – nicht durch große Worte, sondern durch konkrete Arbeit im Alltag. Unsere Kunde fördert Ihre berufliche und persönliche Entwicklung aktiv.

Hinter diesem Unternehmen steht ein Eigentümer, der Entwicklung als Grundhaltung lebt. Er fördert Menschen, die Verantwortung übernehmen, eigene Ideen einbringen und Strukturen mitgestalten möchten. Neue Impulse sind willkommen – genauso wie der Wunsch, Dinge zu verbessern und Abläufe klar zu ordnen.

Wertschätzung, Klarheit und Gestaltungsfreude prägen seine Führung – und genau dafür sucht er Menschen, die diesen Weg mitgehen möchten.

Bringen Sie Ihre Erfahrung ein – und gestalten Sie mit.

Unser Kunde entwickelt nicht nur Objekte, sondern auch Abläufe und Zusammenarbeit laufend weiter. Prozesse werden klarer, digitale Werkzeuge sinnvoll integriert und Zuständigkeiten neu gedacht. Wenn Sie Ihre Ideen einbringen möchten und Freude daran haben, Strukturen zu verbessern, finden Sie hier den passenden Rahmen dafür.

• Leitung und Koordination von Büro, Front- und Backoffice
• Organisation interner Besprechungen und Briefings
• Schnittstelle zur Geschäftsführung und Verwaltung
• Bearbeitung von Posteingang und zentralem Office-Postfach
• Pflege von Stammdaten und Verwaltung interner Unterlagen
• Kontakt zu Professionist:innen
• Unterstützung im Rechnungsmanagement (nach Absprache)
• Koordination von Aussendungen und interner Abläufe
• div. Sekretariatstätigkeiten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  (Bürokaufmann / Bürokauffrau, Verwaltungsassistent:in, HAK, HAS, HLW, Kolleg oder Fachschule mit wirtschaftlichem Schwerpunkt) oder entsprechend einschlägige Praxis in Office-Management mit Teamführung;
• Berufserfahrung im Büro-, Verwaltungs- oder Assistenzbereich
• Erfahrung in der Hausverwaltung von Vorteil
• Organisationsstärke und selbstständige Arbeitsweise
• Teamfähigkeit und Kommunikationsgeschick
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office
• Erfahrung mit Verwaltungssoftware von Vorteil
• Verlässlichkeit, Überblick und lösungsorientiertes Denken

• Zwei zusätzliche Urlaubstage – 24.12. und 31.12.
• Homeoffice möglich (nach Einschulung und individueller Vereinbarung)
• Persönliche und fachliche Weiterbildungsunterstützung (individuell abgestimmt, nicht von der Stange)
• Impulse für mentale Gesundheit & persönliche Balance – regelmäßig im Arbeitsalltag integriert

Ihr Wunschbenefit fehlt?
Lassen Sie es uns wissen – unser Auftraggeber ist offen für gute Ideen und entwickelt sich mit seinem Team weiter.

Was unser Kunde sucht:

• Menschen, die Dinge klar ansprechen – und gern Verantwortung übernehmen.
• Persönlichkeiten mit Struktur im Denken, Übersicht im Alltag und Verlässlichkeit im Tun.
• Teamkolleg:innen, die zuhören können, Ideen einbringen und Rückmeldungen als Teil der Zusammenarbeit verstehen.
• Keine Titel, keine Show – sondern Menschen, die wirklich etwas bewegen wollen.

Angabe zum Entgelt:

Die Entlohnung richtet sich nach dem Kollektivvertrag für Immobilienverwalter:innen.
Für diese Position ist ein Jahresbruttogehalt auf Vollzeitbasis (40h/Woche) von € 50.000 bis € 56.000 vorgesehen, abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung.
Eine Überzahlung ist möglich.

Bevor Sie sich entscheiden, ein letzter Einblick in die Haltung unseres Kunden:

Hier wird nicht mit Schlagworten geworben, sondern mit dem, was wirklich zählt: Klare Kommunikation, ehrliche Rückmeldungen, Entwicklung im Alltag – und ein Miteinander, das auf Verantwortung und Vertrauen baut. Strukturen werden hinterfragt, Arbeitsweisen weitergedacht, und auch das Persönliche hat Raum – weil gute Arbeit nur dort gelingt, wo Menschen ernst genommen werden.

Wenn Sie das anspricht, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Hinweis zur Bewerbung:
Wir verzichten bewusst auf Motivationsschreiben. In zeitgemäßen Auswahlverfahren liegt der Fokus auf fachlicher Erfahrung und einem klaren Lebenslauf. Für diese Position ist kein Motivationsschreiben erforderlich – daher ist im Bewerbungsformular auch kein Upload-Feld dafür vorgesehen.

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