Assistenz der Geschäftsführung / Backoffice-Allrounder (m/w/d) bis zu 51.000€ Jahresgehalt

Du liebst Ordnung, Zahlen und hast Spaß daran, anderen den Rücken freizuhalten?
Wir bei Heizmüller GmbH in Berlin tauschen alte Gas- und Ölheizungen gegen moderne Bosch-Wärmepumpen – und suchen eine zuverlässige Assistenz, die unser Team im Hintergrund stark macht.

In dieser Rolle bist du die zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Kunden, Buchhaltung und Papierkram. Du bekommst viel Verantwortung, viele unterschiedliche Aufgaben und den Freiraum, deine eigene Struktur aufzubauen.

• Vorbereitende Buchhaltung

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen prüfen und zuordnen
• Belege sammeln, sortieren und für den Steuerberater aufbereiten

• Unterstützung beim Mahnwesen und bei Auswertungen

• Kundenkommunikation & Terminplanung

• Kundenanrufe entgegennehmen und gezielt einplanen (kein Callcenter, sondern sinnvolle Struktur)
• Rückrufe und Termine koordinieren (Vertrieb, Technik, Bauleitung)

• Nachfassen bei offenen Unterlagen oder Rückfragen

• Papierkram & Organisation

• Verträge, Formulare und Unterlagen einsammeln, prüfen und ablegen (digital & physisch)
• Unterstützung bei Förderunterlagen und Dokumenten für Projekte

• Allgemeine Büroorganisation: Ablage, Post, Bestellungen, kleine Besorgungen

• „Mädchen/Junge für alles“ im besten Sinne

• Viele kleine Aufgaben, die im Alltag anfallen, eigenständig sehen und erledigen
• Eng mit Geschäftsführung und Projektleitung zusammenarbeiten und entlasten

• Erfahrung im Backoffice, als Assistenz, in der Sachbearbeitung oder vorbereitenden Buchhaltung
• Sehr gute Selbstorganisation und hohe Eigenverantwortung
• Du kannst Prioritäten setzen, ohne dass dir jemand jeden Schritt vorgibt
• Sicherer Umgang mit Computer und gängiger Software (z. B. MS Office; Buchhaltungssoftware wie Sevdesk/Lexware o. Ä. von Vorteil)
• Sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise und Blick für Details
• Freundliche, ruhige Art am Telefon – auch wenn es mal viele Anfragen sind
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift
• Du passt zu uns, wenn du bodenständig, zuverlässig und teamorientiert bist

Wenn du Lust hast, in einem wachsenden, lokalen Unternehmen im Bereich Wärmepumpen Verantwortung zu übernehmen und uns langfristig zu begleiten, dann bewirb dich jetzt.