Unser Unternehmen
Für die nächste Wachstumsphase suche ich als Geschäftsführer eine Assistenz (m/w/d), die mich bei der Organisation, Kundenkommunikation und Projektstrukturierung unterstützt. Wir sind ein wachsendes Software Dienstleistungsunternehmen, dass sich auf den Markt der Startups, Gründer, Erfinder und KMUs mit innovativen Ideen fokussiert.
Deine Aufgaben
Assistenz der Geschäftsführung
Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung und stellst sicher, dass Organisation, Struktur und Kommunikation reibungslos funktionieren. Dazu gehören Terminplanung, Reiseorganisation, Koordination laufender Aufgaben und die Priorisierung operativer To-Dos.
Struktur & Systemaufbau
Du liebst Ordnung und baust sie überall ein. Du entwickelst und optimierst interne Systeme, Automatisierungen und SOPs, pflegst Ordnerstrukturen und sorgst für klare Abläufe in allen Unternehmensbereichen. Du bist die Person, die Struktur fordert, einführt und lebt.
Sales & Kundenmanagement
Du begleitest den gesamten Vertriebsprozess von der Terminsicherung über das Nachfassen zugesendeter Unterlagen bis hin zur Pflege des CRM-Systems nach jedem Gespräch. Du sorgst für eine klare Nachverfolgung von Leads, kümmerst dich um No-Show-Fälle und unterstützt bei der Erstellung von Sales-Präsentationen und Angeboten. Durch den Einsatz von KI-gestützten Tools unterstützt du die Automatisierung von Follow-ups, Datenpflege und Reporting.
Strukturiertes CRM-Management
Unterstützung im gesamten Vertriebsprozess vom Erstkontakt bis zum Abschluss inkl. Identifikation und Vorqualifizierung potenzieller Kunden sowie Dokumentation aller Vertriebsaktivitäten im Customer-Relationship-Managment System.
Informations-, Kalender- & Taskmanagement
Du übernimmst die Verantwortung für den Überblick über Postfach, Kalender und Aufgabenmanagement. Du bündelst eingehende Informationen aus verschiedenen Kanälen, strukturierst sie nach bestehenden Kriterien und bereitest sie so auf, dass nichts verloren geht. Dabei denkst du stets einen Schritt voraus, erkennst Zusammenhänge und hältst alle To-Dos, Deadlines und Prioritäten im Blick. Du bist damit die Kapazitätserweiterung der Geschäftsführung – jemand, der vorausschauend denkt, entlastet und Überblick schafft.
Projektmanagement & Kundenbetreuung
Du übernimmst Verantwortung für laufende Kundenprojekte, sorgst für klare Strukturen und Deadlines und stellst sicher, dass Aufgaben termingerecht umgesetzt werden. Dabei arbeitest du eng mit dem Team zusammen und denkst proaktiv in die Zukunft, um Engpässe oder Potenziale frühzeitig zu erkennen.
Office- & Finanzorganisation
Du unterstützt in der vorbereitenden Buchhaltung, sammelst Rechnungen, richtest Daueraufträge ein und sorgst dafür, dass alle Zahlungsthemen organisiert ablaufen.
Social Media & Kommunikation
Du unterstützt bei der Pflege der Social-Media-Kanäle (LinkedIn, Instagram, Facebook), hältst Inhalte aktuell und sorgst für ein konsistentes Auftreten der Marke. Dabei arbeitest du eng mit dem Marketingteam bzw. externen Dienstleistern zusammen.
Recruiting & HR-Management
Du begleitest den gesamten Bewerbungsprozess – von der Sichtung der Bewerbungen über die Terminierung der Gespräche bis hin zur Kommunikation mit Bewerber:innen. Intern bist du zentrale:r Ansprechpartner:in für Mitarbeiter:innen und sorgst für klare Abläufe und Prioritäten.
Proaktiver Kunden-Support
Sicherstellung einer hohen Kundenzufriedenheit im Rahmen der Consulting-Projekte durch proaktive Kommunikation, Support sowie Optimierung der Kunden-Ergebnisse (KPIs).
Dein Profil
Organisationstalent mit Systemdenken
Du behältst auch in einem dynamischen Umfeld und bei einer Vielzahl von Projekten immer den Überblick und schaffst es, Prioritäten festzulegen und verschiedene Ansprechpartner zu koordinieren. Du hast Freude an Automatisierung, Prozessoptimierung und nutzt KI-Tools gezielt, um Abläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen. Chaos ist für dich ein Signal, Ordnung zu schaffen.
Kommunikativ & vorausschauend
Du erkennst, was als Nächstes ansteht, bevor es gesagt wird. Du kommunizierst klar, lösungsorientiert und bist in der Lage, verschiedene Informationsströme zu bündeln und weiterzugeben. Du kannst per Telefon, per Chat und per Mail exzellent kommunizieren und hast eine gute Auffassungsgabe, die dich Fragen schnell und effektiv beantworten lässt.
Erfahren in Projekt- & Aufgabenmanagement
Du hast bereits Projekte eigenständig betreut oder in Kundenprozessen Verantwortung übernommen. Du kannst Aufgaben priorisieren, delegieren und nachhalten.
Vertrieblich interessiert
Du bringst Verständnis für den Sales-Prozess mit und hast keine Berührungsängste mit Kund:innen oder Interessent:innen. Du unterstützt mit Professionalität und Freude am Kundenkontakt.
Digital Native
Du arbeitest sicher mit modernen Tools wie CRM-Systemen, Trello/Asana, Whatsapp (Desktop) und Google Workspace. Online-Kommunikation ist für dich selbstverständlich, Social Media ist kein Neuland. Wir arbeiten ausschließlich mit State-of-the-art Tools sowohl in eigenen als auch in Kundenprojekten, weshalb du dich gut in der Online-Welt auskennen solltest. Künstliche Intelligenz ist für dich keine Zukunftsmusik, sondern Teil deines täglichen Workflows.
Verlässlichkeit & Diskretion
Du arbeitest gewissenhaft, zuverlässig und bewahrst auch bei sensiblen Themen absolute Diskretion.
Deine Vorteile
Direkte Zusammenarbeit
Du arbeitest operativ direkt mit der Geschäftsführung zusammen, bringst eigene Ideen ein und triffst gemeinsam Entscheidungen. Dabei erhältst du tiefen Einblick in den gesamten Unternehmenslebenszyklus und sammelst wertvolle Erfahrungen in Unternehmertum, Strategie und Umsetzung.
Arbeitskultur & Wachstum
Dich erwartet eine exzellente Arbeitskultur in einem dynamischen, schnell wachsenden Unternehmen mit ausgezeichneten Kundenerfolgen und dem Anspruch, wirklich zu helfen und einen positiven Unterschied zu machen.
Einblicke & Lernen
Du profitierst von bestehenden Coaching- und Mentoring-Programmen innerhalb des Unternehmens und gewinnst dadurch spannende Einblicke in Denkweisen, Strategien und Themen, die dich fachlich wie persönlich weiterbringen.
Remote-First & Flexibilität
Wir arbeiten Remote-First, was dir maximale Flexibilität in deiner Arbeitsumgebung ermöglicht.
Asynchrone Kommunikation
Wir setzen auf klare Strukturen statt auf zu viele Meetings – für maximale Freiheit, Eigenverantwortung und effizientes Arbeiten mit Fokus.
Technologie & Onboarding
Wir nutzen modernste Tools und Prozesse, damit du durch ein optimiertes Onboarding schnell eingearbeitet bist und von Beginn an produktiv arbeiten kannst.
Persönliche Entwicklung
Dein Wachstumspotenzial ist groß – du entscheidest selbst, wohin sich deine Rolle und Verantwortung in den kommenden Jahren entwickeln.
Assistenz der Geschäftsführung
Struktur & Systemaufbau
Sales & Kundenmanagement
Projektmanagement & Kundenbetreuung
Informations-, Kalender- & Taskmanagement
Office- & Finanzorganisation
Social Media & Kommunikation
Recruiting & HR-Management
Proaktiver Kunden-Support
Organisationstalent mit Systemdenken
Kommunikative Persönlichkeit
Erfahrung im Projekt- & Aufgabenmanagement
Vertriebsverständnis & Kundenorientierung
Digital Native
Persönliche Eigenschaften