Office Manager (m/f/d)

Wir sind eine internationales, bunt gemischte, junges, schnell wachsende IT-Consulting Unternehmensgruppe. Wir schauen erst aufs Menschliche und danach auf die Skills, in dieser Reihenfolge. Egal welche Ausbildung Du hast, wie alt Du bist, wo Du wohnst, wo Du herkommst oder wie dein Lebenslauf aussieht. “Come as you are, be yourself and join the LW family”.

Für unsere Kunden sind wir Problemlöser in den Bereichen Customer Service, CRM, Workmanagement und BI. Dies erreichen wir mit viel Kreativität, Transparenz und Ehrgeiz, was uns bei Kunden von Start-ups bis hin zu Konzernen zu bewährten Partnern macht.

Als Office Manager /- in (m/w/d) in Teilzeit bist du für alle administrativen Aufgaben, anfallenden Backoffice-Tätigkeiten sowie die Organisation von Veranstaltungen und Geschäftsreisen verantwortlich.

Deine Rolle umfasst folgende Schwerpunkte im Einzelnen:

Vertrags- und Dokumentenverwaltung:

• Du bist für die Verwaltung und Unterzeichnung von Verträgen über DocuSign zuständig
• Du pflegst rechtliche Dokumente wie NDAs und Lizenzen
• Die Organisation und Verwaltung von Dokumenten in Google Drive liegen ebenfalls in deinem Aufgabenbereich

Allgemeine Backoffice-Tätigkeiten:

• Du bestellst die Hardware für unsere Mitarbeiter
• Du verwaltest die Geschäftspost via Caya
• Du pflegst die Unternehmensdaten in Personio und Google Drive

Veranstaltungsplanung:

• Du organisierst Company-Updates und unterstützt bei der Gestaltung von Präsentationsfolien mit Google Workspace
• Du planst und organisiert unsere Co-Workings, Offsites, Team-Events, Kundenveranstaltungen und Workshops

Reiseplanung und Einkauf:

• Du planst und buchst unsere Geschäftsreisen, einschließlich Flüge, Unterkünfte und Transport
• Du organisierst den Einkauf und übernimmst die Organisation von Geschenken für unsere Kunden und Mitarbeiter

Das wochentlichen Stundenvolumen beträgt zwischen 20 - 30 Stunden pro Woche.

• Nachgewiesene Erfahrung in der Büroverwaltung und Veranstaltungsplanung in einem Start-up- oder dynamischen Umfeld (2 - 3 Jahre Berufserfahrung)
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten
• Multitaskingfähige Arbeitsweise, um mehrere Projekte gleichzeitig zu managen
• Gute Kommunikationsfähigkeiten mit internen Teams, externen Partnern und Kunden zu interagieren
• Belastbarkeit und die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und flexible Lösungen zu finden
• Selbstmotivation und Eigeninitiative, um Aufgaben eigenständig zu erledigen und proaktiv zur Verbesserung von Prozessen beizutragen
• Wohnhaft in Deutschland
• Sehr gute Englischkenntnisse
• Erfahrung mit Personio wünschenswert
• GDPR Erfahrung sowie Erfahrung im Vertragsmanagement wünschenswert
• Erfahrung im Customer Service von Vorteil

• Work-Life-Balance: Du kannst dir deine Arbeitszeit selbst einteilen. Wir arbeiten 100 % Remote. Ab und zu mal Lust auf ein Co-Working mit LWees in deiner Nähe?. Jederzeit gerne.
• „Mikromanagement" ist nicht dein Stil!: unserer auch nicht!.
• Das Ergebnis zählt! Wie Du arbeitest, entscheidest Du.
• Vertrauensbasis: Vertrauen ist alles. Punkt!
• Remote is where the magic happens: Was Du zum Arbeiten an Equipment brauchst, bekommst Du.
• Get to the Next level: Weiterbildungen, Trainings oder Schulungen? Sprich uns direkt an, auch das gehört dazu.
• Stay connected: Durch regelmäßigen Austausch und Feedback Talks leben wir Transparenz und Offenheit.
• Here to stay: Wir bauen auf langfristige Zusammenarbeit. Befristete Arbeitsverträge haben wir nicht.
• Dresscode: Nein Danke!

• Das WIR zählt: Durch die zahlreichen Co-Workings und Teamevents in Deutschland und im Ausland stärken wir unseren Zusammenhalt und unsere ganz besondere LW Kultur.
• Starte direkt durch: Ein Onboarding, was dich ankommen lässt, dein Onboarding Buddy steht dir ab dem ersten Tag zur Seite.
• Hört sich cool an? Super, dann schick uns doch einfach deinen Lebenslauf. Ein Anschreiben brauchen wir nicht.