Executive Assistant / Office & Finance Manager (m/w/d)

Die Marke MELINA BUCHER ist ein mehrfach ausgezeichnetes Modelabel. Seit 2019 vereint sie zeitloses Design, feine Handwerkskunst und neueste Materialinnovationen in veganen Taschen und Accessories – 100 % tierfrei, möglichst plastikfrei und made in Germany. Unter der Marke GROW – The Studio haben wir 2024 ein Atelier in Mannheim eröffnet, in dem wir tagtäglich mit zukunftsweisenden Materialien arbeiten und das wir bereits zu einem der führenden Studios Europas für die Umsetzung von Taschen und Accessoires aus Next-Gen-Materialien entwickelt haben.

Ergänzend wirken wir auch an einer Reihe von Beteiligungen im E-Commerce- und Innovationsumfeld mit. Alle Firmen sind wachstumsorientiert, digital aufgestellt und stark projektgetrieben.

Zur Entlastung der Geschäftsführung suchen wir eine strukturierte, verlässliche und mitdenkende Assistenz in Teilzeit (50-75%). Die Rolle ist zentral und verbindet Office Management, vorbereitende Buchhaltung und Executive Support.

Du bist die organisatorische Schaltstelle, hältst Prozesse zusammen und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, hast Zugriff auf E-Mail, Kalender und Kommunikationskanäle und übernimmst Verantwortung im Tagesgeschäft und in Projekten. Diese Rolle ist keine klassische Assistenz. Sie erfordert Überblick, Entscheidungsstärke und Verlässlichkeit. Wenn du gerne Ordnung in komplexe Strukturen bringst, bist du hier richtig.

Diese Tätigkeiten erwarten Dich im Bereich Office Management & Administration:

• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und Equipment
• Pflege von Inventar- und Bestandslisten
• Kommunikation mit Lieferanten und Geschäftspartnern
• Verwaltung von Personalunterlagen

Diese Tätigkeiten erwarten Dich im Bereich Buchhaltung & Finance:

• Belege prüfen, vorkontieren und erfassen
• Vorbereitung der Buchhaltung für den Steuerberater
• Durchführung von Zahlungen
• Abstimmung mit Steuerberater, Finanzamt, Krankenkassen und Berufsgenossenschaften
• Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen (vorbereitend)

Diese Tätigkeiten erwarten Dich im Bereich Executive Assistance:

• Vorqualifizierung und Beantwortung eingehender Nachrichten auf allen Kanälen
• Überwachung und Pflege des Kalenders
• Terminvereinbarungen und Priorisierung
• Aufgabenmanagement und Follow-ups
• Strukturierung von To-dos über mehrere Unternehmen hinweg
• Unterstützung bei Neugründungen
• Projektkoordination und Status-Tracking
• Schnittstelle zwischen internen und externen Beteiligten

Das zeichnet Dich aus:

Fachlicher Hintergrund

• Abgeschlossene Ausbildung als Steuerfachangestellte:r, Bilanzbuchhalter:in oder kaufmännische Ausbildung mit starkem Finance-Fokus oder abgeschlossenes Studium in verwandten Bereichen
• Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung
• Sicherer Umgang mit Behörden, Steuerberatern, Banken und sonstigen Externen

Arbeitsweise

• Du arbeitest extrem strukturiert
• Du bist zuverlässig und diskret
• Du zeigst hohe Eigenverantwortung
• Du denkst voraus, nicht nur nach
• Du arbeitest lösungsorientiert

Digital & Organisation

• Sehr gute E-Mail- und Kalenderorganisation
• Sicher im Umgang mit digitalen Tools wie z. B. Asana
• Offen für neue Software und Automatisierungen
• Interesse an E-Commerce und digitalen Geschäftsmodellen von Vorteil

Persönlich

• Hohes Verantwortungsbewusstsein
• Klare Kommunikation
• Belastbar und priorisierungsstark
• Vertrauenswürdigkeit ist zwingend

Was wir dir bieten können:

• Zentrale Schlüsselrolle mit echtem Impact
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Tiefer Einblick in mehrere Unternehmen
• Viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum
• Langfristige Perspektive
• Flexible Arbeitszeiten
• Hybrid möglich (70-80% vor Ort)
• Faire und leistungsorientierte Vergütung
• Einzigartige Start-Up-Atmosphäre
• Entfaltungsmöglichkeit durch Realisierung eigener Ideen

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung unter Angabe des gewünschten Starttermins sowie gehaltlicher Vorstellungen.