Business & Office Coordinator (m/w/d) bei NexDash

Wir bauen NexDash zu Europas erstem Neo-Carrier: elektrifiziert, KI-orchestriert und bald autonom.

Als schnell wachsendes Deep-Tech Startup suchen wir eine erfahrene, strukturierte und vertrauensvolle Schlüsselperson für die Koordination unserer administrativen Abläufe in Berlin. Du arbeitest an der Schaltzentrale des Unternehmens und sorgst dafür, dass unser Gründer und die Führungsebene sich voll auf das Wachstum konzentrieren können.

Deine Rolle: Die zentrale Koordination für das Leadership-Team

Du bist die erste Anlaufstelle für unseren Gründer und die weiteren Führungskräfte. Deine Hauptaufgabe ist die administrative und organisatorische Entlastung in allen Bereichen, die das Tagesgeschäft am Laufen halten. Du agierst mit hoher Eigenverantwortung und Diskretion als kooperativer Hub für alle internen und externen Anfragen.

Administrative Entlastung: Du managst die Kalender des Gründers und der VPs, priorisierst Termine und koordinierst komplexe Meeting-Anfragen.

Geschäftsreisen: Du übernimmst die vollständige Organisation und Buchung von Reisen für das Leadership-Team (Flüge, Hotels, Transfers) und erstellst die Reisekostenabrechnungen.

Kommunikation & Korrespondenz: Du führst professionelle Korrespondenz (E-Mail und Post) auf Deutsch und Englisch und filterst interne/externe Anfragen.

Office Management: Du bist verantwortlich für den reibungslosen Betrieb des Berliner Büros (Beschaffung, Koordination externer Dienstleister, Instandhaltung).

Team- & HR-Koordination: Du unterstützt bei der Organisation von Team-Events, managst die administrative Onboarding-Logistik neuer Mitarbeiter und kümmerst dich um die Pflege von administrativen HR-Dokumenten.

Zahlen und Dokumentation (Basic): Du unterstützt bei der Vorbereitung einfacher Dokumente für die Buchhaltung und pflegst teaminterne Daten und Auswertungen in Excel/Google Sheets.

Erfahrung: Du bringst mindestens 2-3 Jahre einschlägige Berufserfahrung in einer administrativen Assistenz- oder Office Manager-Rolle mit.

Sprachkompetenz: Du bist Muttersprachler/in Deutsch (oder C2 Niveau) und sprichst fließend Englisch (C1).

Organisationstalent: Du bist hochstrukturiert, vorausschauend und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick.

Hands-on-Mentalität: Du siehst, wo etwas getan werden muss, und packst selbstständig an.

Verlässlichkeit: Du verstehst die Notwendigkeit von absoluter Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Unternehmensdaten.

Tool-Skills: Routinierter Umgang mit MS Office / Google Workspace und gute Excel-Kenntnisse für die Datenpflege.

Zentrale Rolle: Eine Funktion mit hohem Einblick, die es dir ermöglicht, direkt mit dem Gründer (Ex-Grover, von 0 bis Unicorn aufgebaut) und dem Management-Team zusammenzuarbeiten.

Direkter Impact: Du sorgst für das reibungslose Fundament, das unser schnelles Wachstum ermöglicht.

Mission: Sei Teil einer Mission, die Logistikbranche zu dekarbonisieren.

Umfeld: Modernes Büro in Berlin und flexible Arbeitsmodelle.