Front Desk Manager:in / Leitung Kundenservice (1020/1040/1180)

Wir machen Gesundheit einfach. Hilf uns dabei!

Mit über 100 Ärztinnen und Ärzten und tausenden Patient:innen monatlich sind wir der modernste Gesundheitsanbieter in Wien und eines der aufregendsten Health Start-ups in Österreich.

Unser Front Desk Team ist das Herzstück und die Schaltzentrale von haelsi. Monatlich bearbeiten wir über 5.000 Buchungen und Anliegen von Patient:innen und Ärzt:innen, per E-Mail, Telefon, Chat und direkt vor Ort an 3 Standorten. Wir lösen alle eingehende Anliegen und beraten Patient:innen zu unseren Produkten und Leistungen.

Als Front Desk Manager:in leitest du unser dynamisches Front Desk Team mit derzeit 10 Teilzeit Mitarbeiter:innen an unseren Standorten in 1020, 1040 und 1180 Wien. Ab 2026 kommt ein weiterer Standort hinzu.

Deine Ziele

• Zufriedene Patient:innen und Ärzt:innen
• Ein motiviertes und gut funktionierendes Team
• Steigende Auslastung und Verkaufszahlen unserer Produkte und Dienstleistungen

Deine Aufgaben

1. Führung unseres Front Desk Teams

• Du leitest unser Front Desk Team, bist nah am Geschehen und packst bei Bedarf selbst an.
• Du bist ein Vorbild mit deiner exzellenten Arbeitsweise und einem professionellen, freundlichen Umgang mit Patient:innen und Kolleg:innen – selbst in stressigen Momenten.
• Du gibst deinem Team kontinuierlich konstruktives Feedback und setzt Verbesserungsvorschläge direkt um.
• Du führst dein Team mit Vertrauen, Klarheit und Wertschätzung.
• Du unterstützt dein Team bei der Priorisierung und trägst dazu bei, dass Anliegen rasch, konstruktiv und im Sinne aller Beteiligten gelöst werden.
• Du sorgst dafür, dass Informationen zwischen Front Desk und dem restlichen Team effizient fließt - für die meisten seiner Aufgaben stehen dir Profis im Unternehmen zur Unterstützung zur Seite.

2. Personalmanagement

• Du kümmerst dich um die Diensteinteilung, Personalplanung und Personalthemen für dein Team.
• Du stellst neue Kolleg:innen ein, schulst sie ein und vertrittst sie bei Bedarf.
• Du erkennst Weiterbildungs-Needs und organisierst entsprechende Schulungen zur Steigerung der Teamleistung.

3. Kundenzufriedenheit & Qualität

• Du sorgst für reibungslose Abläufe, aufmerksamen Service und einen professionellen Auftritt an allen Standorten, am Telefon und online.
• Du stellst sicher, dass Übergabe- und Arbeitschecklisten eingehalten werden und hast immer ein Auge auf die Buchungen.
• Du hast laufend ein Auge auf unsere Räumlichkeiten und stellst sicher, dass sie ordentlich gereinigt und präsentiert werden.
• Du bestellst Verbrauchsmaterialien und Bürobedarf effizient und sparsam.

4. Kommunikation und Ansprechperson für Behandler:innen

• Du und dein Team seid die erste Anlaufstelle für Ärzt:innen und Therapeut:innen bei administrativen und kleineren Anliegen, die am Front Desk lösbar sind (z. B. technische Probleme, Anfragen zu Material oder Ausstattung).
• Du nimmst alle Anliegen von Ärzt:innen und Therapeut:innen auf und entscheidest rasch, was du selber lösen kannst oder wobei du Unterstützung brauchst.

5. Kommunikation und Verrechnung

• Du verwaltest das zentrale E-Mail-Postfach für alle Standorte und sorgst für eine schnelle, effiziente Bearbeitung aller Anfragen.
• Du behältst den Überblick über die Abrechnungsprozesse.
• Du führst den täglichen Kassenabschluss durch und kontrollierst diesen regelmäßig.

Was du mitbringst

• Du bist eine absolute Teamplayer:in mit mehrjähriger Erfahrung in der Personalführung, idealerweise im Kundenservice im Dienstleistungs- oder Gesundheitsbereich.
• Du kannst deine Teams motivieren und bist ein Vorbild für deine Kolleg:innen.
• Du behältst immer den Überblick, bist hands-on, verlässlich, schnell und präzise.
• Du arbeitest strukturiert, liebst Checklisten, bleibst auch bei Trubel gelassen und findest pragmatische Lösungen.
• Du fühlst dich online Zuhause, kennst dich mit Tools wie Google oder Slack super aus, und lernst gerne neue Tools kennen.

Was wir bieten

• Die Möglichkeit, an einem schnell wachsenden Startup im Gesundheitsbereich mitzuwirken.
• Eine Aufgabe mit Sinn im Gesundheitsbereich.
• Eine echte Herausforderung und steile Lernkurve.
• Mischung aus vor Ort und Home Office.
• Ein dynamisches, offenes Team, das sich gegenseitig unterstützt.
• Eine moderne, digitale Arbeitsumgebung mit flachen Hierarchien.
• Das monatliche Bruttogehalt auf Vollzeitbasis beträgt nach KV € 3063,55. Dein tatsächliches Gehalt kann abhängig von deiner Ausbildung, Qualifikation und Berufserfahrung höher sein.

Bewirb dich!

Wir glauben an gleiche Teilhabe für alle und freuen uns besonders über Bewerbungen von Menschen mit diversem Hintergrund. Wir schauen uns alle Bewerbungen gleich an, ohne Rücksicht auf Geschlecht, Herkunft, Hautfarbe, Religion, sexuelle Orientierung, Behinderung, usw. Sei, wie du bist.