Teamassistenz

Wir suchen für unserer Geschäftsstelle in Bonn in Vollzeit ab dem 01. November eine/einen Teamassistenz, die/der das FIBAA-Backoffice unterstützen möchte. Bewerben Sie sich jetzt!

Einleitung

Die Foundation for International Business Administration Accreditation (FIBAA) ist eine internationale, gemeinnützige Stiftung für Hochschulakkreditierung mit Stiftungssitz in Zürich und Office in Bonn. Der Auftrag der gemeinnützigen Stiftung ist die Förderung von Qualität und Transparenz in Bildung und Wissenschaft. Hierbei vergibt die FIBAA Gütesiegel für Studienprogramme und institutionell für Universitäten und Hochschulen gleichwohl für Weiterbildungseinrichtungen und - programme in Deutschland, Österreich, Schweiz und im Ausland.

Was Sie erwartet (Aufgaben)

Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit ist die Unterstützung im Office Management, dem Gutachterwesen sowie in der Personalverwaltung. Dies beinhaltet

• Unterstützung bei der Organisation und Koordination von Gutachterteams (Kommunikation, Terminabstimmung, Zusammenstellung von Unterlagen)
• Planung und Buchung von Reisen (Flüge, Hotels, Transport) für Gutachterteams und Mitarbeitende, inklusive der organisatorischer Nachbereitung
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben in der Personalverwaltung, z. B. Pflege von Personaldaten und Mitarbeit bei wiederkehrenden Prozessen (Bescheinigungen, Abwesenheiten, Dokumentation)
• Allgemeine Büroorganisation, Assistenz- und Vertretungsaufgaben (Telefon, Post, Datenpflege, Vorbereitung von Dokumenten)
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und dem Projektmanagementteam

Was Sie mitbringen

• Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation oder Berufserfahrung.
• Erste Erfahrungen im Büro-, Reise- oder Veranstaltungsmanagement sind wünschenswert, aber keine Voraussetzung.
• Sehr gute organisatorische und administrative Fähigkeiten.
• Fundierte Kenntnisse in den MS Office-Anwendungen, insbesondere Excel, PowerPoint und Word.
• Analytische Fähigkeiten und ein gutes Verständnis für komplexe Zusammenhänge.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit.
• Hohe Eigeninitiative und selbstständige Arbeitsweise.
• Detailorientierung und Genauigkeit.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie arbeiten gerne organisiert und zuverlässig und behalten auch bei mehreren Aufgaben den Überblick.
• Wichtig sind uns vor allem Zuverlässigkeit, Lernbereitschaft und ein freundliches Auftreten.

Gehalt & Sozialleistungen

• 36.900 Euro brutto Jahresgehalt ausgehend von einer 40h Woche
• 40 Stunden Wochenarbeitszeit, Teilzeitmodelle ab 30h sind möglich
• Nach der Befristung für die Dauer von zwei Jahren (Elternzeitvertretung) besteht die Möglichkeit der Verlängerung des Arbeitsvertrags.
• Flexible Arbeitszeiten
• Bis zu 3 Tage wöchentlich Home-Office möglich nach der Probezeit
• Zusätzliche Fortbildungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge
• Deutschlandticket
• Kostenlose Getränke und wöchentlicher Obstkorb

Werden Sie Teil unseres Teams bei FIBAA in Bonn!

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen.

Bitte geben Sie Ihren frühst möglichen Eintrittstermin an und richten Sie Ihre Bewerbung bis zum 31. Oktober 2025 an:

Nadja Fehse

FIBAA

Berliner Freiheit 20 – 24

D-53111 Bonn

Zum Ablauf des Bewerbungsverfahrens

Nach Ihrem schriftlichen Erstkontakt sichten wir Ihre Unterlagen.

Bei positivem Feedback schlagen wir Ihnen einen Termin für ein (persönliches oder digitales) Erstgespräch vor und laden Sie zu einem kurzen digitalen Assessment ein.

Bei positivem Verlauf wird in Absprache mit Ihnen ein Zweitgespräch vereinbart, bei welchem dann die Anstellung ggf. direkt fest vereinbart werden kann.

Abschließend folgt die Unterzeichnung des Arbeitsvertrags.