Für unser dynamisches und wachsendes Immobilienentwicklungsunternehmen in Berlin suchen wir eine hochmotivierte und talentierte Persönlichkeit, die unser Backoffice mit Leidenschaft und Engagement gestaltet und vorantreibt. Als wichtiges Mitglied unseres kleinen Teams haben Sie die einzigartige Möglichkeit, maßgeblich zum Aufbau eines starken Unternehmens und Teams beizutragen und Ihr volles Potenzial zu entfalten. Wenn Sie eine strukturierte Arbeitsweise mit Kommunikationsstärke verbinden und Freude daran haben, den reibungslosen Ablauf unseres Büroalltags sicherzustellen, dann sind Sie bei uns genau richtig.
Als Office Manager / Backoffice Allrounder (m/w/d) sind Sie der Dreh- und Angelpunkt unseres Büroalltags und unterstützen die Geschäftsführung in allen administrativen Belangen. Ihre Aufgaben umfassen unter anderem:
* Büroorganisation: Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts im Büro (Materialbeschaffung, Koordination von Dienstleistern etc.).
* Assistenz der Geschäftsführung: Umfassende Unterstützung des CEOs in allen Backoffice-Tätigkeiten, inklusive Terminmanagement, Korrespondenz und Datenpflege.
* Finanzadministration: Erfassung und Organisation eingehender und ausgehender Rechnungen, sowie die Nachverfolgung in unseren Controlling-Tools.
* Kundenkommunikation: Professionelle Beantwortung von Anfragen und Kommunikation mit Kunden per Telefon, E-Mail und persönlich.
* Postmanagement: Bearbeitung und Verwaltung der gesamten Ein- und Ausgangspost.
* HR-Unterstützung: Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Bereich Personal (z.B. Onboarding-Dokumente, Urlaubsverwaltung).
* Allgemeine administrative Aufgaben: Übernahme vielfältiger administrativer Tätigkeiten zur Entlastung des Teams.
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
* Nachweisliche Berufserfahrung im Office Management oder in einer ähnlichen Assistenzposition, idealerweise in der Immobilienbranche.
* Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
* Sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen (Word, Excel, Outlook).
* Hohes Maß an Organisationsgeschick, Proaktivität und Eigenverantwortung.
* Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und ein freundliches, serviceorientiertes Auftreten.
* Teamfähigkeit und die Bereitschaft, sich in einem dynamischen Umfeld schnell einzuleben.
* Diskretion und Zuverlässigkeit.
* Motiviert, engagiert und mit dem Wunsch, aktiv zum Unternehmenserfolg beizutragen.
* Eine Vollzeitstelle mit hohem Gestaltungspotenzial in einem wachsenden Immobilienentwicklungsunternehmen in Berlin.
* Die Möglichkeit, von Anfang an Verantwortung zu übernehmen und das Backoffice maßgeblich mitzugestalten.
* Ein kollegiales und unterstützendes Team mit kurzen Entscheidungswegen.
* Hervorragende Entwicklungsmöglichkeiten und Potenzial zum Aufstieg innerhalb des Unternehmens.