Office Administrator (m/w/d)

Bist du bereit, in die faszinierende Welt der Raumfahrt einzutauchen?
Dann ist Exolaunch genau der richtige Ort für dich!

Exolaunch GmbH ist ein führender Anbieter von Startdienstleistungen für Kleinsatelliten weltweit. Wir arbeiten mit internationalen Partnern zusammen und haben bereits über 530 Satelliten erfolgreich in den Orbit gebracht – mit weiterem Wachstum in Sicht.

Im Zuge unseres kontinuierlichen Wachstums und der Erweiterung unserer Büroflächen suchen wir nun eine:n engagierte:n Office Administrator (m/w/d), der/die den täglichen Ablauf in unserem JFH Büro (Lise-Meitner-Straße/Max-Dohrn-Str) unterstützt. Der primäre Arbeitsort wird JFH sein, gelegentlich kann jedoch Unterstützung am HQ Standort am Potsdamer Platz erforderlich sein – je nach Geschäftsbedarf.

Wenn du Lust hast, den Büroalltag in einem innovativen Raumfahrtunternehmen mitzugestalten und für reibungslose Abläufe in einem internationalen Umfeld zu sorgen, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!

• Du bist die erste Anlaufstelle für Besucher:innen und Anrufe und hinterlässt einen professionellen und freundlichen Eindruck.
• Du sorgst für effiziente Büroabläufe, einschließlich Bestandsmanagement und Koordination mit externen Dienstleistern.
• Du organisierst und planst Termine, Meetings, Events und Geschäftsreisen.
• Du unterstützt bei der vorbereitenden Buchhaltung, wie Kostenverfolgung, Rechnungsbearbeitung und Pflege interner Abrechnungssysteme.
• Du koordinierst und gestaltest interne und externe Veranstaltungen und sorgst für eine reibungslose Umsetzung.
• Du übernimmst allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Korrespondenz, Postbearbeitung und Dokumentenmanagement.
• Du recherchierst und bereitest Informationen vor, um strategische Entscheidungen zu unterstützen.

Zusätzliche Aufgabe (kann, kein Muss)

• Du planst und koordinierst kleinere handwerkliche Arbeiten, stimmst sie mit Dienstleistern oder der Hausverwaltung ab und sorgst dafür, dass sie fachgerecht ausgeführt werden.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium im Bereich Wirtschaft oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung, idealerweise in Büroverwaltung, Assistenz der Geschäftsführung oder einer ähnlichen Funktion.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie gängigen kaufmännischen Tools (z. B. Rechnungswesen, ERP-Systeme).
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, Eigeninitiative und eine proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Belastbarkeit, Flexibilität und Teamgeist in einem dynamischen Umfeld.
• Erfahrung in Eventplanung oder vorbereitender Buchhaltung ist ein Plus.

Wünschenswert:

• Erfahrung in der Eventplanung oder Projektkoordination.
• Kenntnisse in der Buchhaltung oder im Finanzwesen.

Wir bieten dir:

• Eine attraktive Vergütung
• Ein hochmodernes Büro im Herzen Berlins am Potsdamer Platz und in unserem JFH Büro
• Zugang zu einem Fitnessstudio im Büro (HQ Potsdamer Platz)
• Zuschüsse für Mittagessen, Mobilität oder besondere Anlässe
• Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung
• Kostenlose Snacks, Getränke und frisches Obst
• Laptop und alle notwendigen Arbeitsmittel

Möchtest du Teil unseres Teams werden und den Alltag in einem der spannendsten Unternehmen der Raumfahrtbranche mitgestalten?Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung über JOIN! 🚀