Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement- und Kommunikation

Wir suchen für unserer Geschäftsstelle in Bonn in Vollzeit ab dem 01. Juli eine/einen Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement- und Kommunikation im Bereich Office Management und Qualitätsmanagement, die/der sich für Qualität und Transparenz in Bildung und Wissenschaft einsetzen möchte. Bewerben Sie sich jetzt!

Einleitung

Die Foundation for International Business Administration Accreditation (FIBAA) ist eine internationale, gemeinnützige Stiftung für Hochschulakkreditierung mit Stiftungssitz in Zürich und Office in Bonn. Der Auftrag der gemeinnützigen Stiftung ist die Förderung von Qualität und Transparenz in Bildung und Wissenschaft. Hierbei vergibt die FIBAA Gütesiegel für Studienprogramme und institutionell für Universitäten und Hochschulen gleichwohl für Weiterbildungseinrichtungen und - programme in Deutschland, Österreich, Schweiz und im Ausland.

Was Sie erwartet (Aufgaben)

Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit sind das Office Management, sowie das Qualitätsmanagement. Dies beinhaltet

• Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen, dies beinhaltet u.a.:

1. Organisation und Buchung von Tagungsorten inkl. Hotel, Restaurant, Meetingräume
2. Einladungen versenden und Rückmeldungen dokumentieren
3. Verwaltung der Sitzungshomepage und Erstellung der Ablaufpläne
4. Vorbereitung der Beschlussschreiben und Urkunden
5. Physischer und digitaler Versand der Tagungsunterlagen
6. Dokumentation und Veröffentlichung der Beschlüsse
7. Reiseorganisation für Mitglieder

• Koordination und Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
• Durchführung von Recherchen zur Unterstützung der Projektarbeit
• Mitwirkung und Unterstützung bei der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen und QM-Systemen
• Allgemeine Office-Tätigkeiten je nach Bedarf

Was Sie mitbringen

1. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Bachelor-Studium
2. Mehrjährige Berufserfahrung in einem kaufmännischen Beruf oder vergleichbare Kenntnisse sind wünschenswert
3. Sehr gute organisatorische und administrative Fähigkeiten
4. Fundierte Kenntnisse in den MS Office-Anwendungen, insbesondere Excel, PowerPoint und Word
5. Gute Kenntnisse in Projektmanagement-Tools und -Methoden
6. Analytische Fähigkeiten und ein gutes Verständnis für komplexe Zusammenhänge
7. Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
8. Hohe Eigeninitiative und selbstständige Arbeitsweise
9. Detailorientierung und Genauigkeit
10. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Gehalt & Sozialleistungen

1. 40 Stunden Wochenarbeitszeit
2. Nach der Befristung für die Dauer von zwei Jahren besteht die Möglichkeit der Verlängerung des Arbeitsvertrags.
3. Vielseitiges und selbständiges Arbeiten in einem dynamischen Umfeld
4. Flexible Arbeitszeiten
5. Bis zu 3 Tage wöchentlich Home-Office möglich nach der Probezeit
6. Zusätzliche Fortbildungsmöglichkeiten
7. Betriebliche Altersvorsorge
8. 49 Euro Ticket / Deutschlandticket
9. Kostenlose Getränke und wöchentlicher Obstkorb
10. Nach der Probezeit gibt es die Möglichkeit, ein Firmenfahrrad zu erwerben

Möchten Sie Ihre Expertise in einem internationalen Umfeld einbringen? Werden Sie Teil unseres Teams bei FIBAA in Bonn!

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben und Lebenslauf im pdf-Format, zusammengefasst in einem Dokument).

Bitte geben Sie Ihren frühst möglichen Eintrittstermin an und richten Sie Ihre Bewerbung bis zum 18. Mai 2025 an:

Nadja Mohdad

FIBAA

Berliner Freiheit 20 – 24

D-53111 Bonn

Zum Ablauf des Bewerbungsverfahrens

Nach Ihrem schriftlichen Erstkontakt sichten wir Ihre Unterlagen.

Bei positivem Feedback schlagen wir Ihnen einen Termin für ein (persönliches oder digitales) Erstgespräch vor.

Bei positivem Verlauf des ersten Termins wird in Absprache mit Ihnen ein Zweitgespräch vereinbart, bei welchem dann die Anstellung ggf. direkt fest vereinbart werden kann.

Abschließend folgt die Unterzeichnung des Arbeitsvertrags.