Unsere Kita Villa Milla in Berlin Lichtenberg lebt von einem wertschätzenden Miteinander – sowohl im pädagogischen Alltag als auch in der Verwaltung. Damit im Hintergrund alles zuverlässig funktioniert, suchen wir eine engagierte Büro-Leitung (m/w/d), die unsere administrativen Prozesse strukturiert begleitet. Wenn Sie gerne eigenverantwortlich arbeiten, Zahlen und Organisation mögen und gleichzeitig Teil eines herzlichen Umfelds sein möchten, freuen wir uns sehr darauf, Sie kennenzulernen.
- Einrichtung: Kita Villa Milla
- Schwerpunkt: Buchhaltung (Zuarbeit Steuerbüro) – Elternbeiträge/Mahnwesen – Vertragsmanagement Eltern – ISBJ (Senatssystem)
- Stellenumfang: Teilzeit, bis max. 20 Stunden/Woche
- Arbeitsbeginn: 01.03.2026 (1 Jahr befristeter Vertrag)
- Arbeitsort: überwiegend Homeoffice, ergänzend Präsenz in der Einrichtung/Office nach Bedarf (Aktenabgleich)
- Fachlich vorgesetzt: Geschäftsleitung
- Zusammenarbeit mit: Einrichtungsleitung, pädagogisches Team (Ein-/Austritte/Betreuungsumfang), Steuerbüro sowie Eltern/Erziehungsberechtigte
Aufgaben
Buchhaltung / Zuarbeit Steuerbüro
- Wöchentliche Bearbeitung von Eingangsrechnungen sowie Vorbereitung der Zahlungsvorgänge (Lexware)
- Formale Rechnungsprüfung und Abstimmung mit der Geschäftsleitung
- Regelmäßiger Kontenabgleich und strukturierte Belegablage
- Vorbereitung und Dokumentation der Unterlagen für das Steuerbüro
(Keine eigenständige Abschluss- oder Steuerverantwortung)
Elternbeiträge & Mahnwesen
- Monatliche Kontrolle von ca. 150 Zahlungseingängen
- Zuordnung und Klärung offener Zahlungen
- Eigenständiger Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen
- Dokumentation der Mahnstufen und Kommunikation mit Eltern über die Kita-App
Vertragsmanagement Eltern
- Erstellung und Organisation der Betreuungsverträge inkl. Anlagen
- Steuerung des Unterschriftenprozesses und Nachverfolgung offener Verträge
- Digitale und physische Vertragsablage inkl. Versionierung und Archivierung
- Bearbeitung von Vertragsänderungen sowie Vertragsbeendigungen
(ca. 25 Vertragsstarts und ca. 25 Vertragsenden pro Jahr)
ISBJ (Senatssystem)
- Einpflege der Vertragsdaten spätestens 4 Wochen nach Vertragsunterschrift
- Fristgerechte Abmeldung bei Vertragsende
- Sicherstellung der Datenqualität und Dokumentation
Reporting & Administration
- Monatliche Auswertung aus Commitly für die Geschäftsführung
- Plausibilitätsprüfung und fristgerechte Weitergabe
- Datenschutzkonforme Dokumentation und Kommunikation
Arbeitsmodell
- Großteil der Tätigkeit im Homeoffice möglich
- Präsenztermine nach Bedarf zum Abgleich physischer Akten
- Ein fester Wochentag mit frühem Arbeitsbeginn wird verbindlich abgestimmt, um Elternanfragen zeitnah zu bearbeiten
Qualifikation
Fachliche Anforderungen (Muss)
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Praxiserfahrung in klassischer Buchhaltung bzw. buchhalterischer Sachbearbeitung
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln, idealerweise Lexware-Erfahrung
Wünschenswert (Kann)
- Erfahrung im Mahnwesen bzw. Forderungsmanagement
- Erfahrung im Vertrags- und Dokumentenmanagement
- Erfahrung mit Fachverfahren wie ISBJ oder vergleichbaren Systemen
- Erfahrung bei Prozessumstellungen (z. B. digitale Unterschriften)
Persönliche Kompetenzen
- Sehr sorgfältige, strukturierte und fristenorientierte Arbeitsweise
- Verbindliche und freundliche Kommunikation
- Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
Arbeitsmittel & Systeme
- Lexware (Belegeingang/Kreditoren, Kontenabgleich)
- Commitly (monatliche Auswertung)
- ISBJ (Senatssystem)
- Kita-App zur Elternkommunikation
- Einrichtungseigene Software für Vertrags- und Dokumentenmanagement
Verantwortung:
- Fristgerechte Bearbeitung der Rechnungs- und Beitragsprozesse inkl. Mahnwesen
- Vollständige Vertrags- und Dokumentenführung (digital & physisch)
- Korrekte ISBJ-Einpflege und Abmeldung
Grenzen der Stelle:
- Keine eigenständige Abschluss- oder Steuerverantwortung
- Keine Rechtsberatung gegenüber Eltern (Sonderfälle an Geschäftsleitung)
- Zahlungen ausschließlich nach internem Freigabeprozess
Benefits
Wir bieten Ihnen ein flexibles Arbeitsmodell mit überwiegendem Homeoffice, ein wertschätzendes Arbeitsumfeld sowie eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit viel Eigenständigkeit in einer familiären Kita-Atmosphäre.
Wenn Sie sich angesprochen fühlen, freuen wir uns sehr auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie vielleicht schon bald in unserem Team der Kita Villa Milla willkommen zu heißen.