Kita Villa Milla (Berlin, Lichtenberg)

Unsere Kita Villa Milla in Berlin Lichtenberg lebt von einem wertschätzenden Miteinander – sowohl im pädagogischen Alltag als auch in der Verwaltung. Damit im Hintergrund alles zuverlässig funktioniert, suchen wir eine engagierte Büro-Leitung (m/w/d), die unsere administrativen Prozesse strukturiert begleitet. Wenn Sie gerne eigenverantwortlich arbeiten, Zahlen und Organisation mögen und gleichzeitig Teil eines herzlichen Umfelds sein möchten, freuen wir uns sehr darauf, Sie kennenzulernen. 
<ul>
<li>Einrichtung: Kita Villa Milla </li>
<li>Schwerpunkt: Buchhaltung (Zuarbeit Steuerbüro) – Elternbeiträge/Mahnwesen – Vertragsmanagement Eltern – ISBJ (Senatssystem)</li>
<li>Stellenumfang: Teilzeit, bis max. 20 Stunden/Woche</li>
<li>Arbeitsbeginn: 01.03.2026 (1 Jahr befristeter Vertrag)</li>
<li>Arbeitsort: überwiegend Homeoffice, ergänzend Präsenz in der Einrichtung/Office nach Bedarf (Aktenabgleich)</li>
<li>Fachlich vorgesetzt: Geschäftsleitung</li>
<li>Zusammenarbeit mit: Einrichtungsleitung, pädagogisches Team (Ein-/Austritte/Betreuungsumfang), Steuerbüro sowie Eltern/Erziehungsberechtigte</li>
</ul>
<h2>Aufgaben</h2>
Buchhaltung / Zuarbeit Steuerbüro
<ul>
<li>Wöchentliche Bearbeitung von Eingangsrechnungen sowie Vorbereitung der Zahlungsvorgänge (Lexware)</li>
<li>Formale Rechnungsprüfung und Abstimmung mit der Geschäftsleitung</li>
<li>Regelmäßiger Kontenabgleich und strukturierte Belegablage</li>
<li>Vorbereitung und Dokumentation der Unterlagen für das Steuerbüro (Keine eigenständige Abschluss- oder Steuerverantwortung)</li>
</ul>
Elternbeiträge &amp; Mahnwesen
<ul>
<li>Monatliche Kontrolle von ca. 150 Zahlungseingängen</li>
<li>Zuordnung und Klärung offener Zahlungen</li>
<li>Eigenständiger Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen</li>
<li>Dokumentation der Mahnstufen und Kommunikation mit Eltern über die Kita-App</li>
</ul>
Vertragsmanagement Eltern
<ul>
<li>Erstellung und Organisation der Betreuungsverträge inkl. Anlagen</li>
<li>Steuerung des Unterschriftenprozesses und Nachverfolgung offener Verträge</li>
<li>Digitale und physische Vertragsablage inkl. Versionierung und Archivierung</li>
<li>Bearbeitung von Vertragsänderungen sowie Vertragsbeendigungen (ca. 25 Vertragsstarts und ca. 25 Vertragsenden pro Jahr)</li>
</ul>
ISBJ (Senatssystem)
<ul>
<li>Einpflege der Vertragsdaten spätestens 4 Wochen nach Vertragsunterschrift</li>
<li>Fristgerechte Abmeldung bei Vertragsende</li>
<li>Sicherstellung der Datenqualität und Dokumentation</li>
</ul>
Reporting &amp; Administration
<ul>
<li>Monatliche Auswertung aus Commitly für die Geschäftsführung</li>
<li>Plausibilitätsprüfung und fristgerechte Weitergabe</li>
<li>Datenschutzkonforme Dokumentation und Kommunikation</li>
</ul>
Arbeitsmodell
<ul>
<li>Großteil der Tätigkeit im Homeoffice möglich</li>
<li>Präsenztermine nach Bedarf zum Abgleich physischer Akten</li>
<li>Ein fester Wochentag mit frühem Arbeitsbeginn wird verbindlich abgestimmt, um Elternanfragen zeitnah zu bearbeiten</li>
</ul>
<h2>Qualifikation</h2>
Fachliche Anforderungen (Muss)
<ul>
<li>Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation</li>
<li>Praxiserfahrung in klassischer Buchhaltung bzw. buchhalterischer Sachbearbeitung</li>
<li>Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift</li>
<li>Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln, idealerweise Lexware-Erfahrung</li>
</ul>
Wünschenswert (Kann)
<ul>
<li>Erfahrung im Mahnwesen bzw. Forderungsmanagement</li>
<li>Erfahrung im Vertrags- und Dokumentenmanagement</li>
<li>Erfahrung mit Fachverfahren wie ISBJ oder vergleichbaren Systemen</li>
<li>Erfahrung bei Prozessumstellungen (z. B. digitale Unterschriften)</li>
</ul>
Persönliche Kompetenzen
<ul>
<li>Sehr sorgfältige, strukturierte und fristenorientierte Arbeitsweise</li>
<li>Verbindliche und freundliche Kommunikation</li>
<li>Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein</li>
</ul>
Arbeitsmittel &amp; Systeme
<ul>
<li>Lexware (Belegeingang/Kreditoren, Kontenabgleich)</li>
<li>Commitly (monatliche Auswertung)</li>
<li>ISBJ (Senatssystem)</li>
<li>Kita-App zur Elternkommunikation</li>
<li>Einrichtungseigene Software für Vertrags- und Dokumentenmanagement</li>
</ul>
Verantwortung:
<ul>
<li>Fristgerechte Bearbeitung der Rechnungs- und Beitragsprozesse inkl. Mahnwesen</li>
<li>Vollständige Vertrags- und Dokumentenführung (digital &amp; physisch)</li>
<li>Korrekte ISBJ-Einpflege und Abmeldung</li>
</ul>
Grenzen der Stelle:
<ul>
<li>Keine eigenständige Abschluss- oder Steuerverantwortung</li>
<li>Keine Rechtsberatung gegenüber Eltern (Sonderfälle an Geschäftsleitung)</li>
<li>Zahlungen ausschließlich nach internem Freigabeprozess</li>
</ul>
<h2>Benefits</h2>
Wir bieten Ihnen ein flexibles Arbeitsmodell mit überwiegendem Homeoffice, ein wertschätzendes Arbeitsumfeld sowie eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit viel Eigenständigkeit in einer familiären Kita-Atmosphäre.
Wenn Sie sich angesprochen fühlen, freuen wir uns sehr auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie vielleicht schon bald in unserem Team der Kita Villa Milla willkommen zu heißen.

Büro Leitung - Office Manager (m/w/d)

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