STAGE - Coordination administrative et gestion des opérations

Huppée agence créative est une agence marketing montréalaise qui agit comme directrice marketing externe pour des PME québécoises. Notre équipe de collaborateurs spécialisés travaille sur des mandats variés allant de la stratégie de marque à l'automatisation des opérations, en passant par le développement web et l'analyse de données.

On est petits, mais on va vite. Et on a besoin d'une personne organisée pour qu'on n'échappe rien.

Tu seras le bras droit opérationnel de la fondatrice. Ton rôle : t'assurer que tout ce qu'on fait est bien documenté, bien suivi et bien mesuré.

Tes responsabilités principales :

• CRM & contacts – Mettre à jour et maintenir la base de données clients dans Airtable (clients actifs, prospects, partenaires, historique des interactions)
• Suivi des projets – Documenter les mandats en cours dans ClickUp : livrables, échéances, responsables, statuts
• Suivi des heures – Compiler et analyser les heures travaillées par mandat pour évaluer la rentabilité par client
• Indicateurs de performance – Préparer des tableaux de bord simples pour suivre les objectifs de l'agence (revenus, taux d'occupation, rentabilité)
• Documentation des processus – Rédiger et mettre à jour les procédures internes (SOPs) pour les tâches récurrentes
• Support administratif général – Préparer des rapports, des suivis clients, contribuer à l'amélioration des outils en place

• Étudiant(e) en Techniques d'administration et de gestion ou formation équivalente
• À l'aise avec les outils numériques (tu vas apprendre Airtable, ClickUp, Make.com – un atout si tu les connais déjà)
• Sens de l'organisation et souci du détail
• Autonome, curieux(se), capable de gérer plusieurs dossiers à la fois
• Bonne communication écrite en français (l'anglais est un atout)
• À l'aise dans un environnement entrepreneurial qui bouge vite

Ce que tu vas développer

• Utilisation concrète d'un CRM en contexte réel connecté avec la rentabilité
• Lecture et analyse de données de rentabilité
• Gestion de projet avec des outils professionnels (ClickUp, Airtable)
• Rédaction de SOPs et documentation de processus
• Vision globale du fonctionnement d'une agence créative
• Trucs et astuces avec l'AI